Checklist para organizar una boda híbrida sin imprevistos

Una boda híbrida necesita la misma planificación que una celebración presencial, más una producción técnica que funcione para quienes se conectan a distancia. Esta checklist reúne las tareas en el orden adecuado: invitados, reservas, ceremonia, recepción y transmisión en directo. Incluye también los detalles que suelen retrasarse, como recoger las preferencias dietéticas, preparar el enlace de streaming y comprobar el material alquilado. Reserva tiempo para una prueba completa antes del día de la boda y asigna a una persona el control de la emisión.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Enviar invitaciones
2 personas
Configurar el formulario de inscripción en línea
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Actualizar la lista de invitados en línea
Reservar el lugar de la ceremonia
Reservar el catering
Reservar fotógrafo
Gestionar la música
Elegir la plataforma de streaming
Crear el enlace de la transmisión en directo
Enviar información de la livestream
Imprimir el programa de la boda
2 personas
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
Organizar la disposición de las mesas
2 personas
Hacer menús
2 personas
Reunir los textos de la ceremonia
2 personas
Crear la lista de reproducción musical
2 personas
Instruir a los ponentes
Realizar una prueba de la transmisión en directo
2 personas
Imprimir el manual técnico
Comprobar el material de alquiler
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Recoger la tarta
Enfriar bebidas
2 personas
Regar las flores
Abrir la ubicación
2 personas
Recibir las entregas
2 personas
Ventilar los espacios
Montar el mobiliario
4 personas
Montar las sillas de la ceremonia
3 personas
Montar los puestos de cena
4 personas
Colocar la decoración de la mesa
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar arreglos florales
2 personas
Montar la mesa de bienvenida
2 personas
Montar la mesa de regalos
2 personas
Preparar el buffet
4 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Colocar el pastel refrigerado
2 personas
Montar la zona de café
2 personas
Preparar las bebidas
2 personas
Montar el guardarropa
2 personas
Comprobar los baños
Colocar la cámara de livestream
2 personas
Conectar el audio de la transmisión en directo
2 personas
Probar la imagen de la transmisión en vivo
2 personas
Probar la pantalla de presentación
2 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Colocar pilas de repuesto
Preparar la recepción de invitados
2 personas

Evento

Coordinar la ceremonia
3 personas
Operar el livestream
Dar la bienvenida a los invitados en línea
Servir champán
3 personas
Coordinar la foto de grupo
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Acompañar a los invitados a la cena
2 personas
Servir la cena
5 personas
Servir comidas especiales
2 personas
Retirar platos y vasos
3 personas
Dirigir el brindis
2 personas
Cortar la tarta
2 personas
Servir la tarta
3 personas
Anunciar el baile de apertura
Proporcionar la música
Servir café y té
2 personas
Preparar tentempiés de última hora
2 personas
Agradecer a los invitados en línea
Cerrar la transmisión en directo
Despedir a los invitados
2 personas

Seguimiento

Empaquetar los restos de forma segura
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Enjuagar la vajilla
3 personas
Limpiar la cocina
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Empaquetar el equipo de transmisión en directo
2 personas
Recoger objetos perdidos
Limpiar a fondo el lugar
3 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Repartir la comida sobrante
2 personas
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
Transportar regalos de forma segura
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 10
Sillascant. 90
Sillas de la ceremoniacant. 90
Mesas de buffetcant. 3
Taburetescant. 8
Percheroscant. 3
Mesa de regalos
Mesa de bienvenida

Vajilla

Platos de cenacant. 100
Platos de postrecant. 100
Tazas de cafécant. 90
Vasos para aguacant. 100
Copas de vinocant. 100
Copas de champáncant. 100
Cucharillas de cafécant. 100
Cuchillos de cenacant. 100
Tenedores de cenacant. 100
Tenedores de postrecant. 100
Cucharonescant. 12
Cubiertos de serviciocant. 12

Decoración

Manteles runnerscant. 10
Servilletas de telacant. 100
Jarronescant. 20
Velas LEDcant. 40
Cartel de bienvenida
Arco nupcial
Cintascant. 4
Conos de confeticant. 90
Tarjetas de nombrecant. 90
Cartas del menúcant. 45
Programas de bodacant. 100
Tarjetas regalocant. 100
Globoscant. 100
Cinta para globoscant. 2
Photowall
Accesorios para fotoscant. 20

Equipo

Portátilcant. 2
Cámara de livestreamcant. 2
Trípodes para cámaracant. 2
Micrófonoscant. 3
Mesa de mezclas
Altavocescant. 2
Pantalla de presentación
Proyector
Pantalla de proyección
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Baterías externascant. 4
Cables HDMIcant. 3
Cables USBcant. 6
Router wifi
Baterías de repuestocant. 20

Cocina

Neveras portátilescant. 4
Contenedores para hielocant. 3
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Bandejas térmicascant. 6
Bandejas de servircant. 12
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de chefcant. 3
Cuchillo para tarta
Soporte para tartas
Termoscant. 4
Bandejascant. 6
Papel de aluminiocant. 3
Film transparentecant. 3

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 6
Focos LEDcant. 4
Lámparas nocturnascant. 4

Limpieza

Papeleracant. 6
Fregonascant. 2
Escoba y recogedorcant. 2
Aspiradora
Cuboscant. 3
Guantes de limpiezacant. 6

Catering

Compras

Consejos

Configura el formulario de inscripción al menos 6 semanas antes y pregunta en el mismo paso por las preferencias dietéticas y si cada invitado asistirá presencialmente o en línea.
Crea y prueba el enlace de la transmisión con 2 semanas de antelación. Haz una prueba completa con cámara, sonido, presentación, música y conexión desde otro dispositivo.
Envía la información de la livestream entre 7 y 10 días antes, junto con la hora de inicio y las instrucciones de acceso. Reenvía el enlace el día anterior para que nadie tenga que buscarlo.
Prepara el programa de la boda, las tarjetas con nombres y los menús como mínimo 3 días antes. Comprueba que la distribución de las mesas coincide con la lista de invitados actualizada.
Asigna a una persona para la parte técnica y entrégale el manual técnico antes del evento. Esa persona debe comprobar el equipo alquilado, iniciar la emisión y vigilar el sonido durante la ceremonia.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que enviar las invitaciones de una boda híbrida?: Envíalas entre 8 y 12 semanas antes de la boda para dar tiempo a confirmar tanto la asistencia presencial como la conexión en línea. Cierra las inscripciones aproximadamente 3 semanas antes, cuando ya puedas actualizar el catering y la disposición de las mesas.
¿Cuándo se debe probar el streaming de una boda?: Haz una primera prueba 2 semanas antes y repítela entre 1 y 3 días antes. Comprueba imagen, sonido, conexión, enlace, música y el cambio entre las distintas partes de la ceremonia.
¿Qué información debe incluir el enlace de la livestream?: Envía el enlace, la hora de inicio, la plataforma utilizada y unas instrucciones breves para conectarse. Compártelo entre 7 y 10 días antes y vuelve a enviarlo 24 horas antes de la boda.
¿Cuánto tiempo antes hay que preparar las mesas y el material impreso?: Deja definida la disposición de las mesas y las tarjetas con nombres al menos 3 días antes. El día anterior, coloca o agrupa menús, programa, vajilla y elementos de bienvenida para que el montaje no dependa de la lista de invitados de última hora.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.