Was du für einen HR-Kongress brauchst

Für einen HR-Kongress brauchst du mehr als Sitzplätze und einen Beamer. Registrierung, Vorträge, Pausen und Raumwechsel funktionieren nur, wenn Technik, Beschilderung und Geschirr rechtzeitig bereitstehen. Plane Möbel und Ausstattung nach Raumgröße und Teilnehmerzahl, nicht erst am Veranstaltungstag. Besonders häufig fehlen HDMI-Kabel, Verlängerungskabel, Namensschilder oder passende Mikrofone. Die vollständige Liste auf dieser Seite hilft dir, Einkäufe und Mietmaterial systematisch abzuhaken.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KongressstühleAnz. 90
KlappischeAnz. 12
RegistrierungstischeAnz. 2
Rednertisch
BarhockerAnz. 6
BuffetischeAnz. 4
GarderobenständerAnz. 3

Ausstattung

BeamerAnz. 2
ProjektionsleinwändeAnz. 2
LaptopsAnz. 3
FunkmikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
Mischpult
HDMI-KabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
PräsentationsklickerAnz. 2
FlipchartsAnz. 4
Flipchart-MarkerAnz. 20
StehtischschilderAnz. 8

Geschirr

KaffeetassenAnz. 100
WassergläserAnz. 120
WeingläserAnz. 100
BiergläserAnz. 100
Dinner-TellerAnz. 100
DesserttellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
ServierlöffelAnz. 12
KaffeelöffelAnz. 100

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 8
KühlboxenAnz. 4
ServiertablettsAnz. 8
SchälchenAnz. 20
WarmhaltebehälterAnz. 6
ZangenAnz. 8
SchneidebretterAnz. 4

Dekoration

TischdeckenAnz. 16
NamensschildhalterAnz. 90
SpeisekartenAnz. 12
BlumenarrangementsAnz. 8
WegweiserAnz. 10
Hintergrundbanner

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8
LichtstativeAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
Staubsauger
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
PutzlappenAnz. 20

Catering

Einkäufe
- Kaffeebohnen - 4 Kilo
- Koffeinfreier Kaffee - 500 Gramm
- Schwarzer Tee - 100 Beutel
- Kräutertee - 60 Beutel
- Grüner Tee - 40 Beutel
- Zucker - 2 Kilo
- Süßstofftabletten - 200 Stück
- Halbfettmilch - 12 Liter
- Hafermilch - 6 Liter
- Kaffeesahne - 2 Liter
- Stilles Mineralwasser - 60 Flaschen
- Sprudelndes Mineralwasser - 60 Flaschen
- Cola - 12 Flaschen
- Cola Zero - 12 Flaschen
- Sinas - 8 Flaschen
- Ice tea - 8 Flaschen
- Ginger Ale - 6 Flaschen
- Alkoholfreies Bier - 24 Flaschen
- Pilsener - 96 Flaschen
- Weißwein - 18 Flaschen
- Rotwein - 12 Flaschen
- Prosecco - 8 Flaschen
- Apfelsaft - 6 Liter
- Orangensaft - 6 Liter
- Zitronen - 3 Kilo
- Limetten - 2 Kilo
- Eiswürfel - 15 Kilo
- Miniwraps - 120 Stück
- Hummus - 2 Kilo
- Frischkäse - 1 Kilo
- Räucherlachs - 1,5 Kilo
- Hähnchenbrust-Aufschnitt - 1,5 Kilo
- Junger Käse - 2 Kilo
- Rucola - 1 Kilo
- Gurken - 3 Kilo
- Tomaten - 3 Kilo
- Paprika - 2 Kilo
- Oliven - 2 Kilo
- Nussmix - 2 Kilo
- Paprikachips - 8 Tüten
- Chips natur - 8 Tüten
- Salzstangen - 6 Säcke
- Knabbermischung - 6 Tüten
- Trauben - 5 kilo
- Äpfel - 80 Stück
- Bananen - 60 Stück
- Mandarinen - 60 Stück
- Joghurt - 6 Kilo
- Granola - 2 kilo
- Honig - 2 Gläser
- Gemischter Salat - 6 Kilo
- Cherrytomaten - 3 Kilo
- Gurkensalat - 3 Kilo
- Nudelsalat - 8 kilo
- Kartoffelsalat - 6 Kilo
- Baguettes - 20 Stück
- Kräuterbutter - 2 kilo
- Vegetarische Quiche - 20 Portionen
- Gemüsekuchen - 20 Portionen
- Hähnchenspieße - 100 Stück
- Falafel - 100 Stück
- Reis - 5 Kilo
- Gegrilltes Gemüse - 6 Kilo
- Hähnchen-Satay - 5 Kilo
- Satésauce - 3 Liter
- Tzatziki - 2 Liter
- Knoblauchsoße - 2 Liter
- Mayonnaise - 2 Liter
- Ketchup - 2 Liter
- Senf - 1 Liter
- Chilisauce - 1 Liter
- Salz - 500 Gramm
- Pfeffer - 250 Gramm
- Paprikapulver - 250 Gramm
- Italienische Kräuter - 250 Gramm
- Olivenöl - 2 Liter
- Balsamicoessig - 1 Liter
- Zitronensaft - 1 Liter
- Mini-Cheesecakes - 100 Stück
- Brownies - 100 Stück
- Frische Obsttörtchen - 80 Stück
- Zartbitterschokolade - 1 Kilo
- Papierservietten - 300 Stück
- Cocktailspieße - 300 Stück
- Aluminiumfolie - 2 Rollen
- Frischhaltefolie - 2 Rollen
- Backpapier - 2 Rollen
- Küchenpapier - 12 Rollen
- Toilettenpapier - 48 Rollen
- Müllsäcke - 40 Stück
- Spülmittel - 2 Flaschen
- Allzweckreiniger - 2 Flaschen
- Glasreiniger - 1 Flasche
- Handseife - 6 Flaschen
- Handdesinfektionsmittel - 6 Flaschen

Tipps

Plane für die Registrierung mindestens einen Tisch je 75 bis 100 erwartete Teilnehmer ein. Lege Namensschilder, Listen und Schreibmaterial spätestens 60 Minuten vor Einlass bereit.
Rechne bei der Bestuhlung mit der endgültigen Gästeliste und plane 5 bis 10 Prozent zusätzliche Kongressstühle ein. So kannst du kurzfristige Nachmeldungen und Umstellungen auffangen.
Prüfe die Präsentationstechnik mindestens einen Tag vor dem Kongress mit jedem Laptop und jeder Präsentation. Halte pro Präsentationsplatz ein passendes HDMI-Kabel und ein Verlängerungskabel bereit.
Stelle für Vorträge ein Funkmikrofon und ein Ersatzmikrofon bereit; bei Podiumsgesprächen brauchst du zusätzlich Mikrofonständer und einen Rednertisch. Teste Lautsprecher und Mischpult vor dem Einlass.
Bestelle Geschirr nach der höchsten erwarteten Belegung und nicht nach der durchschnittlichen Nutzung. Für Kaffeetassen, Wassergläser und Besteck sind 10 Prozent Reserve sinnvoll, damit Nachschub während der Pausen möglich bleibt.

Häufige Fragen

Wie viele Stühle brauche ich für einen HR-Kongress?: Plane einen Kongressstuhl pro angemeldeter Person und zusätzlich 5 bis 10 Prozent Reserve ein. Bei 200 Teilnehmern sind das 210 bis 220 Stühle, sofern alle Plätze gleichzeitig benötigt werden.
Wie viel Technik brauche ich für einen HR-Kongress?: Für jeden Vortragssaal brauchst du mindestens einen Beamer, eine Projektionsleinwand und einen Laptop. Lege außerdem je Präsentationsplatz ein HDMI-Kabel, ein Verlängerungskabel und einen Präsentationsklicker bereit; teste alles spätestens am Vortag.
Wie viele Namensschilder und Registrierungstische sollte ich einplanen?: Drucke ein Namensschild pro bestätigter Anmeldung und zusätzlich 5 Prozent Reserve. Ein Registrierungstisch reicht meist für 75 bis 100 Personen; bei 200 Gästen solltest du daher zwei bis drei Tische einplanen.
Wie viel Geschirr brauche ich für die Kongresspausen?: Rechne bei Kaffeetassen, Wassergläsern und Besteck mit einem Set pro erwarteter Person plus 10 Prozent Reserve. Für 200 Teilnehmer sind mindestens 220 Stück je häufig genutzter Geschirrart sinnvoll; Sondergeschirr für Buffet oder Abendessen planst du nach dem Menü.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.