Qué necesitas para un viaje de incentivos

Un viaje de incentivos combina transporte, alojamiento, actividades y comidas, así que la compra debe estar lista antes de que llegue el grupo. Además de bebidas y menaje, necesitarás material para identificar a los participantes, organizar equipos y gestionar el punto de salida. Calcula las cantidades según el número confirmado de asistentes y añade un pequeño margen para imprevistos. Esta lista te ayuda a comprobar lo que debes comprar o llevar antes de cerrar el paquete de participantes.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 4
Sillas plegablescant. 35
Percheroscant. 3

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 40
Copas de vino reutilizablescant. 35
Platos reutilizablescant. 40
Cubiertos reutilizablescant. 40
Tazas de cafécant. 35

Cocina

Neveras portátilescant. 4
Termoscant. 4
Bandejas de servircant. 8
Bandejas de serviciocant. 6
Tijerascant. 3
Abrebotellascant. 4

Equipo

Altavoces portátilescant. 2
Micrófono
Baterías externascant. 4
Cables alargadorescant. 3
Regletascant. 3
Botiquín de primeros auxilios
Linternascant. 3

Decoración

Mantelescant. 6
Tarjetas de nombrecant. 35
Pulserascant. 35
Cartel de bienvenida
Guirnalda de banderinescant. 4

Material deportivo

Cintas del equipocant. 6
Discos de marcajecant. 20
Cronómetrocant. 2
Carpetas de tareascant. 6
Bolígrafoscant. 40

Limpieza

Papeleracant. 4
Palangana para lavarcant. 2
Cepillos para fregarcant. 3
Paños de microfibracant. 8
Dispensadores de jabón de manoscant. 3

Artículos de viaje

Etiquetas de equipajecant. 40
Carpetas para documentoscant. 4
Portapapelescant. 3
Portabolígrafoscant. 3

Catering

Compras
- Café - 2 paquetes
- Surtido de té - 2 cajas
- Azúcar - 1 kilo
- Leche - 5 litros
- Leche de avena - 3 litros
- Cola - 6 botellas
- Cola Zero - 6 botellas
- Zumo de naranja - 6 litros
- Zumo de manzana - 4 litros
- Spa Blauw - 36 botellas
- Spa Rood - 12 botellas
- Agua con gas - 6 botellas
- Cubitos de hielo - 10 kilos
- Manzanas - 35 unidades
- Plátanos - 35 unidades
- Uvas - 3 kilos
- Barritas de muesli - 40 unidades
- Patatas fritas sabor pimentón - 4 bolsas
- Patatas fritas naturales - 4 bolsas
- Snacks salados - 4 bolsas
- Mix de frutos secos - 2 kilos
- Crackers - 4 paquetes
- Hummus - 4 tarrinas
- Queso crema - 3 tarrinas
- Queso joven - 2 kilos
- Jamón cocido - 1,5 kilo
- Pechuga de pollo ahumada - 1,5 kilo
- Pepinos - 6 unidades
- Tomates cherry - 2 kilos
- Mantequilla de hierbas - 4 tarrinas
- Barras de pan - 8 unidades
- Aceitunas - 4 frascos
- Mayonesa - 2 botellas
- Ketchup - 2 botellas
- Mostaza - 2 frascos
- Sal - 1 bote
- Pimienta - 1 bote
- Aceite de oliva - 1 botella
- Zumo de limón - 2 botellas
- Galletas - 6 paquetes
- Brownies - 40 unidades
- Chocolate - 2 kilos
- Servilletas - 5 paquetes
- Papel de cocina - 6 rollos
- Papel higiénico - 24 rollos
- Bolsas de basura - 2 rollos
- Lavavajillas - 2 botellas
- Limpiador multiusos - 2 botellas
- Gel desinfectante - 4 botellas
- Toallitas húmedas - 4 paquetes

Consejos

Calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y entre 1 y 2 por cada hora adicional. Enfría las bebidas con antelación y lleva neveras portátiles para los desplazamientos.
Prepara una acreditación, pulsera o tarjeta de nombre por participante y añade 5 unidades extra. Lleva también bolígrafos para corregir cambios de última hora en los grupos o habitaciones.
Para el punto de salida, lleva al menos una mesa plegable, un cartel de bienvenida y una lista de asistencia impresa. Ten una copia adicional de la lista por si se pierde la primera.
Carga las baterías externas y comprueba los cables, alargadores y regletas el día anterior. Si habrá explicaciones para todo el grupo, prueba el altavoz y el micrófono antes de salir.
Separa el material de las actividades en carpetas por equipo y cuenta una carpeta y un bolígrafo por grupo. Incluye discos de marcaje, cintas de equipo y un cronómetro si forman parte de las pruebas.

Preguntas frecuentes

¿Cuántas bebidas necesito para un viaje de incentivos?: Calcula de 2 a 3 bebidas por persona para la primera hora y de 1 a 2 por cada hora adicional. Añade un margen del 10 % y conserva las bebidas en neveras portátiles o termos según el tipo de servicio.
¿Cuándo debo preparar las acreditaciones y el paquete de participantes?: Prepara las acreditaciones, pulseras y carpetas entre 2 y 3 días antes del viaje, cuando la lista de participantes ya esté comprobada. Reserva el último día para añadir cambios de contacto, preferencias dietéticas o asignaciones de grupo.
¿Cuánto menaje reutilizable debo llevar?: Lleva un vaso reutilizable y un plato, cubierto y taza de café por persona, más un 10 % de reserva. Si hay una cena o varias pausas de comida, confirma con el lugar si aporta parte del menaje antes de comprarlo.
¿Qué debo llevar al punto de salida?: Lleva la mesa de registro, el cartel de bienvenida, la lista de asistencia, tarjetas de nombre, pulseras y bolígrafos. Prepara todo en una caja o carpeta la noche anterior y llega al menos 30 minutos antes de la hora de reunión.

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