Zo organiseer je een Avondvierdaagse

Begin met de route en de vergunningen, niet met de medailles of versiering. Leg eerst de start- en finishlocatie vast, werk de vier routes uit en controleer ze op veiligheid, afstand en duidelijke markering. Daarna open je de inschrijving en verdeel je het werk over vrijwilligers, routeposten en EHBO. In de laatste week draait alles om controle: deelnemerslijsten, startkaarten, routepakketten, routeborden, drank en de opbouw van het terrein.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Routevergunningen aanvragen
2
Start- en finishlocatie vastleggen
2 personen
3
Routes uitzetten
3 personen
4
Routekaarten controleren
2 personen
5
Deelnemersinschrijving openen
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Vrijwilligers werven
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Reserveringen bevestigen
11
Vrijwilligersindeling maken
2 personen
12
Routeposten toewijzen
2 personen
13
EHBO-bezetting vastleggen
14
Starttijden publiceren
15
Polsbandjes en startkaarten maken
3 personen
16
Routeborden voorbereiden
3 personen
17
Deelnemerslijsten afdrukken
2 personen
18
Boodschappenlijst controleren
2 personen
19
Boodschappen doen
3 personen
20
Materialen ophalen
3 personen
21
Routepakketten samenstellen
4 personen
22
Dranken koelen
2 personen
23
Start- en finishterrein opbouwen
8 personen
24
Versiering ophangen
3 personen
25
Inschrijftafels klaarzetten
3 personen
26
Routepijlen plaatsen
6 personen
27
Waterpunten voorbereiden
4 personen
28
Vrijwilligers instrueren
3 personen
29
Weersverwachting controleren

Event

30
Route en posten nalopen
6 personen
31
Vrijwilligers aanmelden
2 personen
32
Inschrijftafels bemannen
4 personen
33
Startkaarten uitdelen
3 personen
34
Startgroepen begeleiden
4 personen
35
Waterpunten bemannen
6 personen
36
Routeposten bemannen
12 personen
37
Eindregistratie bijhouden
3 personen
38
Dranken bijvullen
2 personen
39
EHBO verlenen
2 personen
40
Finishterrein afsluiten
4 personen
41
Route controleren en herstellen
6 personen
42
Inschrijftafels bemannen
4 personen
43
Startgroepen begeleiden
4 personen
44
Waterpunten bemannen
6 personen
45
Routeposten bemannen
12 personen
46
Eindregistratie bijhouden
3 personen
47
Dranken bijvullen
2 personen
48
EHBO verlenen
2 personen
49
Finishterrein afsluiten
4 personen
50
Route controleren en herstellen
6 personen
51
Inschrijftafels bemannen
4 personen
52
Startgroepen begeleiden
4 personen
53
Waterpunten bemannen
6 personen
54
Routeposten bemannen
12 personen
55
Eindregistratie bijhouden
3 personen
56
Dranken bijvullen
2 personen
57
EHBO verlenen
2 personen
58
Finishterrein afsluiten
4 personen
59
Route controleren en herstellen
6 personen
60
Inschrijftafels bemannen
4 personen
61
Startgroepen begeleiden
4 personen
62
Waterpunten bemannen
6 personen
63
Routeposten bemannen
12 personen
64
Medaille-uitreiking verzorgen
4 personen
65
Eindregistratie bijhouden
3 personen
66
Dranken bijvullen
2 personen
67
EHBO verlenen
2 personen

Nazorg

68
Routepijlen verwijderen
6 personen
69
Terrein opruimen
8 personen
70
Afval verzamelen
4 personen
71
Materialen schoonmaken
4 personen
72
Servies afwassen
3 personen
73
Deelnemersgegevens archiveren
74
Overgebleven voorraad tellen
2 personen
75
Gehuurde materialen retourneren
3 personen
76
Locatie schoon opleveren
4 personen
77
Ongebruikte boodschappen opruimen
2 personen
78
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 40
Statafelsaantal 6
Afzethekkenaantal 20
Kledingrekkenaantal 2

Apparatuur

Koelboxenaantal 8
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Portofoonsaantal 16
Megafoonaantal 2
Laptopsaantal 2
Labelprinter

Verlichting

Bouwlampenaantal 6
Lichtsnoerenaantal 4

Organisatie

Routebordenaantal 80
Routepijlenaantal 180
Startkaartenaantal 500
Controlekaartenaantal 2000
Polsbandjesaantal 500
Stempelsaantal 12
Stempelkussensaantal 12
Clipboardsaantal 25
Pennenaantal 80
Watervaste stiftenaantal 24
Printpapieraantal 1000
Medaillelintenaantal 500
Medailledozenaantal 500
Wegwerpregencapesaantal 100

Sportmateriaal

Markeervlaggenaantal 30
Pionnenaantal 40
Koordafzettingaantal 200

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 4
Veiligheidshesjesaantal 30
Zaklampenaantal 20
Batterijenaantal 60

Catering

Herbruikbare bekersaantal 600
Koffiekannenaantal 8
Thermoskannenaantal 8
Waterkannenaantal 20
Schenkbladenaantal 8
Tangenaantal 8
Serveerschalenaantal 16
Boodschappen

Servies

Herbruikbare bordenaantal 500
Besteksetsaantal 500
Theeglazenaantal 300

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Bezemsetsaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 6

Tips

Plan vergunningen en locaties ruim vóór de inschrijving opent. Zonder goedgekeurde routes en een vaste start- en finishplek kun je geen betrouwbare starttijden of deelnemersinformatie publiceren.
Controleer elke route minstens één keer volledig en laat routekaarten door iemand anders nalezen. Markeer kruisingen en twijfelpunten met routepijlen, routeborden of markeervlaggen; juist daar raken deelnemers de weg kwijt.
Maak de vrijwilligersindeling uiterlijk een week vooraf en koppel per routepost een naam, telefoonnummer en taak. Leg ook de EHBO-bezetting en communicatie met portofoons vast, zodat een ontbrekende vrijwilliger niet pas bij de start wordt ontdekt.
Sluit de inschrijving op een vast moment en verwerk dieetwensen en reserveringen direct in één deelnemersoverzicht. Druk deelnemerslijsten, startkaarten en controlekaarten niet pas op de eerste avond af: houd minimaal twee werkdagen over voor correcties.
Bouw het start- en finishterrein vooraf logisch op met aparte plekken voor inschrijving, wachten, vertrek en aankomst. Test stroom, verlichting en communicatie vóór de eerste start en koel de dranken op tijd; verlengsnoeren, stekkerdozen en bouwlampen worden vaak vergeten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een Avondvierdaagse organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met vergunningen, locaties en routes. Open de inschrijving pas wanneer de basisroute en de belangrijkste vrijwilligersrollen geregeld zijn.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een Avondvierdaagse?: Tel per routepost minimaal 2 vrijwilligers, zodat niemand alleen staat en pauzes mogelijk zijn. Voeg daarnaast mensen toe voor inschrijving, start en finish, EHBO, routecontrole en de opbouw.
Wanneer moet je de routes van een Avondvierdaagse controleren?: Controleer iedere route minstens twee keer: eerst bij het uitwerken en nogmaals 1 tot 2 weken voor de start. Loop de routes daarna kort na het plaatsen van de routeborden opnieuw na, vooral bij kruisingen en wegwerkzaamheden.
Wat moet je de dag voor een Avondvierdaagse klaarzetten?: Leg routepakketten, startkaarten, polsbandjes, controlekaarten, stempels en deelnemerslijsten uiterlijk de avond ervoor per route klaar. Zet ook materialen, portofoons, megafoon, verlichting en gekoelde dranken bij elkaar, zodat de opbouw op de dag zelf geen zoekwerk wordt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.