Checklist para organizar tu barbacoa de boda

Una barbacoa de boda necesita más planificación que una comida informal: hay que coordinar invitados, proveedores, transporte, mobiliario, cocina y tiempos de refrigeración. Empieza por cerrar la lista de invitados y sus preferencias, y deja confirmados la carpa, las sillas y la barbacoa antes de comprar comida fresca. Durante la última semana se preparan menús, mesas, indicaciones de aparcamiento y nombres. La víspera se enfrían las bebidas y se guarda la carne refrigerada; el día del evento se termina la preparación y se controla el servicio.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Elaborar la lista de invitados
2 personas
Diseñar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Recopilar solicitudes de transporte
Hacer la lista definitiva de invitados
Confirmar acuerdos con proveedores
Comprobar el pronóstico del tiempo
Reservar la carpa de fiesta
Conseguir sillas adicionales
Comprobar la barbacoa
Crear lista de reproducción
Organizar la disposición de las mesas
2 personas
Preparar los menús
2 personas
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
Enviar información de ruta y aparcamiento
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Comprar productos no perecederos
2 personas
Hacer la compra de productos frescos
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Guardar la carne refrigerada
2 personas
Lavar las verduras
2 personas
Preparar marinadas
2 personas
Marinar la carne
2 personas
Preparar los postres
2 personas
Preparar ensaladas
2 personas
Preparar las salsas
Montar la carpa
4 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Colocar la barbacoa de forma segura
2 personas
Montar mesas de buffet
2 personas
Montar el buffet de bebidas
2 personas
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Poner las mesas de forma festiva
3 personas
Colocar las tarjetas con nombres
Conectar la música
Colgar la iluminación
2 personas
Reponer los servicios de baño
Colocar puntos de recogida de basura
Preparar la recepción de invitados
2 personas
Preparar las bebidas de bienvenida
2 personas

Evento

Encender la barbacoa
2 personas
Recibir a los invitados
3 personas
Servir las bebidas de bienvenida
2 personas
Asignar la mesa de regalos
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Mantener la carne a temperatura
2 personas
Asar la carne
3 personas
Asar productos vegetarianos
2 personas
Servir ensaladas y pan
2 personas
Mantener separadas las comidas de dieta
Recoger la vajilla sucia
2 personas
Reponer el buffet durante el evento
2 personas
Servir café y té
2 personas
Cortar la tarta
2 personas
Servir los postres
2 personas
Controlar la música y la iluminación
Servir la última ronda de bebidas
2 personas
Acompañar a los invitados a la salida
2 personas

Seguimiento

Apagar la barbacoa
2 personas
Guardar la comida en frío
2 personas
Recoger las bebidas
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Desmontar la carpa
4 personas
Limpiar a fondo el lugar
4 personas
Vaciar las neveras portátiles
2 personas
Devolver los artículos prestados
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpa plegablecant. 2
Mesascant. 8
Sillascant. 65
Mesas de buffetcant. 3
Mesa de regalos
Mesas altascant. 4

Vajilla

Platos de cenacant. 75
Platos de postrecant. 75
Tazas de cafécant. 70
Vasos para aguacant. 80
Copas de vinocant. 70
Copas de cervezacant. 60
Cucharillas de cafécant. 70
Tenedorescant. 80
Cuchilloscant. 80
Cucharascant. 80
Cucharonescant. 12
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 6
Jarrascant. 8

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 4
Cuencos para mezclarcant. 8
Jarras medidorascant. 2
Bandejas de aluminiocant. 12
Recipientes herméticoscant. 12
Pinzas de cocinacant. 6
Guantes de hornocant. 4

Equipo

Barbacoascant. 3
Botellas de gascant. 3
Reguladores de presión de gascant. 3
Neveras portátilescant. 5
Termoscant. 4
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Altavoces Bluetoothcant. 2
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 6
Lámparas LEDcant. 12
Farolescant. 8

Decoración

Mantelescant. 8
Servilleteroscant. 70
Tarjetas de nombrecant. 70
Cartas del menúcant. 12
Arreglos floralescant. 8
Globoscant. 80
Cinta para globoscant. 2
Decoración de mesacant. 12
Libro de visitas
Buzón de tarjetas

Catering

Compras

Consejos

Cierra la lista definitiva de invitados al menos 10 días antes. Ese número determina las sillas, las mesas, los platos, los vasos y la cantidad de carne y bebidas.
Confirma la carpa, las mesas, las sillas y la barbacoa entre 7 y 10 días antes. Si el pronóstico anuncia lluvia, todavía tendrás margen para ajustar la distribución y proteger la zona de comida.
Compra los productos no perecederos entre 3 y 5 días antes y deja la compra fresca para las últimas 24 horas. Guarda la carne refrigerada desde que llega y no la dejes a temperatura ambiente mientras preparas las mesas.
Prepara las marinadas y marina la carne entre 8 y 24 horas antes, según la receta. Lava y corta las verduras con antelación, pero consérvalas en recipientes herméticos para que no se sequen ni absorban olores.
Calcula las bebidas por tramos: unas 2 o 3 por persona durante la primera hora y después aproximadamente 1 por hora, ajustando según la duración y el calor. Enfría una parte la víspera y reserva espacio para reponer jarras, vasos y copas sin bloquear la zona de cocción.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para una barbacoa de boda?: Envíalas entre 8 y 12 semanas antes de la boda y fija la fecha de confirmación unas 4 semanas antes. Así puedes recopilar preferencias dietéticas, solicitudes de transporte y el número definitivo para proveedores y compras.
¿Cuánta comida se calcula por persona en una barbacoa de boda?: Como referencia, calcula entre 300 y 400 gramos de carne o alternativas por adulto, además de guarniciones, pan y postre. Ajusta la cifra según el número de platos y confirma las necesidades dietéticas al cerrar la lista de invitados.
¿Cuándo hay que comprar la carne y preparar la marinada?: Compra la carne fresca durante las 24 horas anteriores y mantenla refrigerada hasta el momento de cocinarla. Prepara la marinada y deja la carne marinando entre 8 y 24 horas antes, siempre en frío y dentro de un recipiente cerrado.
¿Qué hago si llueve el día de la barbacoa de boda?: Comprueba el pronóstico entre 7 y 10 días antes y vuelve a revisarlo 48 horas antes. Ten reservada una carpa con espacio para las mesas, el buffet y la circulación, pero mantén la barbacoa en una zona segura y bien ventilada, nunca bajo una estructura cerrada.

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