Checklist pour organiser un congrès ICT sans rien oublier

Un congrès ICT repose sur une préparation séquencée : le programme et les intervenants d’abord, puis le lieu, les inscriptions et la technique. Les dernières semaines servent à vérifier les présentations, les besoins alimentaires et les informations pratiques envoyées aux participants. La veille, concentrez-vous sur la salle, les badges, l’équipement audiovisuel et l’accueil. Cette checklist rassemble les étapes à suivre pour arriver au jour J avec un déroulement clair et un matériel testé.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Contacter les intervenants
2 personnes
Réserver le lieu et les salles
2 personnes
Réserver le catering
2 personnes
Réserver le matériel audiovisuel
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Rassembler les informations sur les intervenants
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les infos de parking
Concevoir les badges nominatifs
Faire imprimer le programme
Rassembler les présentations
Vérifier les présentations
2 personnes
Exporter la liste des participants
Imprimer les badges nominatifs
2 personnes
Préparer les dossiers d'accueil
3 personnes
Faire les courses
2 personnes
Récupérer l'équipement
2 personnes
Vérifier le lieu
2 personnes
Envoyer le briefing des intervenants
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Définir l'agencement de la salle
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Préparer les dossiers d’accueil
2 personnes
Mettre les présentations sur l'ordinateur portable
2 personnes
Brancher le projecteur et l’écran
2 personnes
Brancher les microphones
2 personnes
Tester le wifi et le réseau
2 personnes
Tester le niveau sonore
2 personnes
Vérifier l’éclairage et la ventilation
Installer le point café et thé
2 personnes
Mettre en place le buffet du déjeuner
3 personnes
Tenir le briefing technique
4 personnes
Briefer l'équipe d'inscription
3 personnes
Accueillir les intervenants
2 personnes

Événement

Enregistrer les participants
4 personnes
Distribuer les dossiers de bienvenue
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Accompagner l'ouverture
2 personnes
Soutenir les présentations
2 personnes
Recueillir les questions de la salle
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Assurer la pause café
3 personnes
Nettoyer les tables de pause
2 personnes
Servir le déjeuner
4 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Animer le moment de networking
2 personnes
Encadrer le programme du soir
2 personnes
Répondre aux dernières questions
2 personnes
Assurer la clôture
2 personnes
Reconduire les participants
2 personnes

Suivi

Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Sécuriser les présentations
Ranger la salle
5 personnes
Nettoyer la salle et la cuisine
3 personnes
Remettre les tables et les chaises en place
4 personnes
Emballer le matériel
2 personnes
Retourner le matériel
2 personnes
Trier le stock restant
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Envoyer un message de remerciement aux participants
Remercier les intervenants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 120
Tablesqté 18
Table d'inscriptionqté 2
Tabouretsqté 8
Table de prise de parole
Lutrin

Équipement

Projecteurqté 2
Écran de projectionqté 2
Ordinateur portable de présentationqté 2
Micro sans filqté 3
Pied de microphoneqté 2
Haut-parleurqté 2
Table de mixage
Câble HDMIqté 4
Adaptateur HDMIqté 4
Multipriseqté 8
Rallonge électriqueqté 8
Routeur wifiqté 2
Clés USBqté 10
Batteries externesqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verres à eauqté 120
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Pichets à caféqté 6

Cuisine

Glacièresqté 4
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 3
Thermosqté 6
Couverts de serviceqté 12
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3

Décoration

Badges nominatifsqté 120
Porte-badgesqté 120
Numéros de tableqté 18
Panneaux d'informationqté 8
Autocollants flèchesqté 30
Nappeqté 18
Porte-nomsqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 8
Sacs poubelleqté 100
Essuie-toutqté 12
Gants de nettoyageqté 6
Chiffons microfibresqté 12
Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Papier toiletteqté 24

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le programme avant de confirmer les intervenants et les salles : les créneaux de présentation déterminent souvent la taille et la configuration des espaces.
Ouvrez les inscriptions dès que le programme est suffisamment stable. Prévoyez un suivi hebdomadaire des inscrits, puis exportez la liste finale pour imprimer les badges nominatifs.
Demandez les contraintes alimentaires au moment de l’inscription, puis transmettez le nombre de repas et les régimes au traiteur au plus tard quelques jours avant le congrès.
Rassemblez les présentations avant la dernière semaine et testez-les sur l’ordinateur prévu. Vérifiez notamment le projecteur, l’écran, le câble HDMI, les adaptateurs, les microphones et le Wi-Fi.
Gardez un créneau de 2 à 3 heures avant l’ouverture pour installer les tables, les chaises et la table d’inscription, préparer les dossiers d’accueil et mettre les boissons au frais.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un congrès ICT ?: Prévoyez idéalement 3 à 6 mois pour réserver le lieu, confirmer les intervenants, organiser le traiteur et ouvrir les inscriptions. Les 2 dernières semaines doivent être consacrées aux badges, aux présentations, au briefing et aux vérifications techniques.
Quand envoyer les invitations à un congrès ICT ?: Envoyez une première invitation dès que la date, le lieu et les grandes lignes du programme sont confirmés, généralement 6 à 8 semaines avant l’événement. Faites un rappel 10 à 14 jours avant la clôture des inscriptions.
Quand imprimer les badges des participants ?: Exportez la liste des participants 2 à 3 jours avant le congrès, après avoir vérifié les doublons et les changements de nom. Imprimez ensuite les badges avec une petite réserve pour les inscriptions tardives ou les corrections sur place.
Quel matériel audiovisuel prévoir pour un congrès ICT ?: Prévoyez au minimum un ordinateur de présentation, un projecteur, un écran, un câble HDMI, des adaptateurs, des multiprises et des rallonges. Ajoutez un microphone sans fil, un pied, des haut-parleurs et une table de mixage si la salle ou le nombre de participants le nécessite.

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