Organiser un concert intimiste sans rien oublier

Un concert intimiste demande moins de matériel qu’un grand événement, mais davantage de précision. Il faut coordonner l’artiste, les inscriptions, l’accès à la salle et la technique avant l’arrivée des invités. Le jour même, prévois du temps pour le montage du son, l’éclairage, les assises et le buffet. Cette checklist regroupe les 42 tâches et 39 fournitures du plan, afin de suivre chaque étape dans l’ordre.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
Confirmer l’artiste et le répertoire
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Partager les informations de stationnement
Coordonner l’accès des artistes
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
Préparer les en-cas
2 personnes
Nettoyer soigneusement l’espace
2 personnes
Préparer les instruments et le matériel
2 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Installer les microphones et les pieds
2 personnes
Effectuer la vérification du son
2 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Dégager la zone du podium
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Régler l’éclairage
2 personnes
Installer le buffet et la table des boissons
2 personnes
Préparer la vaisselle et les verres
Disposer les amuse-bouches sur des plateaux
2 personnes

Événement

Accueillir l'artiste
Préparer le programme et les informations au public
Accueillir les invités
2 personnes
Servir les boissons et les en-cas
2 personnes
Annoncer le concert
Accompagner la première partie du concert
Réapprovisionner les boissons
Ravitaillement des encas de pause
2 personnes
Encadrer la deuxième partie du concert
Remercier l’artiste et lui faire signe au revoir
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

Collecter la nourriture et les déchets
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Emballer l’équipement et les instruments
2 personnes
Remettre le mobilier en place
3 personnes
Nettoyer l’espace
2 personnes
Vider les conteneurs à déchets
Ranger le stock restant

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 36
Tables bistrotqté 4
Tables de buffetqté 2
Tabouretsqté 4

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 2
Pieds de microqté 2
Instruments de musiqueqté 2
Pieds de microqté 2
Câbles audioqté 6
Multiprisesqté 4
Rallongesqté 4
Ruban gafferqté 2

Éclairage

Lampadairesqté 4
Éclairage d’ambianceqté 3
Guirlandes lumineusesqté 3

Vaisselle

Verres à eauqté 40
Verres à vinqté 40
Tasses à caféqté 30
Assiettesqté 40
Fourchettesqté 40
Couteauxqté 40
Cuillèresqté 40
Plateaux de serviceqté 8
Couverts de serviceqté 8

Cuisine

Carafes d'eauqté 4
Machines à caféqté 2
Thermosqté 3
Glacièresqté 3
Planches à découperqté 2
Couteaux de cuisineqté 2
Pincesqté 4

Décoration

Nappesqté 6
Porte-serviettesqté 4
Compositions floralesqté 3
Pupitres de programmeqté 2
Badges nominatifsqté 36

Catering

Courses

Conseils

Bloque la date et le programme au moins 4 à 6 semaines à l’avance, puis confirme le répertoire avec l’artiste avant d’envoyer les invitations.
Demande les besoins alimentaires dès l’inscription et fixe une date limite, idéalement 7 jours avant le concert, pour adapter les achats et les amuse-bouches.
Prévois au moins 2 heures avant l’arrivée du public pour installer les instruments, les microphones, les pieds, la table de mixage et effectuer la vérification du son.
Dégage complètement la zone du podium et garde un passage libre pour les câbles audio, les rallonges et les multiprises. Fixe les câbles au ruban gaffer pour éviter les chutes.
Refroidis les boissons la veille et installe séparément les verres à eau, les verres à vin, les tasses à café et les carafes afin que le service reste fluide pendant les pauses.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert intimiste ?: Prévois 4 à 6 semaines pour confirmer la date, l’artiste, le programme et les inscriptions. Garde ensuite au moins 2 heures le jour même pour le montage, le son et l’accueil.
Quand envoyer les invitations pour un concert intimiste ?: Envoie-les 3 à 4 semaines avant le concert, avec les informations de stationnement et l’accès à la salle. Fixe une date limite d’inscription environ 7 jours avant l’événement.
Combien de temps prévoir pour la vérification du son ?: Réserve au minimum 45 minutes pour raccorder la sonorisation, installer les microphones et tester chaque instrument. Ajoute 15 minutes de marge si plusieurs intervenants actifs participent au concert.
Quand acheter et préparer les boissons ?: Fais les courses 1 à 2 jours avant, puis refroidis les boissons la veille. Prépare le buffet et la table des boissons environ 60 minutes avant l’arrivée des invités.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.