Checklist para organizar una feria sectorial sin olvidos

Organizar una feria sectorial exige coordinar participantes, expositores, visitantes y montaje en un orden claro. Empieza por cerrar la lista de participantes y las invitaciones, y pasa después a inscripciones, distribución de stands y necesidades técnicas. Durante la última semana conviene confirmar entregas, presentaciones, catering y preferencias dietéticas. El día anterior deja impresas las acreditaciones, listas y señales, y reserva tiempo suficiente para montar paneles, mesas y registro.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Elaborar la lista de participantes
2 personas
Invitar a los expositores
2 personas
Enviar invitaciones a visitantes
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Enviar información a los expositores
Diseñar la distribución de los stands
2 personas
Inventariar los puntos de corriente
2 personas
Reservar el catering
Comprar material de limpieza
Preparar acreditaciones
2 personas
Imprimir listas de registro
Imprimir señales de ruta
Imprimir los rótulos de los stands
Recopilar material de demostración
3 personas
Revisar las presentaciones
2 personas
Confirmar entregas
Hacer la compra
2 personas
Llevar materiales al lugar
3 personas
Preparar el mostrador de registro
2 personas
Preparar las acreditaciones de visitantes
2 personas
Registrar expositores
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar los paneles del stand
4 personas
Fijar los paneles del stand
3 personas
Conectar la corriente
3 personas
Instalar la iluminación
3 personas
Probar las pantallas de presentación
2 personas
Preparar demostraciones
4 personas
Colocar los productos de forma segura
3 personas
Montar el punto de café
2 personas
Desembalar el catering
2 personas
Poner los aperitivos en bandejas
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Colocar señalización de la ruta
2 personas
Despejar las rutas de seguridad
2 personas
Realizar la inspección final del montaje
3 personas
Dar la sesión informativa a los empleados de feria
4 personas

Evento

Recibir a los visitantes
4 personas
Registrar a los visitantes
3 personas
Indicar a los visitantes los stands
2 personas
Proporcionar información del stand
8 personas
Guiar las demostraciones de productos
4 personas
Gestionar las presentaciones
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el punto de café
2 personas
Recoger la vajilla usada
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Limpiar los suelos entre turnos
2 personas
Reponer el stock de los stands
3 personas
Registrar las preguntas de los visitantes
Informar a los últimos visitantes
2 personas
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas
Dar de baja a los expositores
2 personas

Seguimiento

Apagar el equipo de demostración
3 personas
Empaquetar los productos de forma segura
4 personas
Desmontar los materiales del stand
5 personas
Apilar mesas y sillas
4 personas
Retirar la iluminación y los cables
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Enfriar los restos del catering
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Retirar los carteles de ruta
2 personas
Devolver los materiales
3 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Guardar el stock restante
2 personas
Archivar los datos de registro
Recoger objetos perdidos
Comprobar los materiales del stand
2 personas
Registrar daños y objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mostradores de feriacant. 3
Mesas de exposicióncant. 12
Sillas plegablescant. 80
Mesas altascant. 8
Paredes para standscant. 24
Expositores para folletoscant. 12
Cajas de almacenamientocant. 20
Percheroscant. 4

Vajilla

Tazas de cafécant. 100
Vasoscant. 150
Platoscant. 150
Tenedorescant. 150
Cuchilloscant. 150
Cucharascant. 100
Bandejas de servircant. 20
Cubiertos de serviciocant. 20

Equipo

Portátilescant. 4
Pantallas de presentacióncant. 4
Cables HDMIcant. 8
Adaptadores HDMIcant. 8
Mandos a distancia para presentacionescant. 4
Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Neverascant. 3
Neveras portátilescant. 4
Regletascant. 16
Cables alargadorescant. 20
Alfombrillas para cablescant. 20
Memorias USBcant. 4

Iluminación

Lámparas LEDcant. 16
Lámparas de escritoriocant. 12

Decoración

Banners de empresacant. 12
Carteles direccionalescant. 12
Carteles de standcant. 24
Paneles informativoscant. 24
Juegos de mantelescant. 16
Marcos de patrociniocant. 12

Registro

Portanombrescant. 250
Cordones para acreditacionescant. 250
Formularios de registrocant. 300
Bolígrafoscant. 40
Portapapelescant. 6
Pulserascant. 250

Cocina

Termoscant. 8
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocina y de servircant. 6
Bolsas isotérmicascant. 8
Cajas de almacenamientocant. 12
Pinzas para alimentoscant. 8
Abrebotellascant. 4

Limpieza

Papeleracant. 12
Aspiradorascant. 2
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Sets de escobacant. 3
Paños de limpiezacant. 30
Dispensadores de jabón de manoscant. 8
Dispensadores de papel de cocinacant. 8

Herramientas

Destornilladorescant. 6
Juegos de llaves Allencant. 4
Cinta americanacant. 12
Bridascant. 200
Tijerascant. 8
Cintas métricascant. 4
Guantes de trabajocant. 12

Seguridad

Alfombrillas antideslizantescant. 12
Cinta de advertenciacant. 4
Chalecos reflectantescant. 12
Gafas de seguridadcant. 12

Catering

Compras

Consejos

Cierra la lista de expositores y participantes con al menos 3 semanas de antelación. Así tendrás tiempo para enviar la información técnica, recoger preferencias dietéticas y ajustar la distribución de los stands.
Dibuja la distribución de los stands antes de alquilar o mover el mobiliario. Comprueba cada punto de corriente y calcula cables alargadores, regletas y alfombrillas para cables según la posición real de las mesas.
Imprime las acreditaciones, listas de registro, señales de ruta y rótulos de los stands entre 2 y 3 días antes. Guarda una copia digital y al menos un 10 % de acreditaciones y hojas extra para cambios de última hora.
Confirma las entregas, el catering y el material de demostración 48 horas antes. Revisa también portátiles, pantallas, cables HDMI, adaptadores y mandos de presentación, porque estos elementos suelen faltar aunque el stand esté completo.
Reserva como mínimo 3 horas para el montaje en el lugar. Primero coloca mesas, sillas y paredes de los stands; después fija los paneles, prepara el mostrador de registro y distribuye acreditaciones, folletos, bebidas y equipos.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria sectorial?: Empieza la planificación al menos 6 semanas antes. La lista de expositores, las invitaciones y la distribución de los stands deberían quedar encaminadas durante las primeras 2 semanas.
¿Cuándo hay que confirmar el catering de una feria?: Confírmalo entre 7 y 10 días antes y vuelve a comprobarlo 48 horas antes. En esa segunda revisión incluye el número final de asistentes y las preferencias dietéticas recogidas.
¿Cuánto tiempo se necesita para montar los stands?: Calcula al menos 3 horas para colocar mesas, paredes, paneles, sillas y equipos. Añade 30 minutos de margen si hay muchas conexiones eléctricas o demostraciones que probar.
¿Cuándo se imprimen las acreditaciones y las listas de registro?: Imprímelas entre 2 y 3 días antes, cuando las inscripciones estén casi cerradas. Prepara un 10 % de copias adicionales para cambios, errores o visitantes que se registren en el lugar.

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