Checklist voor een improvisatieavond organiseren
Een improvisatieavond valt of staat met een strak speelvlak, duidelijke afspraken en materiaal dat direct klaarstaat. Regel eerst de locatie, spelers en presentator; werk daarna het programma, de spelvormen en de publieksinput uit. In de laatste week controleer je aanmeldingen, dieetwensen, techniek en toegang. Op de dag zelf draait het vooral om een leeg speelvlak, goed zichtbare bewegwijzering en een korte briefing voor spelers en presentator.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Locatie reserveren
Improvisatiespelers bevestigen
Presentator vastleggen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Programma samenstellen
2 personen
Spelvormen selecteren
2 personen
Publiekssuggesties voorbereiden
2 personen
Deelnemersinformatie versturen
Draaiboek uitwerken
Aanwezigheidslijst printen
Naamkaartjes maken
2 personen
Spelkaarten printen
2 personen
Bewegwijzering printen
Boodschappen doen
2 personen
Sleutels en toegang regelen
Materialen verzamelen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Locatie controleren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Speelvlak inrichten
3 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Verlichting plaatsen
2 personen
Audioapparatuur aansluiten
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Spelkaarten klaarleggen
2 personen
Welkomstbalie inrichten
2 personen
Spelersbriefing houden
3 personen
Event
Gasten ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
Opening aankondigen
Improvisatiespellen begeleiden
4 personen
Pauzedrankjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes bijvullen
2 personen
Publiekssuggesties verzamelen
2 personen
Finale begeleiden
4 personen
Bedankwoord uitspreken
Gasten uitzwaaien
3 personen
Nazorg
Materialen afbouwen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Stoelenaantal 60
- Tafelsaantal 6
- Hoge statafelsaantal 4
- Kapstokkenaantal 2
- Afvalbakkenaantal 4
Servies
- Drinkglazenaantal 70
- Koffiekopjesaantal 35
- Bordenaantal 70
- Vorkenaantal 70
- Messenaantal 70
- Lepelsaantal 35
- Schaaltjesaantal 12
- Serveerbladenaantal 8
Apparatuur
- Draagbare speaker
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Microfoonstandaardsaantal 2
- Laptop
- Verlengsnoerenaantal 4
- Stekkerdozenaantal 3
- Keukentimer
- Whiteboard
- Whiteboardstiftenaantal 6
- Kleedkamerschermaantal 2
Verlichting
- LED-lampenaantal 6
- Lichtsnoerenaantal 3
Decoratie
- Welkomstbanner
- Tafelkledenaantal 6
- Naamkaartjesaantal 60
- Plakbandaantal 4
Keuken
- Koffiezetapparaat
- Waterkokersaantal 2
- Koelboxenaantal 3
- Snijplankenaantal 3
- Broodmessenaantal 2
- Opscheplepelsaantal 6
- Thermoskannenaantal 3
- Serveertangenaantal 4
- Scharenaantal 2
- Bewaarbakkenaantal 6
Schoonmaak
- Emmersaantal 2
- Dweilenaantal 2
- Stoffer en blikaantal 2
- Sponsjesaantal 6
Catering
- Boodschappen
Tips
- Bevestig spelers en presentator uiterlijk twee weken vooraf. Stuur deelnemersinformatie met aankomsttijd, contactpersoon, kledingadvies en de afgesproken spelopzet.
- Plan de publieksinput vóór de avond. Leg bijvoorbeeld per spelvorm enkele startideeën klaar en zet een whiteboard met stiften op een plek waar suggesties snel verzameld kunnen worden.
- Test techniek vóór de eerste gast binnenkomt. Controleer de draagbare speaker, draadloze microfoons, microfoonstandaards, laptop, verlengsnoeren en stekkerdozen; leg reservebatterijen klaar als die nodig zijn.
- Richt het speelvlak anders in dan de publieksruimte. Houd stoelen en tafels buiten het speelvlak, plaats de verlichting gericht op de spelers en zet een kleedkamerscherm neer voor een afgeschermde omkleedplek.
- Zet catering niet pas bij aanvang klaar. Zet dranken tijdig koud, bereid hapjes vooraf en controleer of er genoeg drinkglazen, borden, bestek, servies en afvalbakken zijn voor het verwachte aantal bezoekers.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een improvisatieavond organiseren?
- Begin 6 tot 8 weken vooraf met de locatie, improvisatiespelers en presentator. Verstuur uitnodigingen ongeveer 4 weken vooraf en bevestig het definitieve programma uiterlijk 7 dagen voor de avond.
- Hoeveel tijd heb ik nodig om een improvisatieavond op te bouwen?
- Reken op 2 tot 3 uur voor tafels en stoelen, het speelvlak, decoratie, verlichting, techniek en catering. Plan daarna nog 30 minuten voor een technische test en een briefing met spelers en presentator.
- Wat moet ik klaarzetten voor een improvisatieavond?
- Zet naast stoelen en tafels ook microfoons, standaards, speaker, laptop, verlengsnoeren, stekkerdozen, spelkaarten, naamkaartjes, een whiteboard en bewegwijzering klaar. Voor de ontvangst heb je bovendien glazen, servies, hapjes, dranken en afvalbakken nodig.
- Hoeveel spelvormen passen in een improvisatieavond?
- Plan bij een avond van ongeveer 2 uur meestal 5 tot 7 spelvormen, afhankelijk van de groepsgrootte en de publieksinteractie. Houd per spel 10 tot 15 minuten aan en reserveer minstens 10 minuten voor pauze en overgangsmomenten.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!