Banenbeurs organiseren: checklist van voorbereiding tot afronding

Een banenbeurs organiseren vraagt meer dan werkgevers uitnodigen en standtafels neerzetten. Je regelt tegelijk werkgeversregistratie, bezoekersaanmeldingen, badges, standindeling, catering, techniek en duidelijke informatie over parkeren en toegankelijkheid. Begin met datum en locatie, open daarna de registraties en verzamel tijdig de informatie van werkgevers en bezoekers. Deze checklist bevat 68 taken en 97 spullen, zodat je stap voor stap kunt werken en op de beursdag niet nog op zoek hoeft naar verlengsnoeren, badgegegevens of ontbrekende materialen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
2 personen
Deelnemende werkgevers benaderen
3 personen
Werkgeversregistratie openen
2 personen
Bezoekersregistratie openen
2 personen
Uitnodigingen versturen
3 personen
Promotie op sociale media plaatsen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Werkgeversinformatie verzamelen
2 personen
Dieetwensen verzamelen
2 personen
Catering reserveren
2 personen
Dranklevering reserveren
2 personen
Printwerk bestellen
2 personen
Standindeling maken
3 personen
Programma samenstellen
2 personen
Vrijwilligers inplannen
2 personen
Parkeerinformatie publiceren
Toegankelijkheidsinformatie publiceren
Werkgevers bevestigen
2 personen
Aanwezigheidslijst controleren
2 personen
Badgegegevens controleren
2 personen
Werkgeverspakket samenstellen
3 personen
Bezoekersbadges sorteren
2 personen
Cateringbestelling controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Materialen ophalen
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Printwerk sorteren
2 personen
Locatie openen
2 personen
Entree en registratie opbouwen
4 personen
Standwanden plaatsen
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
5 personen
Werkgeversstands inrichten
6 personen
Bewegwijzering ophangen
3 personen
Presentatieruimte inrichten
3 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Koffiepunt inrichten
3 personen
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen

Event

Ontvangst werkgevers
4 personen
Registratiebalie bemannen
3 personen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Badges uitdelen
2 personen
Programma toelichten
2 personen
Werkgevers begeleiden
3 personen
Presentaties aankondigen
Presentaties begeleiden
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes aanvullen
3 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Werkgeversvragen afhandelen
2 personen
Verloren voorwerpen registreren
Laatste bezoekers informeren
2 personen
Werkgevers uitchecken
3 personen

Nazorg

Presentatiemateriaal uitschakelen
2 personen
Werkgeversstands afbouwen
6 personen
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
Registratiebalie afbouwen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Afval afvoeren
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Werkgeversbedankbericht versturen
2 personen
Bezoekersbedankbericht versturen
2 personen
Aanmeldgegevens archiveren
Openstaande vragen beantwoorden
2 personen
Facturen controleren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Standtafelsaantal 30
Bezoekerstafelsaantal 8
Stoelenaantal 120
Registratiebalieaantal 2
Statafelsaantal 12
Standwandenaantal 30
Kledingrekkenaantal 4
Opbergkastenaantal 6

Apparatuur

Laptopsaantal 4
Tabletsaantal 4
Projectorenaantal 2
Projectieschermenaantal 2
Microfoonsaantal 3
Speakersaantal 4
Verlengsnoerenaantal 12
Stekkerdozenaantal 15
USB-opladersaantal 8
Beamerkabelsaantal 4
Wifi-versterkersaantal 3
Koelboxenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Kassaladesaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 150
Glazenaantal 180
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Serveerschalenaantal 20
Opscheplepelsaantal 12
Koffiekannenaantal 6
Waterkannenaantal 10

Decoratie

Bedrijfsnaambordenaantal 30
Welkomstbord
Programmapostersaantal 8
Pijlbordenaantal 20
Naamkaarthoudersaantal 40
Tafelkledenaantal 40
Vlaggenlijnenaantal 6
Plantenaantal 12
Posterframesaantal 12

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Lichtstatievenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Messenaantal 6
Thermoskannenaantal 8
Serveerplateausaantal 12
IJslepelsaantal 4
Koelelementenaantal 24
Kurkentrekkersaantal 3

Catering

Boodschappen

Registratie

Bezoekersbadgesaantal 700
Werkgeversbadgesaantal 100
Badgehoudersaantal 800
Lanyardsaantal 800
Aanmeldformulierenaantal 300
Pennenaantal 100
Clipboardsaantal 20
Naamstickersaantal 500
Bezoekersmappenaantal 500
Werkgeversmappenaantal 50
Polsbandjesaantal 500

Promotie

Programmaboekjesaantal 600
Plattegrondenaantal 600
Flyersaantal 1000
Notitieblokkenaantal 500
Tote bagsaantal 500
Visitekaartjeshoudersaantal 40
Pennenbakjesaantal 40
Promotiebannersaantal 8

Schoonmaak

Vuilnisbakkenaantal 12
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Toiletborstelsaantal 4
Handdoekdispensersaantal 4

Veiligheid

Zaklampenaantal 4
Afzetpalenaantal 12
Afzetlintaantal 4
Antislipmattenaantal 12

Gereedschap

Kabelbindersaantal 200
Ducttapeaantal 8
Schilderstapeaantal 12
Scharenaantal 8
Stanleymessenaantal 4
Meetlintenaantal 3
Inbussleutelsetsaantal 3
Steekwagensaantal 2

Kantoor

A4-papieraantal 5
Ordnersaantal 12
Notitieboekjesaantal 30
Markeerstiftenaantal 30
Whiteboardstiftenaantal 20
Papierversnipperaar
Labelprinter
Printer

Tips

Plan de werkgeversregistratie eerder dan de bezoekersregistratie. Zo kun je het aantal standtafels, stoelen, standwanden en benodigde stroom aansluitend op het werkelijke aantal werkgevers bepalen.
Vraag werkgeversinformatie en dieetwensen uiterlijk 2 weken voor de beurs op. Daarna houd je nog tijd over om het programma, werkgeverspakket, cateringbestelling en badges aan te passen.
Controleer techniek per stand en per presentatieruimte: laptops, tablets, projectoren, schermen, microfoons, speakers, beamerkabels, stekkerdozen en verlengsnoeren moeten vóór de opening getest zijn.
Sorteer bezoekersbadges en controleer badgegegevens minimaal 1 werkdag vooraf. Zet bij de registratiebalie ook opladers, kassalades en een duidelijke aanwezigheidslijst klaar.
Maak voor opbouw en ontvangst een tijdschema met vaste momenten. Reserveer aparte tijd voor het ophalen van materialen, het plaatsen van stands, het aanvullen van drank en het controleren van parkeren en toegankelijkheid.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een banenbeurs organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en werkgevers. Open de registraties daarna zo snel mogelijk; plan de definitieve standindeling en catering uiterlijk 2 weken voor de beurs.
Wanneer moet ik werkgevers voor een banenbeurs benaderen?: Benader werkgevers 8 tot 10 weken vooraf, zodat zij tijd hebben om zich te registreren en hun informatie aan te leveren. Bevestig deelname opnieuw ongeveer 2 weken voor de beurs.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een banenbeurs?: Reken minimaal 3 uur voor een kleine beurs en 4 tot 6 uur wanneer je veel stands, techniek en catering opbouwt. Test projectoren, microfoons en wifi uiterlijk 60 minuten voor de ontvangst.
Wanneer bestel ik catering en drank voor een banenbeurs?: Plaats de eerste reservering 2 tot 3 weken vooraf en controleer de definitieve aantallen 3 tot 5 werkdagen voor de beurs. Neem dieetwensen mee voordat je de cateringbestelling bevestigt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.