Individuele tijdrit organiseren: checklist en planning

Een individuele tijdrit organiseren vraagt vooral om een strakke volgorde: eerst parcours, datum en locaties, daarna vergunningen, inschrijving en vrijwilligers. In de laatste week verschuift de aandacht naar startgroepen, startnummers, tijdwaarneming en verkeersveiligheid. Op de wedstrijddag zelf moeten start- en finishzone, communicatie en reservemateriaal klaarstaan voordat de eerste renner vertrekt. Gebruik deze checklist om niets te laat te regelen en de uitvoering overzichtelijk te houden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Parcours en datum vastleggen
2 personen
Start- en finishlocatie reserveren
Vergunningen en verkeersplan indienen
Verkeersregelaars en vrijwilligers werven
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Inschrijfformulier openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Startgroepen indelen
2 personen
Startlijst publiceren
Vrijwilligersrooster maken
2 personen
Deelnemersinformatie versturen
Startnummers en tijdkaarten drukken
2 personen
Uitslagenformulier voorbereiden
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
2 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Fietsen en reservemateriaal controleren
2 personen
Startnummers sorteren
2 personen
Tijdwaarnemers instrueren
2 personen
Verkeersregelaars instrueren
2 personen
Terrein inspecteren
3 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Start- en finishzone markeren
3 personen
Parcoursbebording plaatsen
4 personen
Verkeershekken plaatsen
4 personen
Inschrijftafel inrichten
2 personen
Tijdwaarneming testen
3 personen
EHBO- en reparatiepunt inrichten
2 personen
Koffie en water klaarzetten
2 personen

Event

Vrijwilligers aanmelden
2 personen
Deelnemers registreren
3 personen
Startnummers uitdelen
2 personen
Deelnemers naar startvak begeleiden
2 personen
Startprocedure uitvoeren
3 personen
Verkeersposten bemannen
8 personen
Finishregistratie uitvoeren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Uitslagen controleren
2 personen
Prijzen klaarzetten
2 personen
Prijsuitreiking begeleiden
3 personen
Deelnemers informeren over uitslag
2 personen
Parcours vrijgeven
3 personen

Nazorg

Verkeershekken verwijderen
4 personen
Parcoursbebording verwijderen
4 personen
Tenten, tafels en stoelen afbreken
4 personen
Servies en materialen afwassen
3 personen
Afval verzamelen en afvoeren
3 personen
Terrein en sanitair schoonmaken
3 personen
Uitslagen en deelnemerslijst archiveren
Geleende materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 40
Statafelsaantal 4
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Herbruikbare drinkbekersaantal 100
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Koffiekopjesaantal 50

Apparatuur

Laptop
Printer
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Stopwatchesaantal 4
Portofoonsaantal 8
Megafoon
Powerbanksaantal 4

Sportmateriaal

Startnummersaantal 100
Startnummerhoudersaantal 100
Reservefietsenaantal 2
Fietspompenaantal 3
Gereedschapskoffersaantal 2
Verkeerskegelsaantal 40
Parcoursbordenaantal 20
Pionnenaantal 20
Afzetlintrollenaantal 6

Veiligheid

Verkeershekkenaantal 20
EHBO-koffersaantal 2
Veiligheidsvestenaantal 15
Nooddekensaantal 10
Zaklampenaantal 6

Organisatie

Klembordenaantal 8
Balpennenaantal 30
Markeerstiftenaantal 10
Printpapieraantal 2
Prijzengeldveloppenaantal 10

Verlichting

Bouwlampenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Schoonmaakemmersaantal 3
Dweilenaantal 3

Catering

Koffiezetapparatenaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Serveerbladenaantal 6
Waterkannenaantal 6
Prijzen en medaillesaantal 10
Boodschappen

Tips

Dien vergunningen en het verkeersplan vroeg in en werf daarna pas gericht verkeersregelaars en vrijwilligers. Plan voor elke verkeerspost een concrete bezetting en geef iedereen vooraf een portofoon- of instructiemoment.
Sluit de inschrijving niet pas op de wedstrijddag. Verwerk de aanmeldingen, dieetwensen en startgroepen vooraf en verstuur deelnemersinformatie zodra de startlijst definitief is.
Druk startnummers en tijdkaarten in één productieronde en sorteer ze op startgroep of startnummer. Leg daarnaast een uitslagenformulier en een werkende printer klaar voor correcties op locatie.
Controleer fietsen, reservefietsen, fietspompen en gereedschapskoffers vóór het terrein wordt opgebouwd. Een korte technische controle de dag ervoor geeft meer tijd om ontbrekend reservemateriaal te regelen.
Controleer de weersverwachting uiterlijk 24 uur vooraf en nogmaals op de wedstrijddag. Zet partytenten, drinkbekers, EHBO-koffers, veiligheidsvesten en nooddekens op vaste plekken zodat vrijwilligers ze direct vinden.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een individuele tijdrit organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, parcours, start- en finishlocatie en vergunningen. Open de inschrijving daarna, zodat je enkele weken hebt voor aanmeldingen, startgroepen en deelnemersinformatie.
Wanneer moet ik de startlijst van een individuele tijdrit publiceren?: Publiceer de startlijst zodra de inschrijving is gesloten en de startgroepen zijn gecontroleerd, bij voorkeur 3 tot 5 dagen voor de tijdrit. Verstuur tegelijk de starttijd, route-instructies en praktische deelnemersinformatie.
Hoeveel tijdwaarnemers heb ik nodig voor een individuele tijdrit?: Plan minimaal 2 tijdwaarnemers: één voor de start en één voor de finish. Bij een groter deelnemersveld of een parcours met meerdere controlepunten heb je per extra meetpunt minstens 1 extra geïnstrueerde vrijwilliger nodig.
Wanneer moet ik het parcours van een individuele tijdrit controleren?: Inspecteer het parcours uiterlijk de dag vóór de tijdrit en opnieuw op de wedstrijddag, bij voorkeur 2 tot 3 uur voor de eerste start. Controleer dan ook verkeerskegels, pionnen, afzetlint, verkeershekken en parcoursborden.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.