Checklist para organizar una feria informativa

Una feria informativa necesita más que confirmar una fecha y colocar unas mesas. Hay que coordinar a las organizaciones participantes, controlar las inscripciones, distribuir el espacio y preparar la información que recibirá cada visitante. Esta checklist reúne el trabajo en el orden adecuado, desde el formulario de inscripción hasta las acreditaciones, la señalización y la comprobación del material. También contempla aspectos que suelen retrasarse, como las preferencias dietéticas, los responsables de los stands y las necesidades técnicas de las presentaciones.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y ubicación
2 personas
Contactar con las organizaciones participantes
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
3 personas
Publicar anuncio en redes sociales
Gestionar inscripciones
2 personas
Actualizar la lista de participantes
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar definitivamente a los expositores
2 personas
Planificar la distribución del espacio
2 personas
Fijar el número de mesas
Calcular las cantidades de catering
2 personas
Hacer reservas
Reclutar voluntarios
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Informar a los responsables de los stands
2 personas
Definir el programa final
2 personas
Imprimir el plano
Preparar acreditaciones
2 personas
Imprimir las listas de asistencia
Preparar la señalización
2 personas
Recopilar material informativo
3 personas
Clasificar los folletos por stand
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Publicar el programa en línea
Enviar la confirmación final
Abrir la ubicación
2 personas
Comprobar los espacios
2 personas
Montar mesas y sillas
6 personas
Marcar las ubicaciones de los stands
2 personas
Recibir a los expositores
3 personas
Montar las mesas altas
8 personas
Montar el mostrador de información
2 personas
Colgar señalización
3 personas
Colocar el material informativo
4 personas
Probar el equipo de sonido
2 personas
Preparar café y té
3 personas
Poner los aperitivos en bandejas
3 personas

Evento

Atender la mesa de registro
2 personas
Recibir a los visitantes
3 personas
Repartir el programa
2 personas
Responder preguntas en el mostrador de información
2 personas
Indicar a los visitantes los stands
2 personas
Anunciar presentaciones
Coordinar presentaciones
2 personas
Servir café y té
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer los aperitivos
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Mantener libres las vías de paso
2 personas
Apoyar a los expositores
2 personas
Registrar objetos perdidos
Informar a los últimos visitantes
2 personas
Indicar a los expositores que desmonten
4 personas
Acompañar a los visitantes a la salida
2 personas

Seguimiento

Empaquetar el material informativo
4 personas
Recoger mesas y sillas
6 personas
Retirar la decoración
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Empacar el equipo
2 personas
Clasificar y retirar residuos
3 personas
Limpiar espacios
4 personas
Limpiar los baños
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Guardar el material sobrante
2 personas
Gestionar objetos perdidos
Enviar mensaje de agradecimiento
Compartir fotos con los participantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 24
Sillascant. 80
Punto de información
Taburetescant. 12
Percheroscant. 2

Equipo

Portátilcant. 2
Proyector
Pantalla de proyección
Altavocescant. 2
Micrófonocant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 8
Cables de cargacant. 4
Clic de presentación

Vajilla

Tazas de cafécant. 80
Vasoscant. 120
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Bandejas de servircant. 12
Jarrascant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 4
Neveras portátilescant. 4
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de cocinacant. 3

Decoración

Mantelescant. 24
Portatarjetas de nombrecant. 30
Portanombrescant. 100
Globoscant. 100
Guirnaldascant. 8
Masilla adhesivacant. 6
Cuerdacant. 2

Iluminación

Lámparas LEDcant. 8
Iluminación ambientalcant. 4

Limpieza

Papeleracant. 8
Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Sets de escobacant. 3
Aspiradora
Guantes de limpiezacant. 8

Catering

Compras

Consejos

Abre el formulario de inscripción con varias semanas de margen y actualiza la lista de participantes después de cada nuevo registro. Así podrás confirmar expositores, calcular el catering y fijar el número de mesas con datos reales.
Confirma definitivamente a cada expositor antes de cerrar la distribución del espacio. Reserva una mesa adicional si el lugar lo permite y deja el punto de información en una zona visible desde la entrada.
Recoge las preferencias dietéticas junto con la inscripción, no la víspera. Para calcular el catering, separa las raciones previstas para participantes, voluntarios y equipo, y confirma las reservas antes de hacer la compra.
Haz una prueba técnica antes del día de la feria: portátil, proyector, pantalla, altavoces, micrófono, cables alargadores, regletas y clic de presentación. Lleva también cables de carga y comprueba que haya tomas de corriente cerca de cada equipo.
Prepara por separado las acreditaciones, las listas de asistencia, el plano impreso, la señalización y los folletos clasificados por stand. Entrega a cada responsable su información y asigna voluntarios concretos para recepción, orientación y apoyo durante el programa.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria informativa?: Empieza al menos 6 semanas antes para confirmar la fecha, el lugar, las organizaciones y el formulario de inscripción. Reserva el catering y cierra el programa durante la última semana, cuando el número de participantes sea más estable.
¿Cuándo hay que confirmar a los expositores de una feria informativa?: Haz una confirmación provisional al cerrar las inscripciones y una confirmación definitiva entre 7 y 10 días antes. En ese momento podrás asignar mesas, informar a los responsables de los stands e imprimir el plano sin cambios de última hora.
¿Qué material técnico necesita una feria informativa?: Para una presentación básica suelen hacer falta portátil, proyector, pantalla, altavoces y micrófono. Comprueba todo al menos 24 horas antes y prepara cables alargadores, regletas, cables de carga y un clic de presentación de repuesto si es posible.
¿Cuándo hay que preparar los folletos y la señalización?: Recopila el material informativo durante la semana anterior y clasifica los folletos por stand como mínimo 1 día antes. Imprime también el plano, las listas de asistencia y las acreditaciones con tiempo para corregir nombres o cambios de programa.

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