Checklist para organizar un evento de influencers sin olvidos

Organizar un evento de influencers requiere coordinar invitados, contenido y técnica con bastante antelación. Esta checklist reúne el orden de trabajo para definir el perfil de asistentes, preparar el programa, gestionar inscripciones y dejar listas las zonas de contenido. También contempla detalles que suelen llegar tarde, como las preferencias dietéticas, las acreditaciones, el briefing del fotógrafo y los adaptadores para las presentaciones. Úsala para avanzar desde la planificación del espacio hasta la comprobación final de cables, sonido y señalización.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Definir el perfil de visitantes
2 personas
Elaborar el programa y el horario
2 personas
Comprobar la capacidad del lugar
Distribuir los espacios y zonas
2 personas
Redactar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar los datos de contacto
Contactar personalmente a influencers
2 personas
Actualizar la lista de asistencia
Calcular las cantidades de catering
2 personas
Reservar el catering
Preparar la briefing del fotógrafo
Definir las zonas de contenido
2 personas
Definir el hashtag y las menciones
Enviar el programa a los invitados
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Clasificar las pulseras y las acreditaciones
Recopilar presentaciones y vídeos
2 personas
Crear lista de reproducción musical
Probar la técnica y los cables
2 personas
Diseñar la pared fotográfica
2 personas
Crear la señalización
Hacer la compra
3 personas
Preparar las bebidas no perecederas
2 personas
Recoger productos frescos
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Montar el mobiliario
4 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Montar el photocall
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Montar la iluminación
2 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Preparar las presentaciones
Montar la mesa de catering
3 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar tarjetas con nombres
Dar la reunión informativa al equipo
5 personas
Realizar la última ronda de seguridad
2 personas
Preparar las puertas y la recepción
2 personas

Evento

Registrar a los invitados
3 personas
Servir las bebidas de bienvenida
3 personas
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
Coordinar el momento de fotos
2 personas
Anunciar el programa
Coordinar a los ponentes
2 personas
Gestionar las presentaciones
2 personas
Guiar las zonas de contenido
3 personas
Servir aperitivos
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el stock de catering
2 personas
Recopilar imágenes para redes sociales
2 personas
Guiar a los invitados hacia las actividades
2 personas
Reponer material desechable
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Abrir el bufé de la cena
3 personas
Rellenar el bufé de cena
3 personas
Servir comidas especiales
2 personas
Anunciar el programa de clausura
Acompañar la salida de los invitados
3 personas

Seguimiento

Recoger objetos perdidos
2 personas
Recoger el catering
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Retirar la decoración
3 personas
Desmontar equipo técnico
2 personas
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
Retirar los residuos por separado
2 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Contar y comprobar los materiales
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Asegurar los archivos de foto y vídeo
2 personas
Enviar mensaje de agradecimiento a los invitados
Compartir el material visual con los invitados
2 personas
Comprobar facturas pendientes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas altascant. 8
Mesas largascant. 6
Sillas plegablescant. 80
Sofás loungecant. 6
Butacas loungecant. 12
Taburetescant. 12
Percheroscant. 2
Perchascant. 100
Postes separadorescant. 8
Mantelescant. 14

Vajilla

Platos de cenacant. 90
Platos de postrecant. 90
Vasos para aguacant. 100
Copas de vinocant. 90
Tazas de cafécant. 50
Tenedorescant. 100
Cuchilloscant. 100
Cucharascant. 100
Bandejas para servircant. 12

Equipo

Micrófonos inalámbricoscant. 2
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Proyector
Pantalla de proyección
Portátil
Adaptadores HDMIcant. 3
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Canaletas para cablescant. 12
Baterías externascant. 6
Trípodes para teléfonocant. 10
Lámparas de arocant. 6
Luces softboxcant. 4
Sets de trípodescant. 8
Tarjetas de memoriacant. 8
Memorias USBcant. 4

Decoración

Photowall
Banners con el logocant. 4
Arcos de globoscant. 2
Plantas artificialescant. 12
Decoración de mesacant. 14
Tarjetas de nombrecant. 100
Pulserascant. 100
Carteles direccionalescant. 12
Pósteres del programacant. 8

Iluminación

Luces decorativascant. 12
Guirnaldas de lucescant. 6
Luces de bateríacant. 20

Cocina

Neveras portátilescant. 6
Contenedores para hielocant. 4
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Pinzas de servircant. 12
Cuencoscant. 20
Jarras medidorascant. 2
Bandejas para mantener calientecant. 6

Limpieza

Papeleracant. 8
Soportes para bolsas de basuracant. 4
Cubos de limpiezacant. 4
Fregonascant. 4
Escobascant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Paños de microfibracant. 20

Catering

Compras

Consejos

Cierra el perfil de visitantes y el aforo antes de enviar invitaciones. Después, abre el formulario de inscripción y confirma los datos de contacto para no preparar catering ni acreditaciones con información incompleta.
Envía el programa a los invitados cuando el horario esté definido y vuelve a compartirlo antes del evento. Incluye las zonas de contenido, el hashtag, las menciones y cualquier indicación sobre las presentaciones.
Calcula el catering a partir de las inscripciones confirmadas y recoge las preferencias dietéticas con antelación. Reserva el servicio solo después de revisar la lista de asistencia actualizada.
Prepara las acreditaciones, pulseras y tarjetas de nombre separadas por categorías antes de la llegada. Coloca también percheros, señalización y postes separadores para que el acceso y la circulación no dependan de instrucciones improvisadas.
Haz una prueba técnica completa antes de abrir las puertas: micrófonos inalámbricos, altavoces, mesa de mezclas, proyector, pantalla, portátil, adaptadores HDMI, regletas y cables alargadores. Protege los cables con canaletas y deja baterías externas cargadas para los equipos móviles.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un evento de influencers?: Empieza la planificación al menos 6 semanas antes. Reserva las últimas 2 semanas para confirmar asistentes, cerrar el catering, enviar el programa y hacer la prueba técnica.
¿Cuándo debo enviar las invitaciones a los influencers?: Envíalas entre 4 y 6 semanas antes del evento, cuando ya tengas claro el perfil de visitantes, el lugar y el horario. Haz un contacto personal con los influencers prioritarios y actualiza la lista de asistencia cada semana.
¿Cuándo hay que cerrar el número de asistentes para el catering?: Cierra una cifra de trabajo entre 7 y 10 días antes. Revisa después las altas, bajas y preferencias dietéticas para ajustar las cantidades antes de la reserva definitiva.
¿Cuándo se deben probar el sonido y las presentaciones?: Realiza una primera comprobación técnica al menos 3 días antes y una prueba final el mismo día, antes de recibir a los invitados. Comprueba también los cables, adaptadores HDMI, vídeos, micrófonos y baterías externas.

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