Checklist pour organiser un contre-la-montre individuel

Un contre-la-montre individuel demande une préparation précise, car chaque départ dépend du parcours, du chronométrage et de la circulation. Commencez par fixer la date et l’itinéraire, puis obtenez les autorisations avant d’ouvrir les inscriptions. Dans les dernières semaines, répartissez les horaires de départ, les postes des bénévoles et le matériel de sécurité. Cette checklist vous aide à suivre l’ordre des tâches et à éviter les oublis fréquents le jour de l’épreuve.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir l’itinéraire et la date
2 personnes
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
Déposer les autorisations et le plan de circulation
Recruter des agents de circulation et des bénévoles
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les groupes de départ
2 personnes
Publier la liste de départ
Établir le planning des bénévoles
2 personnes
Envoyer les informations aux participants
Imprimer les dossards et les cartes de chronométrage
2 personnes
Préparer le formulaire de résultats
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
2 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Vérifier les vélos et le matériel de rechange
2 personnes
Trier les dossards
2 personnes
Donner des instructions aux chronométreurs
2 personnes
Briefer les régulateurs de trafic
2 personnes
Inspecter le site
3 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Marquer la zone de départ et d'arrivée
3 personnes
Installer la signalisation du parcours
4 personnes
Installer des barrières de circulation
4 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Tester le chronométrage
3 personnes
Installer le point de premiers secours et de réparation
2 personnes
Préparer le café et l’eau
2 personnes

Événement

Inscrire les bénévoles
2 personnes
Enregistrer les participants
3 personnes
Distribuer les dossards
2 personnes
Accompagner les participants vers le sas de départ
2 personnes
Exécuter la procédure de départ
3 personnes
Tenir les postes de circulation
8 personnes
Effectuer l’enregistrement à l’arrivée
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Vérifier les résultats
2 personnes
Préparer les prix
2 personnes
Animer la remise des prix
3 personnes
Informer les participants du résultat
2 personnes
Autoriser le parcours
3 personnes

Suivi

Retirer les barrières de circulation
4 personnes
Retirer la signalisation du parcours
4 personnes
Démonter les tentes, les tables et les chaises
4 personnes
Laver la vaisselle et le matériel
3 personnes
Collecter et évacuer les déchets
3 personnes
Nettoyer le site et les sanitaires
3 personnes
Archiver les résultats et la liste des participants
Restituer le matériel emprunté
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tablesqté 8
Chaisesqté 40
Tables hautesqté 4
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Tasses à caféqté 50

Équipement

Ordinateur portable
Imprimante
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Chronomètresqté 4
Talkies-walkiesqté 8
Mégaphone
Batteries externesqté 4

Matériel de sport

Numéros de départqté 100
Porte-dossardsqté 100
Vélos de réserveqté 2
Pompes à véloqté 3
Boîtes à outilsqté 2
Cônes de signalisationqté 40
Panneaux de parcoursqté 20
Cônesqté 20
Rouleaux de ruban de balisageqté 6

Sécurité

Barrières de circulationqté 20
Trousses de premiers secoursqté 2
Gilets de sécuritéqté 15
Couvertures de survieqté 10
Lampes de pocheqté 6

Organisation

Presse-papiersqté 8
Stylos à billeqté 30
Marqueursqté 10
Papier d’impressionqté 2
Enveloppes des prixqté 10

Éclairage

Projecteurs de chantierqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Seaux de nettoyageqté 3
Serpillièresqté 3

Catering

Machines à caféqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 6
Carafes d’eauqté 6
Prix et médaillesqté 10
Courses

Conseils

Déposez les autorisations et le plan de circulation plusieurs semaines avant l’épreuve. Sans validation, le parcours et les postes des agents de circulation ne sont pas définitivement sécurisés.
Fermez les inscriptions avant de répartir les groupes de départ. Prévoyez ensuite un délai d’au moins 3 à 5 jours pour publier la liste et envoyer les horaires aux participants.
Préparez les dossards, cartes de chronométrage et formulaires de résultats au plus tard la veille. Classez les numéros de départ dans l’ordre de passage pour réduire les erreurs au départ.
Briefez les chronométreurs et les régulateurs de trafic avant l’ouverture du site. Une réunion de 20 à 30 minutes suffit pour rappeler les signaux, les horaires et la procédure en cas d’incident.
Contrôlez le parcours et le matériel le matin même. Vérifiez notamment les cônes, panneaux, barrières, talkies-walkies, batteries, vélos de réserve, pompes et trousses de premiers secours.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un contre-la-montre individuel ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps de fixer le parcours, obtenir les autorisations, recruter les bénévoles et traiter les inscriptions.
Quand ouvrir les inscriptions pour un contre-la-montre individuel ?: Ouvrez-les après avoir confirmé la date, le parcours et le lieu de départ et d’arrivée. Une période de 3 à 6 semaines permet généralement de recueillir les inscriptions et les besoins alimentaires.
Quand publier la liste de départ ?: Publiez-la 3 à 5 jours avant l’épreuve, une fois les inscriptions traitées et les groupes répartis. Envoyez en même temps les horaires, les consignes et les informations d’accès.
Que faut-il vérifier la veille d’un contre-la-montre individuel ?: Contrôlez la météo, les dossards, les chronomètres, les talkies-walkies, les batteries et tout le matériel de balisage. Faites aussi une dernière inspection du parcours et confirmez les horaires des bénévoles.

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