Checklist voor een goed georganiseerd influencerevent

Een influencerevent vraagt meer voorbereiding dan een gewone bijeenkomst: gasten moeten zich snel kunnen oriënteren, content moet op meerdere plekken kunnen ontstaan en techniek mag het programma niet onderbreken. Begin met het bezoekersprofiel, de capaciteit en het tijdschema voordat je uitnodigingen verstuurt. Verzamel dieetwensen en contactgegevens via het aanmeldformulier en werk de aanwezigheidslijst wekelijks bij. Plan daarna catering, fotografie, badges, bewegwijzering en alle technische tests.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Bezoekersprofiel vaststellen
2 personen
Programma en tijdschema opstellen
2 personen
Locatiecapaciteit controleren
Ruimtes en zones indelen
2 personen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Contactgegevens bevestigen
Influencers persoonlijk benaderen
2 personen
Aanwezigheidslijst bijwerken
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
Catering reserveren
Fotograafbriefing opstellen
Contentzones bepalen
2 personen
Hashtag en vermeldingen bepalen
Programma naar gasten sturen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Polsbandjes en badges sorteren
Presentaties en video’s verzamelen
2 personen
Muziek afspeellijst samenstellen
Techniek en kabels testen
2 personen
Fotowand ontwerpen
2 personen
Bewegwijzering maken
Boodschappen doen
3 personen
Houdbare dranken klaarzetten
2 personen
Verse producten ophalen
2 personen
Locatie openen
2 personen
Meubilair klaarzetten
4 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Fotowand opbouwen
3 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Lichtopstelling plaatsen
2 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Presentaties klaarzetten
Cateringtafel inrichten
3 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Naamkaartjes klaarleggen
Teambriefing geven
5 personen
Laatste veiligheidsronde uitvoeren
2 personen
Deuren en ontvangst gereedmaken
2 personen

Event

Gasten registreren
3 personen
Welkomstdranken serveren
3 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Fotomoment begeleiden
2 personen
Programma aankondigen
Sprekers begeleiden
2 personen
Presentaties bedienen
2 personen
Contentzones begeleiden
3 personen
Hapjes serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Cateringvoorraad aanvullen
2 personen
Socialmediabeelden verzamelen
2 personen
Gasten naar activiteiten begeleiden
2 personen
Wegwerpmateriaal vervangen
Afvalbakken legen
2 personen
Dinerbuffet openen
3 personen
Dinerbuffet bijvullen
3 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Slotprogramma aankondigen
Vertrek van gasten begeleiden
3 personen

Nazorg

Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
Catering opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Techniek afbouwen
2 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Afval gescheiden afvoeren
2 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materialen tellen en controleren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Foto- en videobestanden veiligstellen
2 personen
Bedankbericht naar gasten sturen
Beeldmateriaal met gasten delen
2 personen
Openstaande rekeningen controleren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Cocktailtafelsaantal 8
Lange tafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 80
Loungebankenaantal 6
Loungefauteuilsaantal 12
Krukkenaantal 12
Garderoberekkenaantal 2
Kledinghangersaantal 100
Afzetpalenaantal 8
Tafelkledenaantal 14

Servies

Dinerbordenaantal 90
Dessertbordenaantal 90
Waterglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 90
Koffiekopjesaantal 50
Vorkenaantal 100
Messenaantal 100
Lepelsaantal 100
Serveerplateausaantal 12

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Beamer
Projectiescherm
Laptop
HDMI-adaptersaantal 3
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Kabelgotenaantal 12
Powerbanksaantal 6
Telefoonstatievenaantal 10
Ringlampenaantal 6
Softboxlampenaantal 4
Statiefsetsaantal 8
Geheugenkaartenaantal 8
USB-sticksaantal 4

Decoratie

Fotowand
Logo-bannersaantal 4
Ballonnenbogenaantal 2
Kunstplantenaantal 12
Tafeldecoratieaantal 14
Naamkaartjesaantal 100
Polsbandjesaantal 100
Pijlbordenaantal 12
Programmapostersaantal 8

Verlichting

Sfeerlampenaantal 12
Lichtslingersaantal 6
Batterijlichtenaantal 20

Keuken

Koelboxenaantal 6
IJscontainersaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Serveertangenaantal 12
Schaaltjesaantal 20
Maatbekersaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalzakhoudersaantal 4
Schoonmaakemmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Microvezeldoekenaantal 20

Catering

Boodschappen

Tips

Plan contentzones vóór je de ruimte definitief indeelt. Reserveer per zone genoeg bewegingsruimte voor camera’s, een duidelijke achtergrond en een stroomvoorziening; test ook of de fotowand niet in een looproute staat.
Stuur het programma uiterlijk 7 dagen vooraf naar gasten en controleer 48 uur voor aanvang de laatste aanwezigheidslijst. Zo kun je naamkaartjes, badges, catering en zitplaatsen aanpassen aan het werkelijke aantal.
Test microfoons, luidsprekers, mengpaneel, beamer en laptop minimaal 2 uur vóór de ontvangst met alle presentaties en video’s. Neem HDMI-adapters, verlengkabels en stekkerdozen mee; juist die aansluitingen worden vaak vergeten.
Bereken catering per onderdeel in plaats van alleen per gast. Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en leg dieetwensen uiterlijk 5 dagen vooraf bij de cateraar vast.
Maak de briefing voor de fotograaf concreet: benoem de belangrijkste gasten, contentzones, fotowand, hashtag en gewenste vermeldingen. Zet daarnaast bewegwijzering bij entree, garderobe, catering en elke aparte ruimte.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een influencerevent organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Gebruik de eerste 2 weken voor doelgroep, locatiecapaciteit en programma; verstuur uitnodigingen daarna en sluit de definitieve catering en techniek uiterlijk 7 dagen voor het event.
Hoeveel drank moet ik inkopen voor een influencerevent?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 tot 2 per uur. Houd daarnaast altijd water beschikbaar en pas de berekening aan op de totale duur, het tijdstip en het aantal bevestigde gasten.
Wanneer stuur ik de uitnodigingen voor een influencerevent?: Stuur de eerste uitnodiging 4 tot 6 weken vooraf en vraag om aanmelding via een formulier. Stuur een herinnering 10 tot 14 dagen later en bevestig programma, locatie en praktische informatie uiterlijk 7 dagen voor aanvang.
Wanneer test ik de techniek voor een influencerevent?: Doe een volledige test minimaal 2 uur vóór de ontvangst, met de echte laptop, presentaties, video’s en HDMI-adapters. Controleer daarna nogmaals draadloze microfoons, kabels, stroompunten en het projectiescherm voordat gasten binnenkomen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.