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Infomarkt organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Infomarkt steht und fällt mit der Abstimmung zwischen Veranstaltungsort, teilnehmenden Organisationen und Helfenden. Kläre zuerst Datum und Ort, öffne danach die Anmeldung und halte Zu- und Absagen laufend in einer Teilnehmerliste fest. In den letzten Wochen werden Raumaufteilung, Standplätze, Technik, Informationsmaterial und Verpflegung konkret. Diese Checkliste führt dich durch die Planung bis zum Veranstaltungstag und zeigt, was häufig zu spät erledigt wird.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

    2 Personen

  • Teilnehmende Organisationen kontaktieren

    2 Personen

  • Anmeldeformular öffnen

  • Einladungen verschicken

    3 Personen

  • Social-Media-Ankündigung posten

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Teilnehmerliste aktualisieren

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Standbetreiber endgültig bestätigen

    2 Personen

  • Raumaufteilung ausarbeiten

    2 Personen

  • Anzahl der Tische festlegen

  • Cateringmengen berechnen

    2 Personen

  • Reservierungen vornehmen

  • Freiwillige rekrutieren

    2 Personen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Standbetreiber informieren

    2 Personen

  • Programm finalisieren

    2 Personen

  • Lageplan drucken

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Teilnehmerlisten ausdrucken

  • Beschilderung vorbereiten

    2 Personen

  • Infomaterial sammeln

    3 Personen

  • Flyer pro Stand sortieren

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Materialien prüfen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Programm online veröffentlichen

  • Letzte Bestätigung senden

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Räume kontrollieren

    2 Personen

  • Tische und Stühle bereitstellen

    6 Personen

  • Standplätze markieren

    2 Personen

  • Aussteller empfangen

    3 Personen

  • Stehtische einrichten

    8 Personen

  • Informationsstand einrichten

    2 Personen

  • Beschilderung anbringen

    3 Personen

  • Infomaterial auslegen

    4 Personen

  • Tonanlage testen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    3 Personen

  • Häppchen auf Platten anrichten

    3 Personen

Event

  • Anmeldetresen besetzen

    2 Personen

  • Besucher empfangen

    3 Personen

  • Programm verteilen

    2 Personen

  • Fragen am Informationsschalter beantworten

    2 Personen

  • Besucher zu den Ständen leiten

    2 Personen

  • Präsentationen ankündigen

  • Präsentationen betreuen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks auffüllen

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Laufwege freihalten

    2 Personen

  • Standbetreiber unterstützen

    2 Personen

  • Verlorene Gegenstände erfassen

  • Letzte Besucher informieren

    2 Personen

  • Standbetreiber mit dem Abbau beginnen lassen

    4 Personen

  • Besucher verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Infomaterial verpacken

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    6 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Geräte einpacken

    2 Personen

  • Abfall trennen und entsorgen

    3 Personen

  • Räume reinigen

    4 Personen

  • Toiletten reinigen

    2 Personen

  • Materialien zurückbringen

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Übriges Material einlagern

    2 Personen

  • Fundsachen bearbeiten

  • Dankesnachricht versenden

  • Fotos mit Teilnehmenden teilen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 24
  • StühleAnz. 80
  • Informationsstand
  • HockerAnz. 12
  • KleiderständerAnz. 2

Ausstattung

  • LaptopAnz. 2
  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • LautsprecherAnz. 2
  • MikrofonAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • LadekabelAnz. 4
  • Präsentationsklicker

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 80
  • GläserAnz. 120
  • TellerAnz. 100
  • BestecksetsAnz. 100
  • ServierschalenAnz. 12
  • KannenAnz. 8

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 3
  • KüchenmesserAnz. 3

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 24
  • NamensschildhalterAnz. 30
  • NamensschildhalterAnz. 100
  • BallonsAnz. 100
  • WimpelkettenAnz. 8
  • KleberAnz. 6
  • SeilAnz. 2

Beleuchtung

  • LED-LampenAnz. 8
  • StimmungsbeleuchtungAnz. 4

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 8
  • EimerAnz. 4
  • WischmopsAnz. 4
  • BesensetsAnz. 3
  • Staubsauger
  • ReinigungshandschuheAnz. 8

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Bestätige Datum und Ort frühzeitig und kontaktiere teilnehmende Organisationen anschließend mit einem klaren Anmeldetermin. So bleibt genug Zeit, Absagen zu ersetzen und die Standbetreiber endgültig zu bestätigen.
  • Plane die Raumaufteilung erst mit einer aktuellen Teilnehmerliste. Rechne für jeden Stand den Tischbedarf ein und drucke den Lageplan nicht früher als eine Woche vor dem Infomarkt.
  • Sammle Ernährungswünsche zusammen mit der Anmeldung und berechne die Cateringmengen erst nach Ablauf der Anmeldefrist. Reservierungen solltest du spätestens zwei Wochen vorher vornehmen.
  • Teile Freiwillige mindestens sieben Tage vorher konkreten Aufgaben zu. Für Aufbau, Empfang, Technik und Abbau braucht jede Schicht eine verantwortliche Person mit erreichbarer Telefonnummer.
  • Prüfe Laptop, Beamer, Leinwand, Lautsprecher, Mikrofon, Verlängerungskabel und Ladekabel spätestens am Vortag gemeinsam. Lege außerdem Namensschilder, Teilnehmerlisten, Beschilderung und sortierte Flyer für jeden Stand bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Infomarkt organisieren?
Beginne mindestens acht bis zwölf Wochen vorher mit Datum, Ort und der Kontaktaufnahme zu Organisationen. Einladungen und das Anmeldeformular sollten spätestens sechs Wochen vor dem Termin bereitstehen.
Wann sollte die Anmeldung für einen Infomarkt geschlossen werden?
Schließe die Anmeldung idealerweise zwei bis drei Wochen vor dem Infomarkt. Dann kannst du Standbetreiber bestätigen, die Raumaufteilung planen und Mengen für Catering und Informationsmaterial berechnen.
Wie viele Helfer braucht man für einen Infomarkt?
Plane mindestens eine Person für den Empfang, eine für die Technik und zwei bis drei Personen für Aufbau und Abbau ein. Bei mehreren parallel laufenden Programmpunkten brauchst du zusätzlich je Bereich eine verantwortliche Person.
Wann druckt man Lageplan und Teilnehmerlisten für einen Infomarkt?
Drucke Lageplan und Teilnehmerlisten am Vortag oder am Veranstaltungsmorgen. So sind kurzfristige Änderungen bei Standbetreibern und Raumaufteilung noch berücksichtigt.

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