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ICT-Kongress organisieren: Checkliste für die Planung

Ein ICT-Kongress braucht früh klare Zuständigkeiten, verlässliche Technik und vollständige Teilnehmerdaten. Lege zuerst Datum, Programm, Räume und Referenten fest, bevor du Einladungen verschickst oder das Anmeldeformular öffnest. In den letzten Wochen kommen Präsentationen, Ernährungswünsche, Namensschilder und Parkinformationen dazu. Kurz vor Beginn zählen Raumaufteilung, Techniktest, Getränke und ein vollständiges Sprecherbriefing. Diese Checkliste ordnet die wichtigsten Schritte nach ihrem richtigen Zeitpunkt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Programm festlegen

    2 Personen

  • Referenten ansprechen

    2 Personen

  • Location und Räume reservieren

    2 Personen

  • Catering reservieren

    2 Personen

  • Audiovisuelle Ausrüstung reservieren

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldeformular öffnen

  • Sprecherinformationen sammeln

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Parkinformationen versenden

  • Namensschilder entwerfen

  • Programm drucken lassen

  • Präsentationen sammeln

  • Präsentationen prüfen

    2 Personen

  • Teilnehmerliste exportieren

  • Namensschilder drucken

    2 Personen

  • Willkommensmappen zusammenstellen

    3 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Equipment abholen

    2 Personen

  • Ort überprüfen

    2 Personen

  • Sprecherbriefing versenden

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Raumaufteilung aufbauen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Registrierungstheke einrichten

    2 Personen

  • Namensschilder bereitlegen

    2 Personen

  • Willkommensmappen bereitlegen

    2 Personen

  • Präsentationen auf den Laptop laden

    2 Personen

  • Projektor und Leinwand anschließen

    2 Personen

  • Mikrofone anschließen

    2 Personen

  • WLAN und Netzwerk testen

    2 Personen

  • Lautstärke testen

    2 Personen

  • Licht und Belüftung überprüfen

  • Kaffee- und Teestation einrichten

    2 Personen

  • Mittagsbuffet aufbauen

    3 Personen

  • Technisches Briefing abhalten

    4 Personen

  • Registrierungsteam einweisen

    3 Personen

  • Referenten empfangen

    2 Personen

Event

  • Teilnehmer registrieren

    4 Personen

  • Willkommensmappen verteilen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Eröffnungsbegleitung

    2 Personen

  • Präsentationen unterstützen

    2 Personen

  • Fragen aus dem Publikum sammeln

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Kaffeepause organisieren

    3 Personen

  • Pause-Tische reinigen

    2 Personen

  • Mittagessen servieren

    4 Personen

  • Diätmahlzeiten ausgeben

    2 Personen

  • Buffet auffüllen

    2 Personen

  • Networking begleiten

    2 Personen

  • Abendprogramm betreuen

    2 Personen

  • Letzte Fragen beantworten

    2 Personen

  • Abschluss organisieren

    2 Personen

  • Teilnehmer verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Präsentationen sichern

  • Raum aufräumen

    5 Personen

  • Saal und Küche reinigen

    3 Personen

  • Tische und Stühle zurückstellen

    4 Personen

  • Geräte einpacken

    2 Personen

  • Ausrüstung zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenen Vorrat sortieren

    2 Personen

  • Fundgegenstände registrieren

  • Dankeschön an Teilnehmer versenden

  • Sprecher danken

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 120
  • TischeAnz. 18
  • RegistrierungstischAnz. 2
  • HockerAnz. 8
  • Rednertisch
  • Pult

Ausstattung

  • ProjektorAnz. 2
  • ProjektionsleinwandAnz. 2
  • PräsentationslaptopAnz. 2
  • Kabelloses MikrofonAnz. 3
  • MikrofonständerAnz. 2
  • LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • HDMI-KabelAnz. 4
  • HDMI-AdapterAnz. 4
  • SteckdosenleisteAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • WLAN-RouterAnz. 2
  • USB-SticksAnz. 10
  • PowerbanksAnz. 6

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 120
  • WassergläserAnz. 120
  • TellerAnz. 120
  • BestecksetsAnz. 120
  • ServierschalenAnz. 12
  • KaffeekannenAnz. 6

Küche

  • KühlboxenAnz. 4
  • WasserkocherAnz. 3
  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • ThermoskannenAnz. 6
  • ServierbesteckAnz. 12
  • SchneidebretterAnz. 3
  • BrotmesserAnz. 3

Dekoration

  • NamensschilderAnz. 120
  • BadgehalterAnz. 120
  • TischnummernAnz. 18
  • InfotafelnAnz. 8
  • PfeilaufkleberAnz. 30
  • TischdeckeAnz. 18
  • NamensschildlautsprecherAnz. 12

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 8
  • MüllsäckeAnz. 100
  • PapierhandtücherAnz. 12
  • ReinigungshandschuheAnz. 6
  • MikrofasertücherAnz. 12
  • EimerAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • ToilettenpapierAnz. 24

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Reserviere Räume, Catering und audiovisuelle Technik möglichst 8 bis 12 Wochen vor dem Kongress. Prüfe dabei, ob Projektor, Leinwand, Mikrofon, Lautsprecher, Mischpult und passende HDMI-Adapter tatsächlich vorhanden sind.
  • Öffne die Anmeldung erst, wenn Programm, Referenten und Veranstaltungsort feststehen. Frage im Formular nach Ernährungswünschen und exportiere die Teilnehmerliste spätestens 3 bis 5 Tage vor dem Termin.
  • Fordere Präsentationen 7 bis 10 Tage vorher an und prüfe jede Datei auf Format, Schriftarten, Videos und Ton. Speichere die geprüften Versionen zusätzlich auf mindestens zwei USB-Sticks.
  • Drucke Programm, Namensschilder und Willkommensmappen nicht erst am Veranstaltungstag. Plane dafür 2 bis 3 Werktage ein und halte einige leere Namensschilder für kurzfristige Änderungen bereit.
  • Führe am Vortag einen Rundgang durch und teste jede Präsentation mit dem vorgesehenen Laptop. Stelle Registrierungstisch, Tische und Stühle auf, kühle Getränke und prüfe Verlängerungskabel, Steckdosenleisten sowie WLAN.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen ICT-Kongress organisieren?
Beginne etwa 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Programm, Referenten, Location und Catering. Für größere Kongresse oder viele Sprecher sind 4 bis 6 Monate Vorlauf sinnvoll.
Wann sollte das Anmeldeformular für einen ICT-Kongress geöffnet werden?
Öffne die Anmeldung, sobald Programm, Ort und Referenten ausreichend feststehen, meist 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. Schließe sie idealerweise 3 bis 5 Tage vorher, damit Teilnehmerliste und Cateringzahlen stimmen.
Wann müssen die Präsentationen der Referenten vorliegen?
Fordere die Dateien 7 bis 10 Tage vor dem Kongress an und prüfe sie spätestens 3 Tage vorher. So bleibt Zeit für fehlende Schriftarten, Videos, Adapter oder eine Ersatzversion.
Was muss man am Tag vor einem ICT-Kongress kontrollieren?
Plane am Vortag mindestens 2 Stunden für den Ortsrundgang und Techniktest ein. Prüfe Raumaufteilung, Registrierungstisch, Mikrofone, Projektor, Präsentationslaptop, WLAN, Getränke, Namensschilder und alle Referenteninformationen.

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