Checklist para organizar un concierto en casa
Un concierto en casa necesita más coordinación que una reunión con música de fondo: hay que cuadrar el programa, recibir al artista y dejar el sonido probado antes de que lleguen los invitados. Esta checklist reúne 42 tareas y 39 elementos para avanzar en el orden correcto, desde las invitaciones hasta el bufé. Reserva tiempo para despejar la zona del escenario, colocar el equipo y preparar la información del público. Así evitarás montar cables, enfriar bebidas y buscar copas durante la actuación.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar la fecha y el programa
Confirmar el artista y el repertorio
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Compartir información sobre el aparcamiento
Coordinar el acceso de los artistas
Comprobar la lista de la compra
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
Preparar aperitivos
2 personas
Limpiar a fondo el espacio
2 personas
Preparar instrumentos y equipo
2 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Colocar micrófonos y soportes
2 personas
Realizar la prueba de sonido
2 personas
Colocar mesas y sillas
3 personas
Despejar la zona del escenario
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Configurar la iluminación
2 personas
Montar el bufé y la mesa de bebidas
2 personas
Preparar la vajilla y las copas
Poner los aperitivos en bandejas
2 personas
Evento
Recibir al artista
Dejar listo el programa y la información para el público
Recibir a los invitados
2 personas
Servir bebidas y aperitivos
2 personas
Anunciar el concierto
Coordinar la primera parte del concierto
Rellenar las bebidas
Reponer los aperitivos del descanso
2 personas
Acompañar la segunda parte del concierto
Agradecer al artista y despedirlo
Despachar a los invitados
2 personas
Seguimiento
Recoger la comida y los residuos
2 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Apagar el equipo de sonido
2 personas
Empacar equipos e instrumentos
2 personas
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
Limpiar el espacio
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
Guardar el stock sobrante
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 36
- Mesas bistrocant. 4
- Mesas de buffetcant. 2
- Taburetescant. 4
Equipo
- Altavoces activoscant. 2
- Mesa de mezclas
- Micrófonoscant. 2
- Soportes para micrófonocant. 2
- Instrumentos musicalescant. 2
- Soportes para instrumentoscant. 2
- Cables de audiocant. 6
- Regletascant. 4
- Cables alargadorescant. 4
- Cinta gaffercant. 2
Iluminación
- Lámparas de piecant. 4
- Iluminación ambientalcant. 3
- Guirnaldas de lucescant. 3
Vajilla
- Vasos para aguacant. 40
- Copas de vinocant. 40
- Tazas de cafécant. 30
- Platoscant. 40
- Tenedorescant. 40
- Cuchilloscant. 40
- Cucharascant. 40
- Bandejas de servircant. 8
- Cubiertos de serviciocant. 8
Cocina
- Jarras de aguacant. 4
- Máquinas de cafécant. 2
- Termoscant. 3
- Neveras portátilescant. 3
- Tablas de cortarcant. 2
- Cuchillos de cocinacant. 2
- Pinzascant. 4
Decoración
- Mantelescant. 6
- Porta-servilletascant. 4
- Arreglos floralescant. 3
- Atriles para programascant. 2
- Pancartas con nombrescant. 36
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el repertorio y el horario antes de enviar las invitaciones. Pide las preferencias dietéticas al confirmar la asistencia y comparte también la información sobre el aparcamiento.
- Deja entre 60 y 90 minutos antes de la llegada del público para conectar los altavoces, la mesa de mezclas, los micrófonos y los instrumentos. Haz la prueba de sonido con el repertorio previsto, no solo comprobando que sale audio.
- Despeja la zona del escenario y fija los cables al suelo con cinta gaffer antes de colocar las sillas. Mantén libres los accesos para que el artista pueda entrar con sus instrumentos y soportes.
- Enfría las bebidas con varias horas de antelación y prepara por separado la mesa de bebidas, el bufé y las bandejas de aperitivos. Coloca jarras de agua y vasos en un punto visible para no interrumpir la actuación.
- Prepara el programa y la información para el público antes de recibir al artista. Comprueba que hay suficientes sillas, copas, platos y cubiertos, y deja listas las máquinas de café y los termos si se servirán bebidas calientes.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto en casa?
- Empieza a cerrar fecha, artista y repertorio al menos 4 semanas antes. Envía las invitaciones con 2 o 3 semanas de margen para poder gestionar inscripciones, dietas y aparcamiento.
- ¿Cuánto tiempo necesito para montar el sonido de un concierto en casa?
- Reserva entre 60 y 90 minutos para conectar el equipo, colocar micrófonos y soportes y hacer la prueba de sonido. Añade otros 30 minutos si también tienes que despejar la zona y montar la iluminación.
- ¿Cuándo debo preparar la comida y enfriar las bebidas?
- Enfría las bebidas entre 4 y 6 horas antes y deja los aperitivos preparados entre 60 y 90 minutos antes de la llegada. Monta el bufé y las bandejas después de terminar el montaje del sonido, para evitar que el equipo estorbe.
- ¿Cuántas sillas necesito para un concierto en casa?
- Prepara una silla por cada invitado confirmado y deja 2 o 3 asientos adicionales si tienes espacio. Mantén libre la zona del escenario y reserva un acceso despejado para el artista y sus instrumentos.
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