Industriebeurs organiseren: checklist en planning
Een industriebeurs vraagt om meer dan stands en bezoekers. Je moet exposanteninformatie, aanmeldingen, dieetwensen, techniek en leveringen op elkaar afstemmen. Begin met de deelnemerslijst en uitnodigingen, werk daarna de standindeling en voorzieningen uit. In de laatste week controleer je presentaties, badges, routeborden en alle materialen; op de beursdag draait alles om een snelle registratie en een opgeruimde opbouw.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Deelnemerslijst samenstellen
2 personen
Exposanten uitnodigen
2 personen
Bezoekersuitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Exposanteninformatie versturen
Standindeling uitwerken
2 personen
Stroompunten inventariseren
2 personen
Catering reserveren
Schoonmaakmaterialen inkopen
Naambadges voorbereiden
2 personen
Registratielijsten afdrukken
Routeborden afdrukken
Standbordjes afdrukken
Demonstratiemateriaal verzamelen
3 personen
Presentaties controleren
2 personen
Leveringen bevestigen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen naar locatie brengen
3 personen
Registratiebalie klaarzetten
2 personen
Bezoekersbadges klaarleggen
2 personen
Exposanten aanmelden
2 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Standwanden opstellen
4 personen
Standborden bevestigen
3 personen
Stroom aansluiten
3 personen
Verlichting plaatsen
3 personen
Presentatieschermen testen
2 personen
Demonstraties opstellen
4 personen
Producten veilig plaatsen
3 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Catering uitpakken
2 personen
Hapjes op schalen leggen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Routeaanduiding ophangen
2 personen
Veiligheidsroutes vrijmaken
2 personen
Laatste standcontrole uitvoeren
3 personen
Briefing beursmedewerkers geven
4 personen
Event
Bezoekers ontvangen
4 personen
Bezoekers registreren
3 personen
Bezoekers naar stands verwijzen
2 personen
Standinformatie verstrekken
8 personen
Productdemonstraties begeleiden
4 personen
Presentaties bedienen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffiepunt bijvullen
2 personen
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Vloeren tussentijds reinigen
2 personen
Voorraad stands aanvullen
3 personen
Bezoekersvragen registreren
Laatste bezoekers informeren
2 personen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
Exposanten afmelden
2 personen
Nazorg
Demonstratieapparatuur uitschakelen
3 personen
Producten veilig verpakken
4 personen
Standmaterialen afbreken
5 personen
Tafels en stoelen stapelen
4 personen
Verlichting en kabels verwijderen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Cateringresten koelen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Routeborden verwijderen
2 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Registratiegegevens archiveren
Gevonden voorwerpen verzamelen
Standmaterialen controleren
2 personen
Schade en vermissing vastleggen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Beursbaliesaantal 3
- Expositietafelsaantal 12
- Klapstoelenaantal 80
- Statafelsaantal 8
- Standwandenaantal 24
- Folderrekkenaantal 12
- Opbergkrattenaantal 20
- Kledingrekkenaantal 4
Servies
- Koffiekopjesaantal 100
- Glazenaantal 150
- Bordenaantal 150
- Vorkenaantal 150
- Messenaantal 150
- Lepelsaantal 100
- Serveerschalenaantal 20
- Serveerbestekaantal 20
Apparatuur
- Laptopsaantal 4
- Presentatieschermenaantal 4
- HDMI-kabelsaantal 8
- HDMI-adaptersaantal 8
- Presentatieafstandsbedieningenaantal 4
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 2
- Koelkastenaantal 3
- Koelboxenaantal 4
- Stekkerdozenaantal 16
- Verlengkabelsaantal 20
- Kabelmattenaantal 20
- USB-sticksaantal 4
Verlichting
- Ledlampenaantal 16
- Bureaulampenaantal 12
Decoratie
- Bedrijfsbannersaantal 12
- Pijlbordenaantal 12
- Standbordjesaantal 24
- Infopanelenaantal 24
- Tafelkleedsetsaantal 16
- Sponsorkadersaantal 12
Registratie
- Naambadgehoudersaantal 250
- Badgekoordenaantal 250
- Registratieformulierenaantal 300
- Pennenaantal 40
- Klembordenaantal 6
- Polsbandjesaantal 250
Keuken
- Thermoskannenaantal 8
- Snijplankenaantal 4
- Koks- en serveermessenaantal 6
- Koelzakkenaantal 8
- Voorraadbakkenaantal 12
- Voedseltangenaantal 8
- Flessenopenersaantal 4
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 12
- Stofzuigersaantal 2
- Dweilenaantal 4
- Emmersaantal 4
- Bezemsetsaantal 3
- Schoonmaakdoekenaantal 30
- Handzeepdispensersaantal 8
- Papierhanddoekdispensersaantal 8
Gereedschap
- Schroevendraaiersaantal 6
- Inbussleutelsetsaantal 4
- Ducttapeaantal 12
- Kabelbindersaantal 200
- Scharenaantal 8
- Meetlintenaantal 4
- Werkhandschoenenaantal 12
Veiligheid
- Antislipmattenaantal 12
- Waarschuwingslintaantal 4
- Veiligheidsvestenaantal 12
- Veiligheidsbrillenaantal 12
Catering
- Boodschappen
Tips
- Stuur exposanteninformatie uiterlijk 3 weken vooraf en vraag meteen welke presentaties, demonstratiematerialen, stroompunten en leveringen zij nodig hebben. Zo voorkom je losse verzoeken tijdens de opbouw.
- Maak de standindeling voordat je tafels, stoelen en standwanden plaatst. Noteer per stand het benodigde aantal expositietafels, stoelen, stroompunten en eventuele presentatieschermen.
- Plan de registratiebalie op een plek die bezoekers direct zien en leg bezoekersbadges en registratielijsten per alfabet of bedrijfsnaam klaar. Reken op minstens 2 medewerkers per 100 verwachte bezoekers tijdens het eerste uur.
- Test alle laptops, presentatieschermen, HDMI-kabels, adapters en presentatieafstandsbedieningen uiterlijk 1 dag vooraf. Neem per presentatieruimte minimaal 1 reserve-HDMI-adapter en 1 USB-stick met de presentaties mee.
- Bevestig leveringen 48 uur vooraf en plan materialen naar de locatie brengen vóór de opbouw begint. Controleer bij catering ook servies, koffiezetapparaten, waterkokers, koeling en de verzamelde dieetwensen.
Veelgestelde vragen
- Wanneer moet ik een industriebeurs organiseren en beginnen met de checklist?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de deelnemerslijst, exposanten en locatieafspraken. Plan de definitieve standindeling en catering uiterlijk 3 weken voor de beurs.
- Hoeveel medewerkers heb ik nodig bij de registratie van een industriebeurs?
- Reken op 2 medewerkers per 100 verwachte bezoekers tijdens het eerste uur. Bij 300 bezoekers heb je dus 6 mensen nodig voor badges, aanmeldingen en vragen aan de balie.
- Wanneer moet ik de techniek voor een industriebeurs testen?
- Test laptops, schermen, kabels, adapters en afstandsbedieningen uiterlijk 1 dag voor de beurs. Controleer op locatie nogmaals alle aansluitingen voordat exposanten hun stands inrichten.
- Hoeveel badges en registratielijsten moet ik afdrukken voor een beurs?
- Druk voor bezoekersbadges het verwachte aantal aanmeldingen plus ongeveer 10% reserve af. Maak registratielijsten per alfabet of bedrijf en houd daarnaast een aparte lijst voor exposanten en late aanmeldingen.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!