Checklist pour organiser un mariage hybride

Un mariage hybride doit fonctionner à la fois pour les invités présents sur place et pour ceux qui suivent la cérémonie en ligne. Cette checklist regroupe les préparatifs dans un ordre pratique : inscriptions, prestataires, contenu de la cérémonie, installation et diffusion. Prévoyez aussi un responsable technique dédié : le jour J, personne ne devrait gérer le livestream entre deux photos ou pendant le repas. Les détails comme les besoins alimentaires, les badges et le plan de table demandent souvent plus de temps que prévu.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Envoyer les invitations
2 personnes
Configurer le formulaire d’inscription en ligne
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Mettre à jour la liste des invités en ligne
Réserver le lieu de la cérémonie
Réserver le catering
Réserver le photographe
Gérer la musique
Choisir la plateforme de livestream
Créer le lien de diffusion en direct
Envoyer les informations du livestream
Imprimer le programme de mariage
2 personnes
Créer des badges nominatifs
2 personnes
Établir le plan de table
2 personnes
Créer les menus
2 personnes
Rassembler les textes de la cérémonie
2 personnes
Composer la playlist
2 personnes
Briefer les intervenants
Effectuer le test de livestream
2 personnes
Imprimer le manuel technique
Vérifier le matériel de location
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Aller chercher le gâteau
Refroidir les boissons
2 personnes
Arroser les fleurs
Ouvrir le lieu
2 personnes
Recevoir les livraisons
2 personnes
Aérer les espaces
Installer le mobilier
4 personnes
Installer les chaises de cérémonie
3 personnes
Installer les places pour le dîner
4 personnes
Mettre en place la décoration de table
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Placer les compositions florales
2 personnes
Installer la table d’accueil
2 personnes
Aménager la table des cadeaux
2 personnes
Mettre le buffet en place
4 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Mettre le gâteau au frais
2 personnes
Aménager le coin café
2 personnes
Préparer les boissons
2 personnes
Aménager le vestiaire
2 personnes
Vérifier les toilettes
Installer la caméra de livestream
2 personnes
Brancher le son du livestream
2 personnes
Tester l'image du livestream
2 personnes
Tester l'écran de présentation
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Installer des piles de rechange
Préparer l’accueil des invités
2 personnes

Événement

Animer la cérémonie
3 personnes
Gérer le livestream
Accueillir les invités en ligne
Servir le champagne
3 personnes
Encadrer la photo de groupe
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Accompagner les invités au dîner
2 personnes
Servir le dîner
5 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Débarrasser les assiettes et les verres
3 personnes
Animer le toast
2 personnes
Couper le gâteau
2 personnes
Servir le gâteau
3 personnes
Annoncer la danse d'ouverture
Fournir la musique
Servir le café et le thé
2 personnes
Préparer les snacks tardifs
2 personnes
Remercier les invités en ligne
Clôturer le livestream
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

Emballer les restes en toute sécurité
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Rincer la vaisselle
3 personnes
Nettoyer la cuisine
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Emballer l’équipement de livestream
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Nettoyer le lieu en profondeur
3 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Distribuer les restes
2 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
Transporter les cadeaux en toute sécurité
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 90
Chaises de cérémonieqté 90
Tables de buffetqté 3
Tabouretsqté 8
Portantsqté 3
Table des cadeaux
Table d’accueil

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 100
Assiettes à dessertqté 100
Tasses à caféqté 90
Verres à eauqté 100
Verres à vinqté 100
Verres à champagneqté 100
Cuillères à caféqté 100
Couteaux à dînerqté 100
Fourchettes de tableqté 100
Fourchettes à dessertqté 100
Louchesqté 12
Couverts de serviceqté 12

Décoration

Chemins de tableqté 10
Serviettes en tissuqté 100
Vasesqté 20
Bougies LEDqté 40
Panneau d’accueil
Arche de mariage
Rubansqté 4
Cônes de confettisqté 90
Badges nominatifsqté 90
Cartes de menuqté 45
Programmes de mariageqté 100
Cartes cadeauxqté 100
Ballonsqté 100
Ruban pour ballonsqté 2
Mur photo
Accessoires photoqté 20

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Caméra de livestreamqté 2
Trépieds pour caméraqté 2
Microphonesqté 3
Mixeur audio
Haut-parleursqté 2
Écran de présentation
Projecteur
Écran de projection
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 4
Câbles HDMIqté 3
Câbles USBqté 6
Routeur wifi
Piles de rechangeqté 20

Cuisine

Glacièresqté 4
Conteneurs à glaceqté 3
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Plats de maintien au chaudqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Planches à découperqté 3
Couteaux de chefqté 3
Couteau à gâteau
Présentoir à gâteaux
Thermosqté 4
Plateauxqté 6
Papier aluminiumqté 3
Film alimentaireqté 3

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Projecteurs LEDqté 4
Lampes de nuitqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 6
Sets de serpillièreqté 2
Balai et pelleqté 2
Aspirateur
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Commencez par le formulaire d’inscription et les invitations, puis relancez les personnes qui n’ont pas répondu 2 à 3 semaines avant le mariage. Utilisez les réponses pour mettre à jour la liste des invités et noter les besoins alimentaires.
Testez le livestream au moins 7 jours avant la cérémonie, depuis le lieu prévu et avec le même matériel. Vérifiez le son, l’image, la stabilité de la connexion et le lien envoyé aux invités à distance.
Préparez le contenu de la cérémonie 10 à 14 jours à l’avance : textes, programme, playlist et consignes pour les intervenants. Faites une répétition courte afin que chacun sache quand parler et où se placer.
Réservez un espace distinct pour l’accueil, les cadeaux et les badges nominatifs. Installez le plan de table, les menus et les éléments de décoration avant l’arrivée des invités, idéalement 2 à 3 heures avant le début.
Refroidissez les boissons et vérifiez le matériel loué la veille. Comptez la vaisselle par invité, puis ajoutez une marge de 5 à 10 % pour les verres, assiettes et couverts utilisés pendant le service.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance organiser un mariage hybride ?: Commencez les réservations du lieu, du traiteur et du photographe au moins 6 à 12 mois avant la date prévue. Le formulaire d’inscription et les invitations peuvent être préparés environ 3 mois à l’avance.
Quand envoyer le lien du livestream aux invités ?: Envoyez les informations 7 à 10 jours avant le mariage, puis faites un rappel 24 heures avant la cérémonie. Testez le lien avec au moins une personne à distance avant l’envoi général.
Comment gérer les invités en ligne et sur place ?: Désignez une personne pour les invités à distance et une autre pour l’accueil sur place. La liste en ligne doit préciser les réponses, les besoins alimentaires et le mode de participation au plus tard 2 semaines avant le mariage.
Quand préparer la décoration et la salle du mariage ?: Préparez les tables, les chaises, les badges, les menus et la signalétique la veille si le lieu est accessible. Le jour J, gardez 2 à 3 heures pour l’installation finale, la mise en place du buffet et le contrôle technique.

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