Organiser une soirée d’improvisation : la checklist

Une soirée d’improvisation demande plus qu’un espace et quelques idées de jeux. Il faut confirmer les improvisateurs, l’animateur et le lieu assez tôt, puis cadrer les inscriptions, les besoins alimentaires et le déroulé. Les cartes de jeu, les suggestions du public, les badges et la signalétique sont faciles à oublier jusqu’au dernier moment. Cette checklist rassemble les 48 tâches et 44 fournitures du plan, afin de suivre la préparation dans l’ordre et d’arriver prêt le jour J.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu
Confirmer les improvisateurs
Réserver un animateur
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Établir le programme
2 personnes
Sélectionner les formats de jeux
2 personnes
Préparer les suggestions du public
2 personnes
Envoyer les informations aux participants
Élaborer le déroulé
Imprimer la liste de présence
Créer des badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les cartes de jeu
2 personnes
Imprimer la signalisation
Faire les courses
2 personnes
Organiser les clés et l’accès
Rassembler le matériel
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Vérifier le lieu
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Aménager l’aire de jeu
3 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Installer l’éclairage
2 personnes
Brancher le matériel audio
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Préparer les cartes de jeu
2 personnes
Installer le bureau d’accueil
2 personnes
Animer le briefing des joueurs
3 personnes

Événement

Accueillir les invités
3 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
Annoncer l'ouverture
Animer des jeux d'improvisation
4 personnes
Servir les boissons de la pause
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
Recueillir les suggestions du public
2 personnes
Encadrer la finale
4 personnes
Prononcer le discours de remerciement
Raccompagner les invités
3 personnes

Suivi

Démonter le matériel
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 60
Tablesqté 6
Tables hautesqté 4
Porte-manteauxqté 2
Poubellesqté 4

Vaisselle

Verres à boireqté 70
Tasses à caféqté 35
Assiettesqté 70
Fourchettesqté 70
Couteauxqté 70
Cuillèresqté 35
Petits bolsqté 12
Plateaux de serviceqté 8

Équipement

Enceinte portable
Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 2
Ordinateur portable
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 3
Minuteur de cuisine
Tableau blanc
Marqueurs pour tableau blancqté 6
Paravent de logeqté 2

Éclairage

Lampes LEDqté 6
Guirlandes lumineusesqté 3

Décoration

Bannière de bienvenue
Nappesqté 6
Badges nominatifsqté 60
Ruban adhésifqté 4

Cuisine

Machine à café
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 3
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 2
Louchesqté 6
Thermosqté 3
Pinces de serviceqté 4
Ciseauxqté 2
Bacs de conservationqté 6

Nettoyage

Seauxqté 2
Serpillièresqté 2
Balayette et pelleqté 2
Épongesqté 6

Catering

Courses

Conseils

Bloque le lieu avant de confirmer la date aux participants, puis vérifie au moins 7 jours avant la soirée les clés, l’accès, les tables, les chaises et l’aire de jeu.
Envoie les informations pratiques après les inscriptions : horaire, adresse, déroulé, rôle de chacun et besoins alimentaires. Prévois une liste de présence imprimée, même si les inscriptions sont en ligne.
Teste le son et l’éclairage avant l’arrivée du public. Une enceinte portable, les microphones sans fil, les pieds de micro, les rallonges et les multiprises doivent être installés puis vérifiés ensemble.
Prépare les cartes de jeu et les suggestions du public à l’avance, puis garde un tableau blanc et des marqueurs à portée de main pour modifier le programme sans interrompre la soirée.
Mets les boissons au frais et prépare les en-cas avant l’installation finale. Dispose les verres, assiettes, couverts, bols et plateaux de service pour éviter de chercher la vaisselle pendant les jeux.

Questions fréquentes

Quand réserver le lieu pour une soirée d’improvisation ?: Réserve le lieu dès que la date et le format sont décidés, idéalement 4 à 6 semaines à l’avance. Confirme ensuite les horaires d’accès, les clés, le mobilier disponible et les contraintes de sonorisation au moins 7 jours avant.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer une soirée d’improvisation ?: Prévois environ 2 heures pour vérifier le lieu, installer les tables et les chaises, aménager l’aire de jeu, régler l’éclairage et tester le son. Ajoute 30 minutes si la décoration, la signalétique et les boissons doivent aussi être mises en place.
Que faut-il préparer pour les participants avant la soirée ?: Envoie les informations pratiques au plus tard 3 jours avant : adresse, heure d’arrivée, déroulé, consignes et besoins particuliers. Prépare aussi les badges nominatifs, la liste de présence et les cartes de jeu avant l’ouverture des portes.
Quand acheter les boissons et les en-cas pour une soirée d’improvisation ?: Fais les courses 1 à 2 jours avant, puis mets les boissons au frais le jour même. Vérifie les besoins alimentaires recueillis lors des inscriptions avant de finaliser les en-cas et la vaisselle.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.