Hybride Hochzeit organisieren: die vollständige Checkliste

Eine hybride Hochzeit verbindet die Feier vor Ort mit Gästen, die per Livestream teilnehmen. Dafür planst du nicht nur Zeremonie, Catering und Sitzordnung, sondern auch Einladungen, Online-Anmeldungen und eine verlässliche Übertragung. Beginne mehrere Monate vorher mit Ort, Catering, Fotograf und Musik. In den letzten zwei Wochen stehen Gästeliste, Drucksachen, Techniktest und die Kontrolle der geliehenen Ausstattung im Mittelpunkt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Einladungen verschicken
2 Personen
Online-Anmeldeformular einrichten
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Online-Gästeliste aktualisieren
Zeremonieort reservieren
Catering reservieren
Fotograf buchen
Musik organisieren
Livestream-Plattform auswählen
Livestream-Link anlegen
Livestream-Informationen versenden
Hochzeitsprogramm drucken
2 Personen
Namensschilder erstellen
2 Personen
Tischordnung erstellen
2 Personen
Menükarten erstellen
2 Personen
Zeremonientexte sammeln
2 Personen
Musik-Playlist zusammenstellen
2 Personen
Referenten einweisen
Livestream-Test durchführen
2 Personen
Technikhandbuch ausdrucken
Leihmaterialien prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Torte abholen
Getränke kühlen
2 Personen
Blumen gießen
Location öffnen
2 Personen
Lieferungen annehmen
2 Personen
Räume lüften
Möbel bereitstellen
4 Personen
Zeremonienstühle aufstellen
3 Personen
Dinnerplätze aufstellen
4 Personen
Tischdekoration aufstellen
3 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Blumengestecke platzieren
2 Personen
Willkommenstisch einrichten
2 Personen
Geschenketisch einrichten
2 Personen
Buffet vorbereiten
4 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Kuchen gekühlt bereitstellen
2 Personen
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
Getränke bereitstellen
2 Personen
Garderobe einrichten
2 Personen
Toiletten kontrollieren
Livestream-Kamera aufstellen
2 Personen
Livestream-Audio anschließen
2 Personen
Livestream-Bild testen
2 Personen
Präsentationsbildschirm testen
2 Personen
Mikrofone testen
2 Personen
Ersatzbatterien einsetzen
Gästeempfang vorbereiten
2 Personen

Event

Zeremonie begleiten
3 Personen
Livestream bedienen
Online-Gäste begrüßen
Champagner ausschenken
3 Personen
Gruppenfoto begleiten
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Gäste zum Abendessen begleiten
2 Personen
Abendessen servieren
5 Personen
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
Teller und Gläser abräumen
3 Personen
Toast moderieren
2 Personen
Torte anschneiden
2 Personen
Torte servieren
3 Personen
Eröffnungstanz ankündigen
Musik organisieren
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Spätimbiss bereitstellen
2 Personen
Online-Gästen danken
Livestream beenden
Gäste verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

Reste sicher verpacken
3 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Geschirr vorspülen
3 Personen
Küche reinigen
3 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Livestream-Ausrüstung einpacken
2 Personen
Fundsachen sammeln
Den Veranstaltungsort gründlich reinigen
3 Personen
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebenes Essen verteilen
2 Personen
Abfall zum Sammelpunkt bringen
2 Personen
Geschenke sicher transportieren
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 10
StühleAnz. 90
Stühle für die ZeremonieAnz. 90
BuffetischeAnz. 3
HockerAnz. 8
GarderobenständerAnz. 3
Geschenketisch
Willkommenstisch

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 100
DesserttellerAnz. 100
KaffeetassenAnz. 90
WassergläserAnz. 100
WeingläserAnz. 100
ChampagnergläserAnz. 100
KaffeelöffelAnz. 100
DinnermesserAnz. 100
EsstischgabelnAnz. 100
DessertgabelnAnz. 100
ServierlöffelAnz. 12
ServierbesteckAnz. 12

Dekoration

TischläuferAnz. 10
StoffserviettenAnz. 100
VasenAnz. 20
StumpenkerzenAnz. 40
Willkommensschild
Hochzeitsbogen
BänderAnz. 4
Konfetti-KegelAnz. 90
NamensschilderAnz. 90
SpeisekartenAnz. 45
HochzeitsprogrammeAnz. 100
GeschenkkartenAnz. 100
BallonsAnz. 100
BallonbandAnz. 2
Fotowand
FotopropsAnz. 20

Ausstattung

LaptopAnz. 2
LivestreamkameraAnz. 2
KamerastativeAnz. 2
MikrofoneAnz. 3
Audiomischpult
LautsprecherAnz. 2
Präsentationsbildschirm
Projektor
Projektionsleinwand
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
PowerbanksAnz. 4
Hdmi-KabelAnz. 3
USB-KabelAnz. 6
WLAN-Router
ErsatzbatterienAnz. 20

Küche

KühlboxenAnz. 4
EisbehälterAnz. 3
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
WarmhalteschalenAnz. 6
ServierschalenAnz. 12
SchneidebretterAnz. 3
KochmesserAnz. 3
Tortenmesser
Tortenständer
ThermoskannenAnz. 4
TablettsAnz. 6
AluminiumfolieAnz. 3
FrischhaltefolieAnz. 3

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 6
LED-SpotsAnz. 4
NachtlampenAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 6
WischsetsAnz. 2
Besen und KehrblechAnz. 2
Staubsauger
EimerAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege das Online-Anmeldeformular spätestens 8 Wochen vor der Hochzeit an und aktualisiere die Gästeliste nach jeder Rückmeldung. Erfasse dabei Ernährungswünsche getrennt, damit das Catering die endgültige Anzahl und Sonderessen rechtzeitig erhält.
Teste den Livestream nicht erst am Hochzeitstag: Prüfe Plattform, Link, Kamera, Ton und Internetverbindung mindestens 7 Tage vorher am Zeremonieort. Weise außerdem alle Referenten ein und drucke ein Technikhandbuch als Ersatz für digitale Notizen.
Erstelle Tischordnung, Namensschilder und Menükarten erst, wenn die Anmeldefrist abgelaufen ist. Plane dafür 2 bis 3 Arbeitsstunden ein und halte einige leere Namensschilder für kurzfristige Änderungen bereit.
Kontrolliere Leihmaterialien und Mobiliar spätestens 3 Tage vor der Feier: Tische, Stühle, Zeremonienstühle, Buffetsische, Garderobenständer sowie Willkommens- und Geschenketisch müssen am Aufbauort vollständig sein.
Kühle Getränke am Vortag und hole die Torte so ab, dass sie bis zum Anschneiden durchgehend kühl bleibt. Rechne beim Empfang mit 2 bis 3 Getränken pro Person in der ersten Stunde und stelle Wasser-, Wein- und Champagnergläser getrennt bereit.

Häufige Fragen

Wann sollte man eine hybride Hochzeit planen?: Beginne idealerweise 6 bis 9 Monate vorher mit Zeremonieort, Catering, Fotograf, Musik und der Livestream-Plattform. Spätestens 8 Wochen vor dem Termin sollten Einladungen und Online-Anmeldung verschickt sein.
Wie früh muss der Livestream für eine Hochzeit vorbereitet werden?: Wähle die Plattform etwa 6 Wochen vorher und lege den Livestream-Link spätestens 3 Wochen vorher an. Führe mindestens 7 Tage vor der Hochzeit einen vollständigen Test mit Ton, Bild und Internetverbindung durch.
Wann erstellt man die Sitzordnung und Namensschilder?: Warte bis zum Ende der Anmeldefrist und plane die Erstellung etwa 2 bis 3 Wochen vor der Hochzeit. Lass mindestens 5 bis 10 leere Namensschilder für kurzfristige Änderungen übrig.
Wie viel Ausstattung braucht man für eine hybride Hochzeit?: Plane pro anwesendem Gast einen Sitzplatz sowie zusätzlich passende Teller, Gläser und Besteck für Menü und Dessert ein. Prüfe Tische, Stühle, Buffetsische und Technik spätestens 3 Tage vor dem Aufbau anhand einer vollständigen Inventarliste.

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