Einkaufsliste für eine Incentive-Reise

Bei einer Incentive-Reise brauchst du mehr als Hotelbuchung und Programm: Am Startpunkt müssen Namensschilder, Teilnehmerpakete und Reisedokumente bereitliegen, während Getränke gekühlt und Technik geladen ist. Plane Gläser, Teller und Besteck passend zur Teilnehmerzahl und nimm für Aktivitäten zusätzlich Markierscheiben, Teambänder und Aufgabenmappen mit. Prüfe spätestens am Vortag, ob Powerbanks, Verlängerungskabel und Notfallmaterial vollständig sind. So fehlen weder beim Empfang noch während der Gruppenaufgaben wichtige Kleinigkeiten.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappischeAnz. 4
KlappstühleAnz. 35
KleiderständerAnz. 3

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 40
Wiederverwendbare WeingläserAnz. 35
Mehrweg-TellerAnz. 40
Wiederverwendbares BesteckAnz. 40
KaffeetassenAnz. 35

Küche

KühlboxenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 4
ServierschalenAnz. 8
ServiertablettsAnz. 6
ScherenAnz. 3
FlaschenöffnerAnz. 4

Ausstattung

Tragbare LautsprecherAnz. 2
Mikrofon
PowerbanksAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 3
Erste-Hilfe-Kasten
TaschenlampenAnz. 3

Dekoration

TischdeckenAnz. 6
NamensschilderAnz. 35
ArmbänderAnz. 35
Willkommensschild
WimpelketteAnz. 4

Sportmaterial

TeambänderAnz. 6
MarkierscheibenAnz. 20
StoppuhrAnz. 2
AufgabenmappenAnz. 6
StifteAnz. 40

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 4
SpülwanneAnz. 2
SpülbürstenAnz. 3
MikrofasertücherAnz. 8
HandseifenspenderAnz. 3

Reiseutensilien

GepäckanhängerAnz. 40
DokumentenmappenAnz. 4
KlemmbretterAnz. 3
StiftehalterAnz. 3

Catering

Einkäufe
- Kaffee - 2 Packungen
- Teesortiment - 2 Kartons
- Zucker - 1 Kilo
- Milch - 5 Liter
- Hafermilch - 3 liter
- Cola - 6 Flaschen
- Cola Zero - 6 Flaschen
- Orangensaft - 6 Liter
- Apfelsaft - 4 Liter
- Spa Blauw - 36 Flaschen
- Spa Rood - 12 Flaschen
- Sprudelwasser - 6 Flaschen
- Eiswürfel - 10 Kilo
- Äpfel - 35 Stück
- Bananen - 35 Stück
- Trauben - 3 Kilo
- Müsliriegel - 40 Stück
- Paprikachips - 4 Tüten
- Naturelchips - 4 Tüten
- Salzgebäck - 4 Tüten
- Nussmix - 2 Kilo
- Cracker - 4 Packungen
- Hummus - 4 Schalen
- Frischkäse - 3 Becher
- Junger Käse - 2 Kilo
- Gekochter Schinken - 1,5 Kilo
- Geräucherte Hähnchenbrust - 1,5 kilo
- Gurken - 6 Stück
- Cherrytomaten - 2 Kilo
- Kräuterbutter - 4 Becher
- Baguettes - 8 Stück
- Oliven - 4 Gläser
- Mayonnaise - 2 Flaschen
- Ketchup - 2 Flaschen
- Senf - 2 Gläser
- Salz - 1 Dose
- Pfeffer - 1 Dose
- Olivenöl - 1 Flasche
- Zitronensaft - 2 Flaschen
- Kekse - 6 Packungen
- Brownies - 40 Stück
- Schokolade - 2 Kilo
- Servietten - 5 Packungen
- Küchenpapier - 6 Rollen
- Toilettenpapier - 24 Rollen
- Müllsäcke - 2 Rollen
- Spülmittel - 2 Flaschen
- Allzweckreiniger - 2 Flaschen
- Handdesinfektionsmittel - 4 Flaschen
- Feuchttücher - 4 Packungen

Tipps

Plane pro Teilnehmer ein Namensschild, ein Armband und ein Teilnehmerpaket ein. Lege jeweils 5 bis 10 Prozent Reserve zurück, falls sich kurzfristig jemand anmeldet oder ein Schild verloren geht.
Rechne für den ersten Veranstaltungsabend mit 2 bis 3 Getränken pro Person und Stunde. Stelle Kühlboxen und Flaschenöffner spätestens 2 Stunden vor dem Empfang bereit; Getränke brauchen je nach Menge deutlich länger zum Durchkühlen.
Nimm für jede Aktivitätsgruppe eine Aufgabenmappe und ausreichend Stifte mit. Plane mindestens 1 Stoppuhr pro paralleler Gruppe sowie zusätzliche Teambänder und Markierscheiben für Ersatz und wechselnde Teams.
Lade tragbare Lautsprecher, Mikrofon und Powerbanks am Vorabend vollständig auf. Packe Verlängerungskabel ein und teste die Tonanlage mindestens 60 Minuten vor dem Startpunkt, nicht erst beim Programmpunkt.
Plane Geschirr und Mobiliar nach der tatsächlichen Teilnehmerzahl: je Person mindestens ein Mehrweg-Teller, ein Besteckset und ein Trinkglas; für ein Dinner zusätzlich ein Weinglas. Tischdecken, Servierschalen und Serviertabletts werden häufig erst beim Aufbau vermisst.

Häufige Fragen

Was gehört auf eine Einkaufs- und Packliste für eine Incentive-Reise?: Für den Empfang brauchst du unter anderem Namensschilder, Armbänder, Trinkgläser, Kühlboxen und ein Willkommensschild. Für Aktivitäten gehören Teambänder, Markierscheiben, Stoppuhren, Aufgabenmappen und Stifte dazu; Technik wie Lautsprecher, Mikrofon und Powerbanks wird oft vergessen.
Wie viele Getränke brauche ich für eine Incentive-Reise?: Rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und danach mit etwa 1 bis 2 Getränken pro Person und Stunde. Plane zusätzlich Wasser für das gesamte Programm ein und stelle die Getränke mindestens 2 Stunden vor Beginn kalt.
Wie viel Geschirr brauche ich pro Teilnehmer?: Plane pro Person mindestens einen Mehrweg-Teller, ein Besteckset und ein wiederverwendbares Trinkglas ein. Für ein Dinner brauchst du zusätzlich ein Weinglas pro Person; bei mehreren Essenszeiten sind 10 Prozent Reserve oder eine Spülmöglichkeit sinnvoll.
Wann sollte ich die Sachen für die Incentive-Reise vorbereiten?: Packe Teilnehmerpakete, Namensschilder und Reisedokumente spätestens am Vortag. Lade die Technik ebenfalls am Vorabend und lege Getränke, Teilnehmerliste sowie Startpunkt-Material mindestens 60 Minuten vor dem Eintreffen der Gruppe bereit.

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