Checklist voor een ICT-congres organiseren

Een ICT-congres vraagt meer voorbereiding dan alleen een programma en een zaal. Je regelt tegelijk sprekers, techniek, registratie, catering en de informatie voor deelnemers. Begin met datum, programma en locatie, en werk daarna naar uitnodigingen en aanmeldingen toe. In de laatste week controleer je presentaties, naamkaartjes, zaalindeling en alle audiovisuele apparatuur. Deze checklist helpt je de 69 taken en 49 benodigdheden in de juiste volgorde af te werken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Sprekers benaderen
2 personen
Locatie en zalen reserveren
2 personen
Catering reserveren
2 personen
Audiovisuele apparatuur reserveren
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Sprekersinformatie verzamelen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Parkeerinformatie versturen
Naamkaartjes ontwerpen
Programma laten drukken
Presentaties verzamelen
Presentaties controleren
2 personen
Deelnemerslijst exporteren
Naamkaartjes printen
2 personen
Welkomstmappen samenstellen
3 personen
Boodschappen doen
2 personen
Apparatuur ophalen
2 personen
Locatie controleren
2 personen
Sprekersbriefing versturen
Dranken koud zetten
2 personen
Zaalindeling uitzetten
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Naamkaartjes klaarleggen
2 personen
Welkomstmappen klaarleggen
2 personen
Presentaties op laptop zetten
2 personen
Projector en scherm aansluiten
2 personen
Microfoons aansluiten
2 personen
Wifi en netwerk testen
2 personen
Geluidsniveau testen
2 personen
Licht en ventilatie controleren
Koffie- en theestation inrichten
2 personen
Lunchbuffet klaarzetten
3 personen
Technische briefing houden
4 personen
Registratieteam instrueren
3 personen
Sprekers ontvangen
2 personen

Event

Deelnemers registreren
4 personen
Welkomstmappen uitdelen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Opening begeleiden
2 personen
Presentaties ondersteunen
2 personen
Vragen uit de zaal verzamelen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffiepauze verzorgen
3 personen
Pauzetafels schoonmaken
2 personen
Lunch serveren
4 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Netwerkmoment begeleiden
2 personen
Avondprogramma begeleiden
2 personen
Laatste vragen beantwoorden
2 personen
Afsluiting verzorgen
2 personen
Deelnemers uitgeleiden
2 personen

Nazorg

Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Presentaties veiligstellen
Zaal opruimen
5 personen
Zaal en keuken schoonmaken
3 personen
Tafels en stoelen terugzetten
4 personen
Apparatuur inpakken
2 personen
Apparatuur retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad sorteren
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Deelnemersbedankje versturen
Sprekers bedanken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 120
Tafelsaantal 18
Registratietafelaantal 2
Krukkenaantal 8
Spreektafel
Lessenaar

Apparatuur

Projectoraantal 2
Projectieschermaantal 2
Presentatielaptopaantal 2
Draadloze microfoonaantal 3
Microfoonstandaardaantal 2
Geluidsspeakeraantal 2
Mengpaneel
HDMI-kabelaantal 4
HDMI-adapteraantal 4
Stekkerdoosaantal 8
Verlengkabelaantal 8
Wifi-routeraantal 2
USB-sticksaantal 10
Powerbanksaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Waterglazenaantal 120
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 12
Koffiekannenaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 4
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 3
Thermoskannenaantal 6
Serveerbestekaantal 12
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3

Decoratie

Naamkaartjesaantal 120
Badgehoudersaantal 120
Tafelnummersaantal 18
Informatiebordenaantal 8
Pijlenstickersaantal 30
Tafelkleedaantal 18
Naambordsprekersaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalzakkenaantal 100
Papieren handdoekenaantal 12
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Microvezeldoekenaantal 12
Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Toiletpapieraantal 24

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de techniek niet pas op de congresdag. Reserveer projector, scherm, presentatielaptop, microfoons, speakers, mengpaneel, HDMI-kabels en adapters vooraf en test elke presentatie minimaal één keer.
Sluit de deelnemersregistratie enkele dagen voor het congres af. Exporteer daarna de deelnemerslijst, print naamkaartjes en verwerk dieetwensen voordat de catering definitief wordt bevestigd.
Vraag presentaties uiterlijk 3 werkdagen vooraf op. Controleer bestanden op lettertypen, video’s, beeldverhouding en aansluitingen en zet een reservekopie op USB-sticks en de presentatielaptop.
Maak de deelnemersinformatie praktisch: stuur parkeerinformatie en het programma vooraf en leg bij de registratietafel naamkaartjes, welkomstmappen en een duidelijke route naar de zalen klaar.
Reserveer opbouwtijd op de congresdag. Zet tafels en stoelen, de zaalindeling, registratie en spreekplek minstens 2 uur vóór de ontvangst klaar en zet dranken tijdig koud.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een ICT-congres organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 maanden vooraf met datum, programma, sprekers en locatie. Reserveer catering en audiovisuele apparatuur zodra de datum en het verwachte deelnemersaantal bekend zijn.
Wanneer moet ik sprekers voor een ICT-congres benaderen?: Benader sprekers uiterlijk 3 tot 4 maanden vooraf, zodat onderwerpen en tijden in het programma passen. Vraag hun definitieve presentatie uiterlijk 3 werkdagen vóór het congres op.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een ICT-congres op te bouwen?: Plan minimaal 2 uur voor zaalindeling, tafels en stoelen, registratie, techniek en een volledige geluidstest. Reserveer extra tijd als meerdere zalen of presentatieruimtes worden gebruikt.
Wanneer moet de catering voor een ICT-congres definitief zijn?: Verzamel dieetwensen tot ongeveer 1 week vooraf en bevestig daarna aantallen en speciale maaltijden met de cateraar. Houd op de congresdag rekening met koffie, water en catering per pauzemoment.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.