Checklist pour organiser un événement d’influenceurs

Un événement d’influenceurs demande plus qu’un lieu photogénique et quelques invitations. Il faut coordonner les inscriptions, les besoins alimentaires, les espaces de contenu, le catering et la technique avant l’arrivée des invités. Cette checklist rassemble les étapes dans l’ordre, du profil des visiteurs au briefing du photographe et aux derniers tests de câbles. Utilise-la pour suivre les préparatifs sans oublier les détails qui bloquent souvent le déroulement le jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir le profil des visiteurs
2 personnes
Établir le programme et le planning
2 personnes
Vérifier la capacité du lieu
Répartir les espaces et les zones
2 personnes
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les coordonnées
Contacter les influenceurs en personne
2 personnes
Mettre à jour la liste de présence
Calculer les quantités de catering
2 personnes
Réserver le catering
Rédiger le briefing du photographe
Définir les zones de contenu
2 personnes
Définir le hashtag et les mentions
Envoyer le programme aux invités
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Trier les bracelets et les badges
Collecter les présentations et les vidéos
2 personnes
Composer la playlist musicale
Tester la technique et les câbles
2 personnes
Concevoir le mur photo
2 personnes
Créer la signalisation
Faire les courses
3 personnes
Mettre les boissons non périssables en place
2 personnes
Récupérer les produits frais
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer le mobilier
4 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Monter le mur photo
3 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Installer l’éclairage
2 personnes
Raccorder le matériel audio
2 personnes
Préparer les présentations
Installer la table traiteur
3 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Faire le briefing de l’équipe
5 personnes
Effectuer la dernière ronde de sécurité
2 personnes
Préparer les portes et l’accueil
2 personnes

Événement

Enregistrer les invités
3 personnes
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Animer le moment photo
2 personnes
Annoncer le programme
Accompagner les intervenants
2 personnes
Animer les présentations
2 personnes
Encadrer les zones de contenu
3 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le stock de traiteur
2 personnes
Collecter les images pour les réseaux sociaux
2 personnes
Accompagner les invités vers les activités
2 personnes
Remplacer le matériel jetable
Vider les poubelles
2 personnes
Ouvrir le buffet du dîner
3 personnes
Réapprovisionner le buffet du dîner
3 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Annoncer le programme de clôture
Accompagner le départ des invités
3 personnes

Suivi

Rassembler les objets trouvés
2 personnes
Ranger le service traiteur
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Démonter la technique
2 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Évacuer les déchets en tri sélectif
2 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Compter et vérifier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Sauvegarder les fichiers photo et vidéo
2 personnes
Envoyer un message de remerciement aux invités
Partager les photos avec les invités
2 personnes
Vérifier les factures en attente

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables cocktailqté 8
Longues tablesqté 6
Chaises pliantesqté 80
Canapés de salonqté 6
Fauteuils loungeqté 12
Tabouretsqté 12
Portantsqté 2
Cintresqté 100
Poteaux de balisageqté 8
Nappesqté 14

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 90
Assiettes à dessertqté 90
Verres à eauqté 100
Verres à vinqté 90
Tasses à caféqté 50
Fourchettesqté 100
Couteauxqté 100
Cuillèresqté 100
Plateaux de serviceqté 12

Équipement

Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Adaptateurs HDMIqté 3
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Goulottes de câblesqté 12
Batteries externesqté 6
Supports de téléphoneqté 10
Anneaux lumineuxqté 6
Boîtes à lumière souplesqté 4
Sets de piedsqté 8
Cartes mémoireqté 8
Clés USBqté 4

Décoration

Mur photo
Bannières logoqté 4
Arches de ballonsqté 2
Plantes artificiellesqté 12
Décoration de tableqté 14
Badges nominatifsqté 100
Braceletsqté 100
Panneaux indicateursqté 12
Affiches du programmeqté 8

Éclairage

Lampes d'ambianceqté 12
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes à pilesqté 20

Cuisine

Glacièresqté 6
Conteneurs à glaceqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Pinces de serviceqté 12
Petits bolsqté 20
Verres doseursqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 8
Supports de sacs poubelleqté 4
Seaux de nettoyageqté 4
Serpillièresqté 4
Balaisqté 3
Balayette et pelleqté 3
Chiffons microfibresqté 20

Catering

Courses

Conseils

Définis les zones de contenu avant de répartir le mobilier : prévois les espaces nécessaires pour le mur photo, les prises de vue, les présentations et la circulation entre les tables cocktail et les espaces lounge.
Ferme les inscriptions assez tôt pour calculer le catering avec des chiffres réels. Vérifie les coordonnées et les besoins alimentaires au moins 7 jours avant l’événement, puis mets à jour la liste de présence.
Ne laisse pas les badges et les bracelets pour la dernière heure. Prépare-les, trie-les par ordre alphabétique et garde une liste séparée des influenceurs contactés personnellement pour accélérer l’accueil.
Teste toute la chaîne technique avant l’arrivée des invités : microphones sans fil, haut-parleurs, table de mixage, vidéoprojecteur, écran, ordinateur, adaptateurs HDMI et rallonges doivent fonctionner ensemble.
Envoie le programme et les consignes de contenu avant le jour J. Le briefing doit préciser le hashtag, les mentions attendues, les zones où filmer et les informations à transmettre au photographe.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un événement d’influenceurs ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de définir le profil des visiteurs, réserver le catering, ouvrir les inscriptions, confirmer les influenceurs et tester la technique.
Quand envoyer les invitations pour un événement d’influenceurs ?: Envoyez une première invitation 4 à 6 semaines avant l’événement, puis une relance 7 à 10 jours avant. Fermez les inscriptions environ 7 jours avant afin de confirmer les quantités et les besoins alimentaires.
Que faut-il prévoir pour le contenu pendant l’événement ?: Définissez au moins 2 à 3 zones de contenu selon le programme et la capacité du lieu. Préparez aussi le hashtag, les mentions, le mur photo, la signalétique et un briefing précis pour le photographe.
Quand tester le matériel technique ?: Faites un premier test complet au moins 3 jours avant, puis un contrôle sur place le jour même, 2 heures avant l’arrivée des invités. Vérifiez notamment les microphones, les câbles, les adaptateurs HDMI, les multiprises et les batteries externes.

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