Organiser un marché d'information sans rien oublier

Un marché d'information repose sur une coordination précise entre les organisations participantes, les visiteurs et l'équipe d'accueil. Cette checklist de 73 tâches suit l'ordre utile : réserver le lieu, ouvrir les inscriptions, confirmer les exposants, préparer l'espace et vérifier le matériel. Elle couvre aussi les badges, les listes de présence, les supports d'information, les bénévoles et le catering. Utilise-la pour avancer semaine après semaine, puis pour contrôler les derniers détails avant l'ouverture.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
2 personnes
Contacter les organisations participantes
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
3 personnes
Publier l’annonce sur les réseaux sociaux
Traiter les inscriptions
2 personnes
Mettre à jour la liste des participants
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer définitivement les exposants
2 personnes
Établir l'agencement de l'espace
2 personnes
Fixer le nombre de tables
Calculer les quantités de catering
2 personnes
Faire les réservations
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Informer les exposants
2 personnes
Finaliser le programme
2 personnes
Imprimer le plan
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les listes de présence
Préparer la signalétique
2 personnes
Rassembler le matériel d’information
3 personnes
Trier les flyers par stand
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Publier le programme en ligne
Envoyer la confirmation finale
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier les espaces
2 personnes
Installer les tables et les chaises
6 personnes
Marquer les emplacements
2 personnes
Accueillir les exposants
3 personnes
Installer les tables hautes
8 personnes
Installer le comptoir d'information
2 personnes
Installer la signalétique
3 personnes
Installer le matériel d’information
4 personnes
Tester le matériel sonore
2 personnes
Préparer le café et le thé
3 personnes
Disposer les amuse-bouches sur des plateaux
3 personnes

Événement

Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Répondre aux questions au point d'information
2 personnes
Orienter les visiteurs vers les stands
2 personnes
Annoncer les présentations
Animer les présentations
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Dégager les voies de circulation
2 personnes
Soutenir les exposants
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Faire démonter les stands
4 personnes
Reconduire les visiteurs
2 personnes

Suivi

Emballer le matériel d’information
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
6 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Emballer le matériel
2 personnes
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
Nettoyer les espaces
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Stocker le matériel restant
2 personnes
Gérer les objets trouvés
Envoyer un message de remerciement
Partager les photos avec les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 24
Chaisesqté 80
Bureau d’information
Tabouretsqté 12
Portants à vêtementsqté 2

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Haut-parleursqté 2
Microphoneqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 8
Câbles de rechargeqté 4
Cliqueur de présentation

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 120
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Carafesqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 3

Décoration

Nappesqté 24
Porte-nomsqté 30
Supports de badges nominatifsqté 100
Ballonsqté 100
Guirlandes de fanionsqté 8
Colle repositionnableqté 6
Cordeqté 2

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Éclairage d’ambianceqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Aspirateur
Gants de nettoyageqté 8

Catering

Courses

Conseils

Bloque la date et le lieu au moins 8 semaines avant l'événement. Il faut ensuite laisser le temps aux organisations participantes de confirmer leur présence et leurs besoins.
Ouvre les inscriptions dès que le programme et les exposants principaux sont connus. Relance les inscrits quelques jours avant le marché et mets à jour la liste jusqu'à la veille.
Prépare le plan de salle au plus tard 7 jours avant l'événement. Le nombre de tables, le bureau d'information, les chaises et les raccordements électriques doivent correspondre aux stands confirmés.
Répartis les bénévoles par créneau plutôt que de leur attribuer une présence vague. Prévois au minimum une personne à l'accueil pendant toute l'ouverture, plus un renfort pour l'installation et le rangement.
Ne garde pas les badges, les listes de présence, les flyers triés et la signalétique pour le matin même. Regroupe tout par stand dans des pochettes identifiées et vérifie le matériel technique la veille.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un marché d'information ?: Commence idéalement 8 à 10 semaines avant la date prévue. Les confirmations des organisations, les inscriptions, le plan de salle et le recrutement des bénévoles prennent chacun plusieurs jours.
Combien de tables faut-il prévoir pour un marché d'information ?: Prévois une table par stand confirmé, puis ajoute au moins une table pour le bureau d'information et une marge d'une ou deux tables si l'espace le permet. Confirme le nombre définitif environ 7 jours avant l'événement.
Quand envoyer les invitations pour un marché d'information ?: Envoie une première invitation dès que la date, le lieu et les informations pratiques sont confirmés, idéalement 6 semaines à l'avance. Une relance peut partir 10 à 14 jours avant l'événement.
Que préparer la veille d'un marché d'information ?: La veille, vérifie les tables, les chaises, les rallonges, les multiprises, le projecteur et le son. Prépare aussi les badges, les listes de présence, la signalétique, les flyers par stand et les quantités de catering.

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