Avondvierdaagse organiseren: checklist en planning
Een Avondvierdaagse organiseren vraagt vooral om een strakke voorbereiding van routes, veiligheid en vrijwilligers. Begin met vergunningen en de start- en finishlocatie, voordat je inschrijvingen opent. Daarna leg je routeposten, EHBO, starttijden en deelnemersregistratie vast. In de laatste week draait alles om controleren, printen, sorteren en opbouwen. Met deze checklist zie je welke onderdelen je in welke volgorde regelt en welke materialen vaak pas op het laatste moment worden gemist.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Routevergunningen aanvragen
Start- en finishlocatie vastleggen
2 personen
Routes uitzetten
3 personen
Routekaarten controleren
2 personen
Deelnemersinschrijving openen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Vrijwilligers werven
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Reserveringen bevestigen
Vrijwilligersindeling maken
2 personen
Routeposten toewijzen
2 personen
EHBO-bezetting vastleggen
Starttijden publiceren
Polsbandjes en startkaarten maken
3 personen
Routeborden voorbereiden
3 personen
Deelnemerslijsten afdrukken
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Materialen ophalen
3 personen
Routepakketten samenstellen
4 personen
Dranken koelen
2 personen
Start- en finishterrein opbouwen
8 personen
Versiering ophangen
3 personen
Inschrijftafels klaarzetten
3 personen
Routepijlen plaatsen
6 personen
Waterpunten voorbereiden
4 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen
Weersverwachting controleren
Event
Route en posten nalopen
6 personen
Vrijwilligers aanmelden
2 personen
Inschrijftafels bemannen
4 personen
Startkaarten uitdelen
3 personen
Startgroepen begeleiden
4 personen
Waterpunten bemannen
6 personen
Routeposten bemannen
12 personen
Eindregistratie bijhouden
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
EHBO verlenen
2 personen
Finishterrein afsluiten
4 personen
Route controleren en herstellen
6 personen
Inschrijftafels bemannen
4 personen
Startgroepen begeleiden
4 personen
Waterpunten bemannen
6 personen
Routeposten bemannen
12 personen
Eindregistratie bijhouden
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
EHBO verlenen
2 personen
Finishterrein afsluiten
4 personen
Route controleren en herstellen
6 personen
Inschrijftafels bemannen
4 personen
Startgroepen begeleiden
4 personen
Waterpunten bemannen
6 personen
Routeposten bemannen
12 personen
Eindregistratie bijhouden
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
EHBO verlenen
2 personen
Finishterrein afsluiten
4 personen
Route controleren en herstellen
6 personen
Inschrijftafels bemannen
4 personen
Startgroepen begeleiden
4 personen
Waterpunten bemannen
6 personen
Routeposten bemannen
12 personen
Medaille-uitreiking verzorgen
4 personen
Eindregistratie bijhouden
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
EHBO verlenen
2 personen
Nazorg
Routepijlen verwijderen
6 personen
Terrein opruimen
8 personen
Afval verzamelen
4 personen
Materialen schoonmaken
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Deelnemersgegevens archiveren
Overgebleven voorraad tellen
2 personen
Gehuurde materialen retourneren
3 personen
Locatie schoon opleveren
4 personen
Ongebruikte boodschappen opruimen
2 personen
Bedankbericht versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 4
- Klaptafelsaantal 12
- Klapstoelenaantal 40
- Statafelsaantal 6
- Afzethekkenaantal 20
- Kledingrekkenaantal 2
Apparatuur
- Koelboxenaantal 8
- Verlengsnoerenaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Portofoonsaantal 16
- Megafoonaantal 2
- Laptopsaantal 2
- Labelprinter
Verlichting
- Bouwlampenaantal 6
- Lichtsnoerenaantal 4
Organisatie
- Routebordenaantal 80
- Routepijlenaantal 180
- Startkaartenaantal 500
- Controlekaartenaantal 2000
- Polsbandjesaantal 500
- Stempelsaantal 12
- Stempelkussensaantal 12
- Clipboardsaantal 25
- Pennenaantal 80
- Watervaste stiftenaantal 24
- Printpapieraantal 1000
- Medaillelintenaantal 500
- Medailledozenaantal 500
- Wegwerpregencapesaantal 100
Sportmateriaal
- Markeervlaggenaantal 30
- Pionnenaantal 40
- Koordafzettingaantal 200
Veiligheid
- EHBO-koffersaantal 4
- Veiligheidshesjesaantal 30
- Zaklampenaantal 20
- Batterijenaantal 60
Catering
- Herbruikbare bekersaantal 600
- Koffiekannenaantal 8
- Thermoskannenaantal 8
- Waterkannenaantal 20
- Schenkbladenaantal 8
- Tangenaantal 8
- Serveerschalenaantal 16
- Boodschappen
Servies
- Herbruikbare bordenaantal 500
- Besteksetsaantal 500
- Theeglazenaantal 300
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 12
- Bezemsetsaantal 4
- Dweilenaantal 4
- Emmersaantal 6
Tips
- Vraag routevergunningen en bevestig de start- en finishlocatie ruim vóór de inschrijving opent. Controleer daarna alle routekaarten op omleidingen, gevaarlijke oversteekpunten en ontbrekende routepijlen.
- Maak uiterlijk één week vooraf een vrijwilligersindeling met routeposten, EHBO en start- en finishbezetting. Geef iedere post een tijd, locatie, telefoonnummer en duidelijke taak; portofoons zijn vooral nodig op plekken waar bellen lastig is.
- Sluit de inschrijving enkele dagen vóór de eerste wandelavond, zodat je deelnemerslijsten, startkaarten en polsbandjes op aantallen kunt maken. Verzamel dieetwensen tegelijk met de inschrijving en bevestig reserveringen voordat je boodschappen doet.
- Stel per route een apart routepakket samen met routeborden, pijlen, controlekaarten, stempels, stempelkussens, pennen en een clipboard. Leg daarnaast enkele waterdichte stiften en regencapes klaar; die worden vaak pas gemist zodra het weer omslaat.
- Plan de opbouw van het start- en finishterrein minimaal twee uur vóór de eerste start. Test verlengsnoeren, stekkerdozen, bouwlampen, lichtsnoeren, megafoon en labelprinter voordat deelnemers arriveren, en koel dranken op tijd.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een Avondvierdaagse organiseren?
- Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met vergunningen, routes en de start- en finishlocatie. Open de inschrijving pas nadat veiligheid, routecontrole en vrijwilligersbezetting haalbaar zijn.
- Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een Avondvierdaagse?
- Maak per routepost minimaal 2 vrijwilligers beschikbaar en plan daarnaast een aparte start- en finishploeg en EHBO-bezetting. Tel minstens 10% extra capaciteit op voor afmeldingen en pauzes.
- Wanneer moet ik de startkaarten en deelnemerslijsten maken?
- Verwerk de inschrijvingen tot uiterlijk 3 tot 5 dagen voor de eerste wandelavond. Print daarna de deelnemerslijsten en maak startkaarten en polsbandjes per avond of afstand gesorteerd.
- Wat moet ik op de dag van de Avondvierdaagse klaarzetten?
- Zet het terrein minstens 2 uur voor de eerste start op, inclusief inschrijftafels, routeborden, afzethekken, verlichting en communicatieapparatuur. Controleer vlak voor opening alle routepakketten en de EHBO-bezetting.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!