Checklist para organizar un Congreso de TIC sin olvidos

Organizar un Congreso de TIC exige coordinar ponentes, salas, tecnología e inscripciones en un orden preciso. Esta checklist reúne las tareas necesarias desde la fijación de la fecha y el programa hasta la colocación de mesas, sillas y material audiovisual. También contempla detalles que suelen llegar tarde, como las preferencias dietéticas, las presentaciones definitivas o las etiquetas de los participantes. Sigue el plan por fases para saber qué cerrar primero y qué comprobar antes de abrir las puertas.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Contactar con los ponentes
2 personas
Reservar el recinto y las salas
2 personas
Reservar el catering
2 personas
Reservar equipo audiovisual
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Recopilar información de los ponentes
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Enviar la información de aparcamiento
Diseñar tarjetas de nombre
Imprimir el programa
Recopilar las presentaciones
Revisar las presentaciones
2 personas
Exportar la lista de participantes
Imprimir etiquetas con nombres
2 personas
Preparar carpetas de bienvenida
3 personas
Hacer la compra
2 personas
Recoger el equipo
2 personas
Comprobar el lugar
2 personas
Enviar briefing a los ponentes
Enfriar las bebidas
2 personas
Marcar la distribución de la sala
3 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Preparar tarjetas con nombres
2 personas
Dejar listas las carpetas de bienvenida
2 personas
Pasar las presentaciones al portátil
2 personas
Conectar el proyector y la pantalla
2 personas
Conectar los micrófonos
2 personas
Probar el wifi y la red
2 personas
Probar el nivel de sonido
2 personas
Comprobar la iluminación y la ventilación
Montar la estación de café y té
2 personas
Preparar el buffet de almuerzo
3 personas
Dar la sesión informativa técnica
4 personas
Instruir al equipo de registro
3 personas
Recibir a los ponentes
2 personas

Evento

Registrar a los participantes
4 personas
Repartir carpetas de bienvenida
2 personas
Servir café y té
2 personas
Acompañar la inauguración
2 personas
Apoyar las presentaciones
2 personas
Recoger preguntas del público
Rellenar las bebidas
2 personas
Organizar la pausa del café
3 personas
Limpiar las mesas del descanso
2 personas
Servir el almuerzo
4 personas
Servir comidas especiales
2 personas
Reponer el bufé
2 personas
Coordinar el momento de networking
2 personas
Coordinar el programa de la noche
2 personas
Responder las últimas preguntas
2 personas
Gestionar el cierre
2 personas
Acompañar a los participantes a la salida
2 personas

Seguimiento

Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Apagar el equipo
2 personas
Asegurar las presentaciones
Recoger la sala
5 personas
Limpiar la sala y la cocina
3 personas
Volver a colocar las mesas y sillas
4 personas
Empacar el equipo
2 personas
Devolver el equipo
2 personas
Clasificar el stock sobrante
2 personas
Registrar objetos perdidos
Enviar agradecimiento a los participantes
Agradecer a los ponentes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 120
Mesascant. 18
Mesa de registrocant. 2
Taburetescant. 8
Mesa de oradores
Atril

Equipo

Proyectorcant. 2
Pantalla de proyeccióncant. 2
Portátil de presentacióncant. 2
Micrófono inalámbricocant. 3
Soporte de micrófonocant. 2
Altavozcant. 2
Mesa de mezclas
Cable HDMIcant. 4
Adaptador HDMIcant. 4
Regletacant. 8
Cable alargadorcant. 8
Router wificant. 2
Memorias USBcant. 10
Baterías externascant. 6

Vajilla

Tazas de cafécant. 120
Vasos para aguacant. 120
Platoscant. 120
Cubiertoscant. 120
Bandejas de servircant. 12
Jarras de cafécant. 6

Cocina

Neveras portátilescant. 4
Teterascant. 3
Máquinas de cafécant. 3
Termoscant. 6
Cubiertos de serviciocant. 12
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de pancant. 3

Decoración

Tarjetas de nombrecant. 120
Portabadgescant. 120
Números de mesacant. 18
Paneles informativoscant. 8
Pegatinas de flechascant. 30
Mantelcant. 18
Atriles con nombrecant. 12

Limpieza

Papeleracant. 8
Bolsas de basuracant. 100
Toallas de papelcant. 12
Guantes de limpiezacant. 6
Paños de microfibracant. 12
Cuboscant. 3
Fregonascant. 3
Papel higiénicocant. 24

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el programa y las salas antes de contactar con todos los proveedores. Un cambio de horario puede afectar a ponentes, catering, distribución del espacio y reservas audiovisuales.
Pide a cada ponente su presentación y sus datos con varios días de margen. Revisa los archivos y pruébalos en el portátil de presentación; lleva también memorias USB y adaptadores HDMI.
Exporta la lista de participantes antes de imprimir las etiquetas y las carpetas de bienvenida. Comprueba los nombres, cargos y preferencias dietéticas para evitar correcciones en la mesa de registro.
Haz una prueba técnica completa en el recinto antes del congreso: proyector, pantalla, micrófonos, altavoces, mesa de mezclas, router wifi, regletas y cables alargadores. No des por hecho que el equipo del lugar incluye todos los adaptadores.
Prepara la sala el día anterior o con suficiente antelación el mismo día. Marca la distribución, coloca mesas y sillas, enfría las bebidas y deja listas las jarras de café, termos, tazas, vasos, platos y cubiertos.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un Congreso de TIC?: Empieza a fijar la fecha, el programa y el recinto al menos 8-12 semanas antes. Contacta con los ponentes y reserva catering y equipo audiovisual en cuanto conozcas el horario provisional.
¿Cuándo se deben abrir las inscripciones para un Congreso de TIC?: Abre el formulario cuando la fecha, el lugar y el programa básico estén confirmados, normalmente entre 6 y 8 semanas antes. Mantén el registro activo hasta la fecha límite que necesites para catering, acreditaciones y materiales.
¿Cuándo hay que pedir las preferencias dietéticas?: Incluye la pregunta en el formulario de inscripción desde el primer día. Cierra los datos al menos 5 días antes para poder comunicarlos al catering y ajustar las cantidades.
¿Cuándo se imprimen las etiquetas y el programa del congreso?: Exporta la lista definitiva de participantes entre 1 y 3 días antes, después de cerrar las inscripciones. Imprime entonces las etiquetas, el programa y las carpetas de bienvenida, y guarda una copia digital por si hay cambios de última hora.

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