Influencer-Event organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Influencer-Event steht und fällt mit einem klaren Ablauf, verlässlichen Zusagen und funktionierender Technik. Plane zuerst Zielgruppe, Raumaufteilung und Programm, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen Anmeldungen, Ernährungswünsche, Catering und die Vorbereitung der Content-Bereiche. Kurz vor dem Termin prüfst du Anwesenheitsliste, Namensschilder, Präsentationen, Kabel und Beschilderung. Die Checkliste führt dich durch alle 77 Aufgaben und hilft dir, die 67 benötigten Dinge rechtzeitig einzuplanen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Besucherprofil festlegen
2 Personen
Programm und Zeitplan erstellen
2 Personen
Lokalkapazität prüfen
Räume und Bereiche einteilen
2 Personen
Einladungen erstellen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldeformular öffnen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Kontaktdaten bestätigen
Influencer persönlich ansprechen
2 Personen
Anwesenheitsliste aktualisieren
Cateringmengen berechnen
2 Personen
Catering reservieren
Fotografen-Briefing erstellen
Content-Bereiche festlegen
2 Personen
Hashtag und Erwähnungen festlegen
Programm an Gäste senden
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Armbänder und Badges sortieren
Präsentationen und Videos zusammenstellen
2 Personen
Musik-Playlist zusammenstellen
Technik und Kabel testen
2 Personen
Fotowand gestalten
2 Personen
Beschilderung erstellen
Einkaufen gehen
3 Personen
Haltbare Getränke bereitstellen
2 Personen
Frische Produkte abholen
2 Personen
Location öffnen
2 Personen
Möbel bereitstellen
4 Personen
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
Fotowand aufbauen
3 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Lichtaufbau aufstellen
2 Personen
Tontechnik anschließen
2 Personen
Präsentationen vorbereiten
Cateringtisch einrichten
3 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Namensschilder bereitlegen
Teambriefing geben
5 Personen
Letzte Sicherheitsrunde durchführen
2 Personen
Türen und Empfang vorbereiten
2 Personen

Event

Gäste registrieren
3 Personen
Willkommensgetränke servieren
3 Personen
Namensschilder verteilen
2 Personen
Fotomoment begleiten
2 Personen
Programm ankündigen
Redner betreuen
2 Personen
Präsentationen betreuen
2 Personen
Content-Bereiche betreuen
3 Personen
Snacks servieren
4 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Cateringvorräte auffüllen
2 Personen
Social-Media-Bilder sammeln
2 Personen
Gäste zu den Aktivitäten begleiten
2 Personen
Einwegmaterial ersetzen
Mülleimer leeren
2 Personen
Abendbuffet eröffnen
3 Personen
Dinner-Buffet nachfüllen
3 Personen
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
Abschlussprogramm ankündigen
Abreise der Gäste begleiten
3 Personen

Nachbereitung

Fundsachen sammeln
2 Personen
Catering aufräumen
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Technik abbauen
2 Personen
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
Abfall getrennt entsorgen
2 Personen
Location reinigen
4 Personen
Materialien zählen und prüfen
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Foto- und Videodateien sichern
2 Personen
Dankesnachricht an Gäste senden
Bildmaterial mit Gästen teilen
2 Personen
Offene Rechnungen prüfen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

CocktailtischeAnz. 8
Lange TischeAnz. 6
KlappstühleAnz. 80
LoungebänkeAnz. 6
Lounge-SesselAnz. 12
HockerAnz. 12
GarderobenständerAnz. 2
KleiderbügelAnz. 100
AbsperrpfostenAnz. 8
TischdeckenAnz. 14

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 90
DesserttellerAnz. 90
WassergläserAnz. 100
WeingläserAnz. 90
KaffeetassenAnz. 50
GabelnAnz. 100
MesserAnz. 100
LöffelAnz. 100
ServierplattenAnz. 12

Ausstattung

FunkmikrofoneAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
Mischpult
Beamer
Projektionsleinwand
Laptop
HDMI-AdapterAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
KabelkanäleAnz. 12
PowerbanksAnz. 6
TelefonhalterAnz. 10
RingleuchtenAnz. 6
Softbox-LampenAnz. 4
StativsetsAnz. 8
SpeicherkartenAnz. 8
USB-SticksAnz. 4

Dekoration

Fotowand
Logo-BannerAnz. 4
BallonbögenAnz. 2
KunstpflanzenAnz. 12
TischdekorationAnz. 14
NamensschilderAnz. 100
ArmbänderAnz. 100
WegweiserAnz. 12
Programmatische PosterAnz. 8

Beleuchtung

StimmungsleuchtenAnz. 12
LichterkettenAnz. 6
BatterielampenAnz. 20

Küche

KühlboxenAnz. 6
EisbehälterAnz. 4
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
ServierzangenAnz. 12
SchälchenAnz. 20
MessbecherAnz. 2
WarmhaltebehälterAnz. 6

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
MüllbeutelhalterAnz. 4
PutzeimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesenAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 3
MikrofasertücherAnz. 20

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Programm und Zeitplan fest, bevor die Einladungen rausgehen. Plane für Ankunft, Begrüßung, Präsentationen, Content-Zeit und Abschluss jeweils einen festen Zeitblock ein.
Öffne das Anmeldeformular frühzeitig und aktualisiere die Anwesenheitsliste regelmäßig. Prüfe spätestens 3 Tage vor dem Event Kontaktdaten, Zu- oder Absagen und Ernährungswünsche.
Berechne das Catering anhand der bestätigten Gästezahl und reserviere es rechtzeitig. Plane unterschiedliche Geschirrteile für Dinner, Dessert und Getränke ein und halte Servierplatten für die Ausgabe bereit.
Teste Funkmikrofone, Lautsprecher, Mischpult, Beamer und Projektionsleinwand spätestens am Vortag gemeinsam mit Laptop, HDMI-Adapter und Verlängerungskabeln. Lege Kabelkanäle aus und lade Powerbanks vollständig auf.
Definiere Hashtag, Erwähnungen und Content-Bereiche vor dem Versand des Programms. Beschrifte Fotowand, Räume und Wege klar und sortiere Namensschilder, Armbänder und Badges nach Ankunftsbereich.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Influencer-Event planen?: Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit Besucherprofil, Location, Programm und Einladungen. Für größere Gruppen oder mehrere Präsentationen solltest du 10 bis 12 Wochen einplanen.
Wann sollte ich die Einladungen für ein Influencer-Event verschicken?: Verschicke die Einladungen etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Termin und öffne gleichzeitig das Anmeldeformular. Sende das konkrete Programm spätestens 5 bis 7 Tage vorher an die bestätigten Gäste.
Wie viele Catering-Portionen brauche ich für ein Influencer-Event?: Kalkuliere nach der bestätigten Anwesenheitsliste und plane zusätzlich etwa 5 bis 10 Prozent Reserve ein. Erfasse Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vor dem Event, damit das Catering angepasst werden kann.
Wann sollte die Technik für ein Influencer-Event getestet werden?: Führe einen vollständigen Funktionstest am Vortag durch und prüfe am Veranstaltungstag mindestens 2 Stunden vor Einlass noch einmal Mikrofone, Ton, Bild und Stromversorgung. Teste auch HDMI-Adapter, Verlängerungskabel und Kabelkanäle.

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