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Wohnzimmerkonzert organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Wohnzimmerkonzert braucht mehr Vorbereitung als ein normales Treffen: Musik, Technik und Publikum müssen am selben Abend reibungslos zusammenspielen. Lege zuerst Datum, Programm und Repertoire fest, bevor du Einladungen verschickst. In der letzten Woche klärst du Anmeldungen, Ernährungswünsche, Parkinfos und den Zugang für die Künstler. Am Veranstaltungstag folgen Raum, Soundcheck, Beleuchtung, Buffet und Empfang in einer festen Reihenfolge.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Programm festlegen

  • Künstler und Repertoire bestätigen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Parkinformationen teilen

  • Künstlerzugang abstimmen

  • Einkaufsliste prüfen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

  • Snacks vorbereiten

    2 Personen

  • Raum gründlich reinigen

    2 Personen

  • Instrumente und Geräte bereitstellen

    2 Personen

  • Musikanlage anschließen

    2 Personen

  • Mikrofone und Ständer aufstellen

    2 Personen

  • Soundcheck durchführen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Bühnenbereich freimachen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Beleuchtung einrichten

    2 Personen

  • Buffet und Getränketisch einrichten

    2 Personen

  • Geschirr und Gläser bereitstellen

  • Häppchen auf Platten anrichten

    2 Personen

Event

  • Künstler empfangen

  • Programm und Publikumsinformationen bereitlegen

  • Gäste empfangen

    2 Personen

  • Getränke und Snacks servieren

    2 Personen

  • Konzert ankündigen

  • Ersten Teil des Konzerts begleiten

  • Getränke nachfüllen

  • Pausensnacks auffüllen

    2 Personen

  • Zweiten Konzertteil betreuen

  • Künstler bedanken und verabschieden

  • Gäste verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Essen und Abfall einsammeln

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Tonanlage ausschalten

    2 Personen

  • Ausrüstung und Instrumente einpacken

    2 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    3 Personen

  • Raum reinigen

    2 Personen

  • Abfallcontainer leeren

  • Übrig gebliebenes Material verstauen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 36
  • BistrotischeAnz. 4
  • BuffetischeAnz. 2
  • HockerAnz. 4

Ausstattung

  • Aktive LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • MikrofoneAnz. 2
  • MikrofonständerAnz. 2
  • MusikinstrumenteAnz. 2
  • InstrumentenständerAnz. 2
  • AudiokabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • Gaffer TapeAnz. 2

Beleuchtung

  • StehlampenAnz. 4
  • StimmungsbeleuchtungAnz. 3
  • LichterkettenAnz. 3

Geschirr

  • WassergläserAnz. 40
  • WeingläserAnz. 40
  • KaffeetassenAnz. 30
  • TellerAnz. 40
  • GabelnAnz. 40
  • MesserAnz. 40
  • LöffelAnz. 40
  • ServierschalenAnz. 8
  • ServierbesteckAnz. 8

Küche

  • WasserkaraffenAnz. 4
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 3
  • KühlboxenAnz. 3
  • SchneidebretterAnz. 2
  • KüchenmesserAnz. 2
  • ZangenAnz. 4

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 6
  • ServiettenhalterAnz. 4
  • BlumenarrangementsAnz. 3
  • ProgrammständerAnz. 2
  • NamensschilderAnz. 36

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Bestätige Künstler und Repertoire spätestens zwei Wochen vorher. Kläre dabei auch, wie viele Instrumente, Mikrofone und Ständer gebraucht werden und wann der Zugang zum Wohnzimmer möglich ist.
  • Plane den Soundcheck mindestens 90 Minuten vor dem Einlass ein. Teste aktive Lautsprecher, Mischpult, Audiokabel und Mikrofone gemeinsam und sichere lose Kabel mit Gaffer Tape.
  • Richte Sitzplätze und Bühnenbereich zuerst ein, bevor du dekorierst. Rechne pro Gast mit einem Sitzplatz und lasse vor den Instrumenten einen freien Durchgang für Künstler und Publikum.
  • Kühle Getränke spätestens drei Stunden vor Beginn. Stelle Wasserkaraffen, Wasser- und Weingläser bereit und plane für Kaffee zusätzlich Kaffeemaschine, Tassen und Thermoskannen ein.
  • Lege Programm- und Publikumsinformationen vor dem Eintreffen der Gäste aus. Empfange die Künstler mindestens 30 Minuten vor Beginn, damit Instrumente und Ablauf nicht erst während des Einlasses geklärt werden.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Wohnzimmerkonzert planen?
Beginne idealerweise vier bis sechs Wochen vorher mit Datum, Programm und Künstlern. Einladungen sollten spätestens drei Wochen vor dem Konzert verschickt werden, damit du Anmeldungen und Ernährungswünsche rechtzeitig erfassen kannst.
Wann sollte der Soundcheck beim Wohnzimmerkonzert stattfinden?
Plane den Soundcheck 90 Minuten vor dem Einlass ein. So bleibt Zeit, Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone, Instrumente und Kabel zu testen und die Lautstärke an den Raum anzupassen.
Wie viele Getränke braucht man für ein Wohnzimmerkonzert?
Rechne für das erste Veranstaltungsstunde mit etwa zwei bis drei Getränken pro Person, zusätzlich zu ausreichend Wasser. Kühle die Getränke mindestens drei Stunden vorher und stelle Nachschub griffbereit bereit.
Was muss am Tag des Wohnzimmerkonzerts zuerst erledigt werden?
Beginne mit der gründlichen Reinigung und dem Freimachen des Bühnenbereichs. Danach stellst du Technik und Instrumente bereit, führst den Soundcheck durch und richtest erst anschließend Sitzplätze, Buffet, Getränke und Dekoration ein.

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