Checklist pour organiser un salon professionnel

Un salon professionnel demande une coordination précise entre exposants, visiteurs, stands et prestataires. Commencez par établir les participants et les inscriptions, puis verrouillez l’agencement, les besoins électriques et le catering. Dans les derniers jours, contrôlez les présentations, les livraisons, les badges et la signalétique. Le jour J, prévoyez assez de temps pour installer les tables, cloisons, panneaux et comptoir d’inscription avant l’arrivée des exposants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Établir la liste des participants
2 personnes
Inviter les exposants
2 personnes
Envoyer les invitations aux visiteurs
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les informations aux exposants
Élaborer l’agencement des stands
2 personnes
Recenser les points d’alimentation électrique
2 personnes
Réserver le catering
Acheter des fournitures de nettoyage
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les listes d’inscription
Imprimer les panneaux d’itinéraire
Imprimer les panneaux de stand
Rassembler le matériel de démonstration
3 personnes
Vérifier les présentations
2 personnes
Confirmer les livraisons
Faire les courses
2 personnes
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
Installer le comptoir d'inscription
2 personnes
Préparer les badges des visiteurs
2 personnes
Inscrire les exposants
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer les cloisons du stand
4 personnes
Fixer les panneaux des stands
3 personnes
Brancher l’électricité
3 personnes
Installer l’éclairage
3 personnes
Tester les écrans de présentation
2 personnes
Installer les démonstrations
4 personnes
Installer les produits en toute sécurité
3 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Déballer le traiteur
2 personnes
Disposer les amuse-bouches sur des plateaux
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Installer la signalisation du parcours
2 personnes
Dégager les voies de sécurité
2 personnes
Effectuer le dernier contrôle de l’état du site
3 personnes
Faire le briefing des employés du salon
4 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
4 personnes
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
Orienter les visiteurs vers les stands
2 personnes
Fournir des informations sur le stand
8 personnes
Animer les démonstrations de produits
4 personnes
Animer les présentations
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le point café
2 personnes
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Nettoyer les sols entre-temps
2 personnes
Réapprovisionner les stands
3 personnes
Enregistrer les questions des visiteurs
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Reconduire les visiteurs
3 personnes
Désinscrire les exposants
2 personnes

Suivi

Éteindre le matériel de démonstration
3 personnes
Emballer les produits en toute sécurité
4 personnes
Démonter le matériel du stand
5 personnes
Empiler les tables et les chaises
4 personnes
Retirer l’éclairage et les câbles
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Refroidir les restes du traiteur
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Retirer les panneaux de signalisation
2 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Archiver les données d'inscription
Rassembler les objets trouvés
Vérifier le matériel du stand
2 personnes
Consigner les dégâts et les objets manquants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Comptoirs du salonqté 3
Tables d'expositionqté 12
Chaises pliantesqté 80
Tables hautesqté 8
Panneaux de standqté 24
Présentoirs à dépliantsqté 12
Caisses de rangementqté 20
Portants à vêtementsqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verresqté 150
Assiettesqté 150
Fourchettesqté 150
Couteauxqté 150
Cuillèresqté 100
Plateaux de serviceqté 20
Couverts de serviceqté 20

Équipement

Ordinateurs portablesqté 4
Écrans de présentationqté 4
Câbles HDMIqté 8
Adaptateurs HDMIqté 8
Télécommandes de présentationqté 4
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Réfrigérateursqté 3
Glacièresqté 4
Multiprisesqté 16
Rallongesqté 20
Passe-câblesqté 20
Clés USBqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 16
Lampes de bureauqté 12

Décoration

Bannières d'entrepriseqté 12
Panneaux indicateursqté 12
Panneaux de standqté 24
Panneaux d’informationqté 24
Sets de nappesqté 16
Cadres sponsorqté 12

Inscription

Supports de badges nominatifsqté 250
Cordons pour badgesqté 250
Formulaires d’inscriptionqté 300
Stylosqté 40
Presse-papiersqté 6
Braceletsqté 250

Cuisine

Thermosqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et de serviceqté 6
Sacs isothermesqté 8
Bacs de stockageqté 12
Pinces alimentairesqté 8
Tire-bouchonsqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 12
Aspirateursqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Chiffons de nettoyageqté 30
Distributeurs de savon pour les mainsqté 8
Distributeurs d'essuie-toutqté 8

Outils

Tournevisqté 6
Jeux de clés Allenqté 4
Ruban adhésifqté 12
Serre-câblesqté 200
Ciseauxqté 8
Mètres rubansqté 4
Gants de travailqté 12

Sécurité

Tapis antidérapantsqté 12
Ruban de signalisationqté 4
Gilets de sécuritéqté 12
Lunettes de sécuritéqté 12

Catering

Courses

Conseils

Fixez l’agencement des stands au moins 10 jours avant l’ouverture et indiquez clairement les emplacements, les dimensions et les prises électriques nécessaires à chaque exposant.
Demandez les besoins alimentaires lors de l’inscription, puis transmettez le nombre final de repas au traiteur 3 à 5 jours avant le salon.
Préparez les badges visiteurs et exposants séparément, et imprimez les listes d’inscription la veille : vous éviterez de bloquer l’accueil avec des recherches de dernière minute.
Testez chaque ordinateur, écran, câble HDMI, adaptateur et télécommande au moins 24 heures avant l’ouverture. Prévoyez aussi des multiprises, rallonges et passe-câbles pour sécuriser les branchements.
Planifiez l’arrivée du matériel et l’installation sur site avec une marge d’au moins 2 heures avant l’accueil des exposants, notamment pour les cloisons, panneaux, tables et chaises.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un salon professionnel ?: Envoyez les invitations visiteurs 4 à 6 semaines avant le salon, puis une relance 7 à 10 jours avant. Demandez dès l’inscription les coordonnées et les éventuelles contraintes alimentaires.
Combien de temps faut-il pour installer un salon professionnel ?: Prévoyez au minimum 2 heures pour l’installation d’un salon de petite taille, et davantage si les stands comprennent des cloisons, des écrans ou plusieurs points électriques. Ajoutez 30 minutes de contrôle avant l’ouverture.
Quand confirmer les livraisons des exposants ?: Confirmez les livraisons 5 à 7 jours avant l’événement, avec une plage horaire précise et un point de déchargement. Relancez les exposants qui n’ont pas validé leur matériel 48 heures avant.
Que faut-il vérifier la veille d’un salon professionnel ?: Vérifiez les badges, listes d’inscription, panneaux d’itinéraire et de stand, présentations, branchements et livraisons. Gardez une réserve de 30 minutes le matin pour les oublis ou les retards.

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