Checklist voor een huwelijksaanzoekfeest organiseren
Een huwelijksaanzoekfeest vraagt om twee plannen tegelijk: het feest zelf en het moment waarop je de vraag stelt. Begin met de gastenlijst en locatie, leg daarna het aanzoekmoment vast en brief alleen de mensen die moeten helpen. Verzamel dieetwensen op tijd, regel de fotograaf en bewaar de ring veilig tot het juiste moment. In de laatste dagen draait alles om ophalen, koelen, voorbereiden en controleren, zodat je tijdens het feest niet meer hoeft te improviseren.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Gastenlijst opstellen
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Aanmeldingen bevestigen
Locatie definitief vastleggen
Tafelschikking bepalen
2 personen
Aanzoekmoment uitschrijven
2 personen
Vertrouwelingen briefen
2 personen
Muziek voor het aanzoek kiezen
Afspeellijst samenstellen
Fotograaf instrueren
2 personen
Ring veilig opbergen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Houdbare boodschappen doen
2 personen
Verse boodschappen doen
2 personen
Taart ophalen
Bloemen ophalen
Versiering controleren
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Salades voorbereiden
2 personen
Broodmanden vullen
Dessert gekoeld bewaren
Dranken koelen
2 personen
Koffiehoek inrichten
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen opstellen
3 personen
Tafels aankleden
3 personen
Servies klaarzetten
2 personen
Bestek klaarleggen
Glazen klaarzetten
Versiering ophangen
3 personen
Bloemen plaatsen
2 personen
Aanzoekplek inrichten
3 personen
Verlichting ophangen
2 personen
Muziekapparatuur testen
2 personen
Microfoon testen
Fotoplek inrichten
2 personen
Toiletten controleren
Afvalpunten plaatsen
Cateringteam briefen
2 personen
Event
Gasten ontvangen
3 personen
Welkomstdrank serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Aanzoek geheimhouden
2 personen
Gasten naar aanzoekplek begeleiden
2 personen
Muziek voor aanzoek starten
Aanzoekmoment begeleiden
2 personen
Aanzoekmoment fotograferen
Champagne inschenken
2 personen
Groepsfoto maken
2 personen
Buffet openen
2 personen
Buffetgerechten aanvullen
2 personen
Buffet afruimen
3 personen
Taart aansnijden
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Afspeellijst verzorgen
Laatste ronde serveren
2 personen
Gasten uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Restanten gekoeld opbergen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Glazen reinigen
2 personen
Tafels en stoelen reinigen
2 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Afval sorteren
2 personen
Huurmaterialen controleren
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Apparatuur opbergen
2 personen
Decoratie sorteren
2 personen
Foto's veiligstellen
Bedankbericht voorbereiden
Bedankbericht versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentaantal 2
- Inklaptafelsaantal 6
- Stoelenaantal 55
- Buffettafelsaantal 3
- Hoge statafelsaantal 4
- Tafelkledenaantal 9
- Garderoberekkenaantal 2
- Afvalbakkenaantal 4
Servies
- Dinerbordenaantal 60
- Dessertbordenaantal 60
- Koffiekopjesaantal 55
- Waterglazenaantal 70
- Wijnglazenaantal 60
- Champagneglazenaantal 60
- Besteksetsaantal 60
- Serveerbestekaantal 10
Decoratie
- Ballonnenaantal 100
- Ballonlintaantal 2
- Ballongewichtenaantal 8
- Slingersaantal 8
- Ledkaarsenaantal 30
- Glazen vaasjesaantal 12
- Fotolijstjesaantal 8
- Aanzoekbord
- Welkomstbord
- Tafelnummersaantal 6
- Naamkaartjesaantal 55
- Lintenaantal 30
- Confettikanonnenaantal 6
- Ringdoosje
Apparatuur
- Bluetoothspeakeraantal 2
- Draadloze microfoon
- Microfoonstandaard
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Oplaadbare powerbanksaantal 3
- Koelboxenaantal 4
- IJsblokjesbakkenaantal 4
- Smartphonehouderaantal 2
- Fotocamera
- Geheugenkaartaantal 2
Keuken
- Koffiezetapparaataantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Warmhoudschalenaantal 4
- Snijplankenaantal 4
- Koks messenaantal 4
- Mengkommenaantal 6
- Serveerschalenaantal 10
- Taartmes
Verlichting
- Lichtsnoerenaantal 6
- Sfeerlampenaantal 6
- Batterijenaantal 24
Schoonmaak
- Afwasteiltjesaantal 2
- Vuilniszakhoudersaantal 4
- Bezem en blikaantal 2
- Dweilenaantal 2
- Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg het aanzoekmoment uiterlijk één week vooraf uit aan je vertrouwelingen. Spreek af wie de gasten afleidt, wie de muziek start en wie de fotograaf waarschuwt.
- Bevestig aanmeldingen en dieetwensen niet pas op de feestdag. Sluit de inventarisatie ongeveer 10 dagen vooraf en pas de hapjes, salades en boodschappen daarop aan.
- Maak voor de ring een vaste, veilige plek buiten zicht en controleer het ringdoosje de avond ervoor. Neem de ring pas mee naar de locatie wanneer iemand weet wie erop let.
- Plan houdbare boodschappen eerder en haal verse boodschappen, bloemen en taart op de dag zelf volgens één ophaalronde. Zet dessert en dranken direct gekoeld weg en controleer daarna de versiering.
- Tel servies en glazen per gast plus minimaal 10 procent reserve. Controleer ook tafels, stoelen, afvalbakken, tafelkleden en eventuele partytent voordat de eerste gasten arriveren.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een huwelijksaanzoekfeest organiseren?
- Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met gastenlijst, locatie en uitnodigingen. Plan het aanzoekmoment, de fotograaf en de briefing van vertrouwelingen uiterlijk 2 weken voor het feest.
- Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een huwelijksaanzoekfeest?
- Verstuur de uitnodigingen ongeveer 4 tot 6 weken vooraf. Vraag gasten om uiterlijk 10 dagen voor het feest te reageren, zodat je dieetwensen, tafelschikking en hoeveelheden kunt afronden.
- Hoeveel drank heb ik nodig voor een huwelijksaanzoekfeest?
- Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Voorzie daarnaast voortdurend water en houd extra gekoelde dranken achter de hand voor het moment na het aanzoek.
- Wanneer haal ik de taart en bloemen op?
- Haal taart en bloemen op de feestdag op, bij voorkeur 2 tot 4 uur voordat de gasten komen. Bewaar de taart gekoeld en zet bloemen en decoratie pas neer nadat de tafels en het aanzoekbord op hun plek staan.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!