Huwelijksbarbecue organiseren: een praktische checklist
Een huwelijksbarbecue vraagt om meer voorbereiding dan alleen vlees en een barbecue regelen. Je moet vroeg weten hoeveel gasten komen, welke dieetwensen er zijn en of iedereen vervoer of parkeerruimte nodig heeft. Plan daarnaast een alternatief voor regen, want een partytent en extra stoelen zijn niet altijd op korte termijn beschikbaar. Deze checklist helpt je van de eerste uitnodiging tot het koelen van drank en marineren van vlees, zodat de dag zelf vooral om jullie en de gasten draait.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Gastenlijst samenstellen
2 personen
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vervoersvragen inventariseren
Definitieve gastenlijst maken
Leveranciersafspraken bevestigen
Weersverwachting controleren
Partytent reserveren
Extra stoelen regelen
Barbecue controleren
Muziek afspeellijst maken
Tafelschikking maken
2 personen
Menukaarten voorbereiden
2 personen
Naamkaartjes maken
2 personen
Route en parkeerinformatie sturen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Houdbare boodschappen doen
2 personen
Verse boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Vlees gekoeld opslaan
2 personen
Groenten wassen
2 personen
Marinades bereiden
2 personen
Vlees marineren
2 personen
Desserts voorbereiden
2 personen
Salades voorbereiden
2 personen
Sauzen klaarzetten
Partytent opbouwen
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Barbecue veilig plaatsen
2 personen
Buffettafels inrichten
2 personen
Drankenbuffet inrichten
2 personen
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Tafels feestelijk dekken
3 personen
Naamkaartjes plaatsen
Muziek aansluiten
Verlichting ophangen
2 personen
Toiletvoorzieningen aanvullen
Afvalpunten plaatsen
Gastenontvangst voorbereiden
2 personen
Welkomstdrankjes klaarzetten
2 personen
Event
Barbecue aansteken
2 personen
Gasten ontvangen
3 personen
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
Cadeautafel aanwijzen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Vlees op temperatuur houden
2 personen
Vlees grillen
3 personen
Vegetarische producten grillen
2 personen
Salades en brood serveren
2 personen
Dieetmaaltijden apart houden
Vuile vaat verzamelen
2 personen
Buffet tussentijds aanvullen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Taart aansnijden
2 personen
Desserts serveren
2 personen
Muziek en verlichting bedienen
Laatste ronde dranken serveren
2 personen
Gasten naar vertrek begeleiden
2 personen
Nazorg
Barbecue uitdoven
2 personen
Eten gekoeld opbergen
2 personen
Dranken opruimen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Partytent afbreken
4 personen
Locatie grondig schoonmaken
4 personen
Koelboxen leegmaken
2 personen
Geleende spullen terugbrengen
2 personen
Gehuurde materialen retourneren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentaantal 2
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 65
- Buffettafelsaantal 3
- Cadeautafel
- Statafelsaantal 4
Servies
- Dinerbordenaantal 75
- Dessertbordenaantal 75
- Koffiekopjesaantal 70
- Waterglazenaantal 80
- Wijnglazenaantal 70
- Bierglazenaantal 60
- Koffielepelsaantal 70
- Vorkenaantal 80
- Messenaantal 80
- Lepelsaantal 80
- Opscheplepelsaantal 12
- Serveerschalenaantal 12
- Serveertangenaantal 6
- Karaffenaantal 8
Keuken
- Snijplankenaantal 6
- Koks messenaantal 4
- Mengkommenaantal 8
- Maatbekersaantal 2
- Aluminium schalenaantal 12
- Vershoudbakkenaantal 12
- Keukentangenaantal 6
- Ovenwantenaantal 4
Apparatuur
- Barbecuesaantal 3
- Gasflessenaantal 3
- Gasdrukregelaarsaantal 3
- Koelboxenaantal 5
- Thermoskannenaantal 4
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Bluetoothspeakersaantal 2
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
Verlichting
- Lichtsnoerenaantal 6
- Ledlampenaantal 12
- Lantaarnsaantal 8
Decoratie
- Tafelkledenaantal 8
- Servettenringenaantal 70
- Naamkaartjesaantal 70
- Menukaartenaantal 12
- Bloemstukkenaantal 8
- Ballonnenaantal 80
- Ballonnenlintaantal 2
- Tafeldecoratieaantal 12
- Gastenboek
- Wenskaartenbox
Catering
- Boodschappen
Tips
- Maak uiterlijk 6 tot 8 weken vooraf de gastenlijst en verstuur de uitnodigingen. Vraag meteen om dieetwensen, vervoersvragen en een uiterste aanmelddatum, zodat je later niet opnieuw achter ontbrekende antwoorden aan hoeft.
- Bevestig 2 tot 3 weken vooraf alle leveranciersafspraken en reserveer dan ook de partytent, tafels en stoelen. Controleer een week voor de barbecue de weersverwachting en pas de indeling aan als regen of harde wind wordt voorspeld.
- Koop houdbare boodschappen ongeveer 1 week vooraf en haal verse producten pas 1 tot 2 dagen voor het feest. Bewaar vlees gekoeld en gebruik vershoudbakken voor marinades, gesneden groenten en restjes.
- Reken voor het eerste uur op ongeveer 2 tot 3 drankjes per persoon en koel water, frisdrank, bier en wijn minstens 4 uur vooraf. Zet karaffen en glazen op een aparte plek, zodat de barbecue niet tegelijk als bar en uitgiftepunt hoeft te dienen.
- Maak de tafelschikking, naamkaartjes en menukaarten uiterlijk 2 dagen vooraf. Controleer ook of er genoeg dinerborden, dessertborden, bestek, serveerschalen, tangen en aluminium schalen zijn; juist die laatste hulpmiddelen blijken tijdens het serveren vaak te ontbreken.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een huwelijksbarbecue organiseren?
- Begin ongeveer 8 tot 12 weken vooraf met de gastenlijst, uitnodigingen en leveranciers. Reserveer een partytent, extra stoelen en eventuele barbecueapparatuur uiterlijk 3 tot 4 weken voor de trouwdag.
- Hoeveel eten heb ik nodig voor een huwelijksbarbecue?
- Plan per volwassen gast ongeveer 400 tot 500 gram vlees, vis of vegetarische barbecueproducten, naast salades, brood en bijgerechten. Tel dieetwensen apart mee en bereid voor 10 tot 15 procent extra gasten, zodat een late eter niet misgrijpt.
- Hoeveel drinken moet ik inkopen voor een huwelijksbarbecue?
- Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Voorzie daarnaast continu water; bij warm weer kun je de totale drankvoorraad met ongeveer 20 procent verhogen.
- Wanneer moet ik vlees marineren voor een huwelijksbarbecue?
- Marineer het vlees meestal 12 tot 24 uur vooraf, afhankelijk van het recept. Haal het niet langer dan ongeveer 30 tot 60 minuten voor het grillen uit de koelkast en houd het tot die tijd gekoeld.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!