Wat heb je nodig voor een HR-congres?

Een HR-congres vraagt meer dan stoelen en een beamer. Je hebt aparte spullen nodig voor registratie, presentaties, catering, garderobe en meerdere zalen. Denk vooraf vooral aan aansluitingen, reserveapparatuur en voldoende servies voor piekmomenten. Gebruik deze boodschappenlijst naast het draaiboek en stem aantallen af op het aantal deelnemers, sprekers en parallelle sessies.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Congresstoelenaantal 90
Klaptafelsaantal 12
Registratietafelsaantal 2
Spreektafel
Barkrukkenaantal 6
Buffettafelsaantal 4
Garderoberekkenaantal 3

Apparatuur

Beameraantal 2
Projectieschermenaantal 2
Laptopsaantal 3
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
HDMI-kabelsaantal 4
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Presentatieklikkersaantal 2
Flip-oversaantal 4
Flip-overstiftenaantal 20
Statafelbordenaantal 8

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 100
Bierglazenaantal 100
Dinerbordenaantal 100
Dessertbordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Opscheplepelsaantal 12
Koffielepelsaantal 100

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 4
Serveerbladenaantal 8
Schaaltjesaantal 20
Warmhoudbakkenaantal 6
Tangenaantal 8
Snijplankenaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 16
Naamkaartjeshoudersaantal 90
Menukaartenaantal 12
Bloemstukkenaantal 8
Pijlbordenaantal 10
Achtergrondbanner

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtstatievenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Stofzuiger
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 20

Catering

Boodschappen
- Koffiebonen - 4 kilo
- Cafeïnevrije koffie - 500 gram
- Zwarte thee - 100 zakjes
- Kruidenthee - 60 zakjes
- Groene thee - 40 zakjes
- Suiker - 2 kilo
- Zoetjes - 200 stuks
- Halfvolle melk - 12 liter
- Havermelk - 6 liter
- Koffieroom - 2 liter
- Mineraalwater plat - 60 flessen
- Mineraalwater bruisend - 60 flessen
- Cola - 12 flessen
- Cola Zero - 12 flessen
- Sinas - 8 flessen
- Ice tea - 8 flessen
- Ginger ale - 6 flessen
- Alcoholvrij bier - 24 flessen
- Pilsener - 96 flessen
- Witte wijn - 18 flessen
- Rode wijn - 12 flessen
- Prosecco - 8 flessen
- Appelsap - 6 liter
- Sinaasappelsap - 6 liter
- Citroenen - 3 kilo
- Limoenen - 2 kilo
- IJsblokjes - 15 kilo
- Miniwraps - 120 stuks
- Hummus - 2 kilo
- Roomkaas - 1 kilo
- Gerookte zalm - 1,5 kilo
- Kipfiletbeleg - 1,5 kilo
- Jonge kaas - 2 kilo
- Rucola - 1 kilo
- Komkommers - 3 kilo
- Tomaten - 3 kilo
- Paprika's - 2 kilo
- Olijven - 2 kilo
- Notenmix - 2 kilo
- Paprikachips - 8 zakken
- Naturelchips - 8 zakken
- Zoute sticks - 6 zakken
- Borrelnootjes - 6 zakken
- Druiven - 5 kilo
- Appels - 80 stuks
- Bananen - 60 stuks
- Mandarijnen - 60 stuks
- Yoghurt - 6 kilo
- Granola - 2 kilo
- Honing - 2 potten
- Gemengde salade - 6 kilo
- Cherrytomaten - 3 kilo
- Komkommersalade - 3 kilo
- Pastasalade - 8 kilo
- Aardappelsalade - 6 kilo
- Stokbroden - 20 stuks
- Kruidenboter - 2 kilo
- Vegetarische quiche - 20 porties
- Groentetaart - 20 porties
- Kipspiesjes - 100 stuks
- Falafel - 100 stuks
- Rijst - 5 kilo
- Gegrilde groenten - 6 kilo
- Kipsaté - 5 kilo
- Satésaus - 3 liter
- Tzatziki - 2 liter
- Knoflooksaus - 2 liter
- Mayonaise - 2 liter
- Ketchup - 2 liter
- Mosterd - 1 liter
- Chilisaus - 1 liter
- Zout - 500 gram
- Peper - 250 gram
- Paprikapoeder - 250 gram
- Italiaanse kruiden - 250 gram
- Olijfolie - 2 liter
- Balsamicoazijn - 1 liter
- Citroensap - 1 liter
- Mini-cheesecakes - 100 stuks
- Brownies - 100 stuks
- Vers fruitgebak - 80 stuks
- Pure chocolade - 1 kilo
- Papieren servetten - 300 stuks
- Cocktailprikkers - 300 stuks
- Aluminiumfolie - 2 rollen
- Vershoudfolie - 2 rollen
- Bakpapier - 2 rollen
- Keukenpapier - 12 rollen
- Toiletpapier - 48 rollen
- Afvalzakken - 40 stuks
- Afwasmiddel - 2 flessen
- Allesreiniger - 2 flessen
- Glasreiniger - 1 fles
- Handzeep - 6 flessen
- Handdesinfectie - 6 flessen

Tips

Plan per zaal een laptop, projectiescherm en passende aansluitkabels. Leg per presentatieruimte ook een presentatieklikker en verlengsnoer klaar, zodat wisselen tussen sprekers geen vertraging oplevert.
Voorzie de registratietafel van naamkaartjes en een extra stapel schrijfmateriaal. Leg de definitieve gastenlijst uiterlijk de dag vóór het congres klaar, zodat ontbrekende aanmeldingen snel kunnen worden gecontroleerd.
Tel servies niet alleen op basis van het aantal gasten. Houd voor koffiekopjes en waterglazen rekening met minimaal 1,5 exemplaar per deelnemer per pauzeronde; bij meerdere pauzes voorkom je zo een tekort.
Controleer audiovisuele apparatuur uiterlijk 24 uur vooraf in de zaal. Test beamer, projectiescherm, microfoons, luidsprekers, mengpaneel, HDMI-kabels en presentatieklikkers met de daadwerkelijke presentaties.
Zet voor catering aparte buffettafels, opscheplepels en voldoende diner- en dessertborden klaar. Geef de dieetlijst uiterlijk 3 werkdagen vooraf aan de cateraar en houd op de registratietafel een kopie beschikbaar.

Veelgestelde vragen

Wat heb ik nodig voor een HR-congres?: Reken minimaal op congresstoelen, registratietafels, buffettafels, een beamer, projectieschermen, laptops, microfoons, luidsprekers, kabels en servies. Voeg per zaal een presentatieklikker en flip-over met stiften toe als die ruimte voor presentaties of werksessies wordt gebruikt.
Hoeveel stoelen heb ik nodig voor een HR-congres?: Neem voor iedere bevestigde deelnemer één congresstoel en leg bij een volle zaal 5 tot 10 procent reserve klaar. Bij 100 deelnemers betekent dat 105 tot 110 stoelen, exclusief eventuele extra plaatsen voor sprekers en organisatoren.
Hoeveel microfoons zijn nodig op een HR-congres?: Voor een plenaire zaal zijn meestal 2 draadloze microfoons praktisch: één voor de spreker en één voor vragen uit de zaal. Plan per extra zaal minstens 1 microfoon en controleer uiterlijk 24 uur vooraf of het mengpaneel en de luidsprekers daarop zijn aangesloten.
Wanneer moet ik de materialen voor een HR-congres klaarzetten?: Zet meubilair, apparatuur en servies uiterlijk de avond ervoor klaar als de locatie dat toelaat. Test audiovisuele apparatuur 24 uur vooraf en leg naamkaartjes, draaiboeken en presentaties uiterlijk 1 uur vóór registratie op hun plek.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.