Improvisationsabend organisieren: die praktische Checkliste
Ein Improvisationsabend steht und fällt mit einem klaren Ablauf, gut vorbereiteten Spielformen und funktionierender Technik. Reserviere den Ort früh, bestätige Spieler und Moderation und verschicke die Einladungen rechtzeitig. Vor dem Einlass brauchst du unter anderem Spielkarten, Namensschilder, Publikumsvorschläge, Getränke und einen eingerichteten Spielbereich. Diese Checkliste führt dich von der ersten Planung bis zur Kontrolle am Veranstaltungstag.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Location reservieren
Improvisationsspieler bestätigen
Moderator festlegen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Programm zusammenstellen
2 Personen
Spielformen auswählen
2 Personen
Publikumsvorschläge vorbereiten
2 Personen
Teilnehmerinformationen versenden
Ablaufplan ausarbeiten
Anwesenheitsliste drucken
Namensschilder erstellen
2 Personen
Spielkarten drucken
2 Personen
Beschilderung drucken
Einkaufen gehen
2 Personen
Schlüssel und Zugang organisieren
Materialien zusammenstellen
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Ort überprüfen
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Spielfeld einrichten
3 Personen
Dekoration aufhängen
2 Personen
Beleuchtung anbringen
2 Personen
Audioausrüstung anschließen
2 Personen
Mikrofone testen
2 Personen
Spielkarten bereitlegen
2 Personen
Empfangstresen einrichten
2 Personen
Spielerbriefing abhalten
3 Personen
Event
Gäste empfangen
3 Personen
Anwesenheit erfassen
2 Personen
Willkommensgetränke servieren
2 Personen
Eröffnung ankündigen
Improvisationsspiele anleiten
4 Personen
Pausengetränke servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Snacks nachfüllen
2 Personen
Publikumsvorschläge sammeln
2 Personen
Finale betreuen
4 Personen
Dankesrede halten
Gäste verabschieden
3 Personen
Nachbereitung
Materialien abbauen
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Abfall sammeln
2 Personen
Location reinigen
3 Personen
Restbestand einlagern
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 60
- TischeAnz. 6
- Hohe StehtischeAnz. 4
- KleiderständerAnz. 2
- AbfallbehälterAnz. 4
Geschirr
- TrinkgläserAnz. 70
- KaffeetassenAnz. 35
- TellerAnz. 70
- GabelnAnz. 70
- MesserAnz. 70
- LöffelAnz. 35
- SchälchenAnz. 12
- ServiertablettsAnz. 8
Ausstattung
- Tragbarer Lautsprecher
- FunkmikrofoneAnz. 2
- MikrofonständerAnz. 2
- Laptop
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 3
- Küchentimer
- Whiteboard
- WhiteboardmarkerAnz. 6
- UmkleideschirmAnz. 2
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 6
- LichterkettenAnz. 3
Dekoration
- Willkommensbanner
- TischdeckenAnz. 6
- NamensschilderAnz. 60
- KlebebandAnz. 4
Küche
- Kaffeemaschine
- WasserkocherAnz. 2
- KühlboxenAnz. 3
- SchneidebretterAnz. 3
- BrotmesserAnz. 2
- ServierlöffelAnz. 6
- ThermoskannenAnz. 3
- ServierzangenAnz. 4
- ScherenAnz. 2
- AufbewahrungsbehälterAnz. 6
Reinigung
- EimerAnz. 2
- WischmopsAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- SchwämmeAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Programm und Spielformen spätestens 10 bis 14 Tage vorher fest. So kannst du Spielkarten drucken, Publikumsvorschläge vorbereiten und den Ablaufplan an Spieler und Moderation verschicken.
- Bestätige Ort, Schlüssel, Zugang und Technik mindestens 3 Tage vor dem Abend. Teste Lautsprecher, Funkmikrofone, Laptop, Mikrofonständer und Verlängerungskabel einmal vollständig vor Ort.
- Plane den Einlass mit einer gedruckten Anwesenheitsliste und Namensschildern. Stelle die Beschilderung, das Willkommensbanner und einen Kleiderständer vor Beginn sichtbar auf, damit Rückfragen nicht den Start verzögern.
- Richte den Raum mindestens 90 Minuten vor Beginn ein. Stelle Stühle und Tische auf, markiere das Spielfeld, bringe Beleuchtung und Lichterketten an und halte einen Umkleideschirm für die Spieler bereit.
- Bereite Getränke und Snacks erst nach der Raumkontrolle vor und stelle sie nicht direkt am Spielfeld auf. Prüfe dabei die erfassten Ernährungswünsche und stelle Gläser, Teller, Besteck, Schälchen und Serviertabletts bereit.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Improvisationsabend organisieren?
- Beginne mindestens 4 bis 6 Wochen vorher mit der Reservierung des Veranstaltungsorts und der Anfrage bei den Improvisationsspielern. Zwei Wochen vor dem Termin sollten Einladungen, Programm und Spielformen feststehen.
- Wie viele Stühle braucht man für einen Improvisationsabend?
- Plane pro erwarteter Zuschauerperson einen Stuhl und ergänze 5 bis 10 Prozent Reserve. Für 40 Gäste stellst du daher etwa 42 bis 44 Stühle bereit, zusätzlich zu den Sitzplätzen für Spieler und Moderation.
- Wann sollte man die Technik für den Improabend testen?
- Führe einen vollständigen Techniktest spätestens 3 Tage vorher durch und wiederhole ihn am Veranstaltungstag mindestens 60 Minuten vor dem Einlass. Prüfe besonders Mikrofone, Lautsprecher, Laptop und alle Verlängerungskabel.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Improvisationsabend?
- Plane für Aufbau und Kontrolle mindestens 90 Minuten ein. Darin enthalten sind Bestuhlung, Spielfeld, Beleuchtung, Dekoration, Materialien, Getränke sowie die Prüfung von Zugang und Technik.
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