Checklist voor een hybride bruiloft organiseren

Bij een hybride bruiloft regel je niet alleen de ceremonie en het diner op locatie, maar ook een goede ervaring voor gasten die online meekijken. Begin met de locatie, leveranciers en het aanmeldproces; werk daarna de gastenlijst, ceremonie en techniek uit. Plan uiterlijk een week vooraf een volledige livestreamtest en controleer alle gehuurde materialen. De checklist hieronder bevat 85 taken en 76 spullen, zodat je zowel de dag zelf als de online verbinding voorbereidt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Uitnodigingen versturen
2 personen
Online aanmeldformulier instellen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Online gastenlijst bijwerken
Ceremonielocatie reserveren
Catering reserveren
Fotograaf reserveren
Muziek regelen
Livestreamplatform kiezen
Livestreamlink aanmaken
Livestreaminformatie versturen
Trouwprogramma afdrukken
2 personen
Naamkaartjes maken
2 personen
Tafelschikking maken
2 personen
Menukaarten maken
2 personen
Ceremonieteksten verzamelen
2 personen
Muziekafspeellijst samenstellen
2 personen
Sprekers instrueren
Livestreamtest uitvoeren
2 personen
Techniekhandleiding afdrukken
Huurmaterialen controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Taart ophalen
Dranken koelen
2 personen
Bloemen water geven
Locatie openen
2 personen
Leveringen aannemen
2 personen
Ruimtes ventileren
Meubilair klaarzetten
4 personen
Ceremoniestoelen opstellen
3 personen
Dinerplaatsen opstellen
4 personen
Tafeldecoratie plaatsen
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Bloemstukken plaatsen
2 personen
Welkomsttafel inrichten
2 personen
Cadeautafel inrichten
2 personen
Buffet klaarzetten
4 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Taart gekoeld plaatsen
2 personen
Koffiehoek inrichten
2 personen
Dranken klaarzetten
2 personen
Garderobe inrichten
2 personen
Toiletten controleren
Livestreamcamera plaatsen
2 personen
Livestreamgeluid aansluiten
2 personen
Livestreambeeld testen
2 personen
Presentatiescherm testen
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Reservebatterijen plaatsen
Gastenontvangst voorbereiden
2 personen

Event

Ceremonie begeleiden
3 personen
Livestream bedienen
Online gasten verwelkomen
Champagne serveren
3 personen
Groepsfoto begeleiden
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Gasten naar diner begeleiden
2 personen
Diner uitserveren
5 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Borden en glazen afruimen
3 personen
Toost begeleiden
2 personen
Taart aansnijden
2 personen
Taart serveren
3 personen
Openingsdans aankondigen
Muziek verzorgen
Koffie en thee serveren
2 personen
Late snacks klaarzetten
2 personen
Online gasten bedanken
Livestream afsluiten
Gasten uitgeleide doen
2 personen

Nazorg

Restanten veilig verpakken
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies voorspoelen
3 personen
Keuken schoonmaken
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Livestreamapparatuur inpakken
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Locatie grondig schoonmaken
3 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Overgebleven eten verdelen
2 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
Cadeaus veilig vervoeren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 90
Ceremoniestoelenaantal 90
Buffettafelsaantal 3
Krukkenaantal 8
Garderoberekkenaantal 3
Cadeautafel
Welkomsttafel

Servies

Dinerbordenaantal 100
Dessertbordenaantal 100
Koffiekopjesaantal 90
Waterglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 100
Champagneglazenaantal 100
Koffielepelsaantal 100
Dinermessenaantal 100
Dinervorkenaantal 100
Dessertvorkjesaantal 100
Opscheplepelsaantal 12
Serveerbestekaantal 12

Decoratie

Tafellopersaantal 10
Stoffen servettenaantal 100
Vazenaantal 20
Ledkaarsenaantal 40
Welkomstbord
Trouwboog
Lintenaantal 4
Confettikegelsaantal 90
Naamkaartjesaantal 90
Menukaartenaantal 45
Trouwprogramma'saantal 100
Cadeaukaartenaantal 100
Ballonnenaantal 100
Ballonlintaantal 2
Fotowand
Fotopropsaantal 20

Apparatuur

Laptopaantal 2
Livestreamcameraaantal 2
Camerastatievenaantal 2
Microfoonsaantal 3
Audiomixer
Speakersaantal 2
Presentatiescherm
Projector
Projectiescherm
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 4
Hdmi-kabelsaantal 3
Usb-kabelsaantal 6
Wifi-router
Reservebatterijenaantal 20

Keuken

Koelboxenaantal 4
IJscontainersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudschalenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Snijplankenaantal 3
Koksmessenaantal 3
Taartmes
Taartstandaard
Thermoskannenaantal 4
Dienbladenaantal 6
Aluminiumfolieaantal 3
Vershoudfolieaantal 3

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
Ledspotsaantal 4
Nachtlampenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Dweilsetsaantal 2
Bezem en blikaantal 2
Stofzuiger
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Stuur uitnodigingen met een duidelijke uiterste aanmelddatum en vraag meteen of gasten op locatie of online deelnemen. Verwerk dieetwensen en contactgegevens in één actuele online gastenlijst.
Maak de livestreamlink niet pas op de trouwdag aan. Test beeld, geluid, internetverbinding en camerastandpunt uiterlijk 7 dagen vooraf met alle sprekers en stuur daarna de definitieve informatie.
Geef sprekers vooraf hun spreektijd en instructies voor de microfoon. Leg een korte techniekhandleiding klaar voor degene die de livestream tijdens de ceremonie bewaakt.
Controleer de tafelschikking aan de hand van de laatste aanmeldingen en druk naamkaartjes, menukaarten en het trouwprogramma pas af nadat de lijst is gesloten. Houd enkele lege naamkaartjes achter de hand voor wijzigingen.
Plan voor de laatste 24 uur aparte momenten voor de taart, dranken en huurmaterialen. Koel dranken op tijd, haal de taart volgens de afspraak op en controleer servies, tafels, stoelen en decoratie voordat de opbouw begint.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een hybride bruiloft organiseren?: Reserveer ceremonielocatie, catering en fotograaf bij voorkeur 9 tot 12 maanden vooraf. Regel de livestreamkeuze en het aanmeldformulier uiterlijk 8 weken voor de bruiloft, zodat je voldoende tijd hebt voor gastencommunicatie en testen.
Wanneer verstuur ik de uitnodigingen voor een hybride bruiloft?: Verstuur de uitnodigingen ongeveer 10 tot 12 weken vooraf en zet een sluitingsdatum voor aanmeldingen op 4 tot 6 weken voor de bruiloft. Zo kun je dieetwensen, deelnamevorm en de online gastenlijst tijdig verwerken.
Wanneer test je de livestream van een bruiloft?: Voer de eerste volledige livestreamtest uiterlijk 7 dagen vooraf uit en herhaal een korte controle op de dag zelf. Test minimaal beeld, geluid, internet, de livestreamlink en de positie van de camera.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een hybride bruiloft?: Plan minimaal 3 uur voor tafels, stoelen, decoratie, servies en techniek; bij meerdere ruimtes is 4 uur veiliger. Reserveer daarnaast minstens 30 minuten voor een laatste geluid- en livestreamcontrole voordat gasten binnenkomen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.