Industriemesse organisieren: Die vollständige Checkliste

Eine Industriemesse braucht mehr Vorbereitung als nur Messestände und Einladungen. Du musst Aussteller, Besucher, Stromanschlüsse, Catering und Präsentationstechnik in eine gemeinsame Planung bringen. Beginne früh mit der Standaufteilung und bestätige Lieferungen, damit am Aufbautag nichts fehlt. Diese Checkliste führt dich durch die wichtigsten Schritte – von der Teilnehmerliste bis zur fertigen Registrierungstheke.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Teilnehmerliste zusammenstellen
2 Personen
Aussteller einladen
2 Personen
Besuchereinladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Ausstellerinformationen versenden
Standaufteilung ausarbeiten
2 Personen
Stromanschlüsse erfassen
2 Personen
Catering reservieren
Reinigungsmaterialien beschaffen
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Anmeldelisten ausdrucken
Wegweiser ausdrucken
Stand-Schilder drucken
Demonstrationsmaterial sammeln
3 Personen
Präsentationen prüfen
2 Personen
Lieferungen bestätigen
Einkaufen gehen
2 Personen
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen
Registrierungstheke vorbereiten
2 Personen
Besucher-Badges bereitlegen
2 Personen
Aussteller anmelden
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Standwände aufstellen
4 Personen
Standtafeln befestigen
3 Personen
Strom anschließen
3 Personen
Beleuchtung anbringen
3 Personen
Präsentationsbildschirme testen
2 Personen
Vorführungen aufbauen
4 Personen
Produkte sicher platzieren
3 Personen
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
Catering auspacken
2 Personen
Häppchen auf Platten anrichten
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Wegweiser aufhängen
2 Personen
Sicherheitswege freimachen
2 Personen
Letzte Standkontrolle durchführen
3 Personen
Briefing für Messemitarbeiter geben
4 Personen

Event

Besucher empfangen
4 Personen
Besucher registrieren
3 Personen
Besucher zu den Ständen leiten
2 Personen
Standinformationen bereitstellen
8 Personen
Produktdemonstrationen begleiten
4 Personen
Präsentationen betreuen
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Kaffeestation auffüllen
2 Personen
Benutztes Geschirr sammeln
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten kontrollieren
Böden zwischendurch reinigen
2 Personen
Standvorräte auffüllen
3 Personen
Besucherfragen erfassen
Letzte Besucher informieren
2 Personen
Besucher verabschieden
3 Personen
Aussteller abmelden
2 Personen

Nachbereitung

Vorführgeräte ausschalten
3 Personen
Produkte sicher verpacken
4 Personen
Messestandmaterial abbauen
5 Personen
Tische und Stühle stapeln
4 Personen
Beleuchtung und Kabel entfernen
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Cateringreste kühlen
2 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Location reinigen
4 Personen
Wegweiser entfernen
2 Personen
Materialien zurückbringen
3 Personen
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
Restbestand einlagern
2 Personen
Registrierungsdaten archivieren
Fundsachen sammeln
Standmaterialien prüfen
2 Personen
Schäden und Fehlmengen erfassen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

MesseständeAnz. 3
AusstellungstischeAnz. 12
KlappstühleAnz. 80
StehtischeAnz. 8
StandwändeAnz. 24
ProspektständerAnz. 12
AufbewahrungsboxenAnz. 20
KleiderständerAnz. 4

Geschirr

KaffeetassenAnz. 100
GläserAnz. 150
TellerAnz. 150
GabelnAnz. 150
MesserAnz. 150
LöffelAnz. 100
ServierschalenAnz. 20
ServierbesteckAnz. 20

Ausstattung

LaptopsAnz. 4
PräsentationsbildschirmeAnz. 4
HDMI-KabelAnz. 8
HDMI-AdapterAnz. 8
PräsentationsfernbedienungenAnz. 4
KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
KühlschränkeAnz. 3
KühlboxenAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 16
VerlängerungskabelAnz. 20
KabelmattenAnz. 20
USB-SticksAnz. 4

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 16
SchreibtischlampenAnz. 12

Dekoration

FirmenbannerAnz. 12
WegweiserAnz. 12
StandbeschilderungAnz. 24
InfotafelnAnz. 24
TischdeckensetsAnz. 16
SponsorenrahmenAnz. 12

Registrierung

NamensschildhalterAnz. 250
Bändchen für NamensschilderAnz. 250
RegistrierungsformulareAnz. 300
StifteAnz. 40
KlemmbretterAnz. 6
ArmbänderAnz. 250

Küche

ThermoskannenAnz. 8
SchneidebretterAnz. 4
Koch- und ServiermesserAnz. 6
KühltaschenAnz. 8
VorratsboxenAnz. 12
LebensmittelzangenAnz. 8
FlaschenöffnerAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
StaubsaugerAnz. 2
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
BesensetsAnz. 3
PutzlappenAnz. 30
HandseifenspenderAnz. 8
PapierhandtuchspenderAnz. 8

Werkzeug

SchraubendreherAnz. 6
Inbusschlüssel-SätzeAnz. 4
GewebeklebebandAnz. 12
KabelbinderAnz. 200
ScherenAnz. 8
MessbänderAnz. 4
ArbeitshandschuheAnz. 12

Sicherheit

Rutschfeste MattenAnz. 12
WarnbandAnz. 4
SicherheitswestenAnz. 12
SchutzbrillenAnz. 12

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege die Standaufteilung fest, bevor du Stand-Schilder und Wegweiser druckst. So stimmen Standnummern, Stromanschlüsse und die Beschilderung am Veranstaltungstag überein.
Erfasse Ernährungswünsche zusammen mit den Anmeldungen und gib die endgültige Anzahl dem Catering spätestens einige Tage vor der Messe. Nachmeldungen lassen sich dann gezielt ergänzen.
Prüfe jede Präsentation einmal mit dem tatsächlich vorgesehenen Laptop, Bildschirm, HDMI-Kabel und Adapter. Plane außerdem mindestens eine Präsentationsfernbedienung und passende USB-Sticks als Reserve ein.
Bestätige Lieferungen vor dem Aufbau und bringe empfindliche Technik getrennt von Mobiliar und Standwänden zum Veranstaltungsort. Kabelmatten und Verlängerungskabel sollten bereits beim Aufstellen der Stände verfügbar sein.
Bereite Namensschilder, Anmeldelisten und Besucher-Badges nach Anmeldestatus vor. Lege die Unterlagen an der Registrierungstheke in der Reihenfolge bereit, in der Aussteller und Besucher eintreffen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Industriemesse organisieren?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Ausstellereinladungen, Teilnehmerliste und Standaufteilung. Catering, Technik und Lieferungen sollten spätestens 2 bis 3 Wochen vor dem Termin bestätigt sein.
Was braucht jeder Messestand auf einer Industriemesse?: Plane pro Stand mindestens eine Standfläche mit Tisch, Sitzgelegenheit, Standwand, Beschilderung und Prospektständer ein. Für Präsentationen kommen Laptop, Bildschirm, HDMI-Kabel, Adapter und Stromanschluss hinzu.
Wie viel Technik brauche ich für Präsentationen auf einer Industriemesse?: Rechne pro aktivem Präsentationsstand mit einem Laptop, einem Präsentationsbildschirm, einem HDMI-Kabel und dem passenden Adapter. Halte zusätzlich mindestens ein Ersatzkabel, einen USB-Stick und eine Präsentationsfernbedienung bereit.
Wann sollte das Catering für eine Industriemesse gebucht werden?: Reserviere das Catering idealerweise 3 bis 4 Wochen vor der Messe und übermittle die erwartete Personenzahl spätestens 7 Tage vorher. Ernährungswünsche solltest du bereits bei der Anmeldung erfassen.

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