Huiskamerconcert organiseren: checklist en planning

Een huiskamerconcert vraagt om meer voorbereiding dan alleen een artiest en een paar stoelen. Je regelt tegelijk het programma, de publieksruimte, de techniek en de ontvangst thuis. Begin met datum, repertoire en uitnodigingen; werk daarna toe naar boodschappen, geluidscheck en inrichting. Deze checklist helpt je bepalen wat wanneer klaar moet zijn, zodat de artiest kan opbouwen en gasten zonder zoeken hun plek, drankje en programma vinden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
Artiest en repertoire bevestigen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Parkeerinformatie delen
Artiestentoegang afstemmen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
Hapjes voorbereiden
2 personen
Ruimte grondig schoonmaken
2 personen
Instrumenten en apparatuur klaarzetten
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Microfoons en standaards plaatsen
2 personen
Geluidscheck uitvoeren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Podiumzone vrijmaken
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Verlichting instellen
2 personen
Buffet en dranktafel inrichten
2 personen
Servies en glazen klaarzetten
Hapjes op schalen leggen
2 personen

Event

Artiest ontvangen
Programma en publieksinformatie klaarleggen
Gasten ontvangen
2 personen
Dranken en hapjes serveren
2 personen
Concert aankondigen
Eerste concertdeel begeleiden
Dranken bijvullen
Pauzehapjes aanvullen
2 personen
Tweede concertdeel begeleiden
Artiest bedanken en uitzwaaien
Gasten uitlaten
2 personen

Nazorg

Eten en afval verzamelen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Apparatuur en instrumenten inpakken
2 personen
Meubilair terugplaatsen
3 personen
Ruimte schoonmaken
2 personen
Afvalcontainers legen
Overgebleven voorraad opbergen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 36
Bistrotafelsaantal 4
Buffettafelsaantal 2
Krukkenaantal 4

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Muziekinstrumentenaantal 2
Instrumentstandaardsaantal 2
Audiokabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Verlengkabelsaantal 4
Gaffer tapeaantal 2

Verlichting

Staande lampenaantal 4
Sfeerverlichtingaantal 3
Lichtslingersaantal 3

Servies

Waterglazenaantal 40
Wijnglazenaantal 40
Koffiekopjesaantal 30
Bordenaantal 40
Vorkenaantal 40
Messenaantal 40
Lepelsaantal 40
Serveerschalenaantal 8
Serveerbestekaantal 8

Keuken

Waterkaraffenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Thermoskannenaantal 3
Koelboxenaantal 3
Snijplankenaantal 2
Keukenmessenaantal 2
Tangenaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 6
Servettenhoudersaantal 4
Bloemstukkenaantal 3
Programmastandaardsaantal 2
Naambordjesaantal 36

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de geluidscheck vóór de gasten binnenkomen: reserveer hiervoor minimaal 60 minuten en test actieve speakers, mengpaneel, microfoons, standaards en audiokabels samen.
Maak de podiumzone minstens 2 meter diep vrij en leg instrumentstandaards, stekkerdozen, verlengkabels en gaffer tape vooraf op één vaste plek. Zo voorkom je losse kabels in de looproute.
Verwerk dieetwensen uiterlijk 3 dagen vooraf in je boodschappenlijst. Zet hapjes op serveerschalen en richt de buffet- en dranktafel pas in nadat de geluidsapparatuur staat.
Koel dranken ten minste 4 uur vooraf en vul waterkaraffen vlak voor aanvang. Zet waterglazen, wijnglazen en eventuele koffiekopjes per drank bij elkaar, zodat de eerste ontvangst niet ophoopt.
Maak parkeerinformatie en artiestentoegang onderdeel van de uitnodiging. Controleer op de concertdag nog één keer de route naar de opbouwplek, de verlichting en de plek waar programma-informatie klaar ligt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een huiskamerconcert organiseren?: Leg datum, programma en artiest bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen ongeveer 4 weken van tevoren en sluit aanmeldingen 3 tot 5 dagen voor het concert.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een huiskamerconcert klaar te zetten?: Reken op 3 tot 4 uur op de concertdag, exclusief boodschappen doen. Reserveer daarvan ongeveer 60 minuten voor apparatuur en geluidscheck, 60 tot 90 minuten voor schoonmaken en inrichting en 30 minuten voor hapjes en drank.
Hoeveel stoelen heb ik nodig voor een huiskamerconcert?: Zet voor iedere bevestigde gast één stoel klaar en houd 2 tot 4 extra stoelen achter de hand. Laat minimaal 90 centimeter loopruimte naar de ingang, buffet- en toiletruimte vrij.
Wanneer doe ik de geluidscheck voor een huiskamerconcert?: Doe de geluidscheck 60 tot 90 minuten vóór de eerste gast arriveert, liefst samen met de artiest. Controleer microfoons, speakers, mengpaneel, kabels en het volume vanuit de verste zitplaats.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.