Qué necesitas para organizar un Congreso de HR
Para un Congreso de HR necesitas coordinar más que una sala y un proyector. Esta lista reúne el material que suele faltar el día del evento: equipos audiovisuales, mobiliario, vajilla y elementos para el registro. Calcula las cantidades según el número final de asistentes y confirma con el recinto qué incluye ya el alquiler. Haz la compra y reúne los materiales al menos 48 horas antes, especialmente cables, adaptadores y tarjetas de nombre.
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillas de congresocant. 90
- Mesas plegablescant. 12
- Mesas de registrocant. 2
- Mesa de oradores
- Taburetes de barcant. 6
- Mesas de buffetcant. 4
- Percheroscant. 3
Equipo
- Proyectorcant. 2
- Pantallas de proyeccióncant. 2
- Portátilescant. 3
- Micrófonos inalámbricoscant. 3
- Soportes para micrófonocant. 2
- Altavocescant. 2
- Mesa de mezclas
- Cables HDMIcant. 4
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 8
- Pulsadores de presentacióncant. 2
- Pizarras de hojascant. 4
- Rotuladores para pizarracant. 20
- Carteles para mesas altascant. 8
Vajilla
- Tazas de cafécant. 100
- Vasos para aguacant. 120
- Copas de vinocant. 100
- Copas de cervezacant. 100
- Platos de cenacant. 100
- Platos de postrecant. 100
- Cubiertoscant. 100
- Cucharonescant. 12
- Cucharillas de cafécant. 100
Cocina
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 2
- Termoscant. 8
- Neveras portátilescant. 4
- Bandejas de serviciocant. 8
- Cuencoscant. 20
- Bandejas para mantener calientecant. 6
- Pinzascant. 8
- Tablas de cortarcant. 4
Decoración
- Mantelescant. 16
- Portanombrescant. 90
- Cartas del menúcant. 12
- Arreglos floralescant. 8
- Carteles direccionalescant. 10
- Banner de fondo
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 8
- Trípodes de iluminacióncant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Aspiradora
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 3
- Paños de limpiezacant. 20
Catering
- Compras
- Granos de café - 4 kilos
- Café descafeinado - 500 gramos
- Té negro - 100 bolsitas
- Té de hierbas - 60 bolsitas
- Té verde - 40 bolsas
- Azúcar - 2 kilo
- Edulcorantes - 200 unidades
- Leche semidesnatada - 12 litros
- Leche de avena - 6 liter
- Nata para café - 2 litros
- Agua mineral sin gas - 60 botellas
- Agua mineral con gas - 60 botellas
- Cola - 12 botellas
- Cola Zero - 12 botellas
- Refresco de naranja - 8 botellas
- Ice tea - 8 botellas
- Ginger ale - 6 botellas
- Cerveza sin alcohol - 24 botellas
- Pilsener - 96 botellas
- Vino blanco - 18 botellas
- Vino tinto - 12 botellas
- Prosecco - 8 botellas
- Zumo de manzana - 6 litros
- Zumo de naranja - 6 litros
- Limones - 3 kilos
- Limas - 2 kilos
- Cubitos de hielo - 15 kilos
- Miniwraps - 120 unidades
- Hummus - 2 kilos
- Queso crema - 1 kilo
- Salmón ahumado - 1,5 kilo
- Fiambre de pechuga de pollo - 1,5 kilo
- Queso joven - 2 kilos
- Rúcula - 1 kilo
- Pepinos - 3 kilos
- Tomates - 3 kilos
- Pimientos - 2 kilos
- Aceitunas - 2 kilos
- Mix de frutos secos - 2 kilos
- Patatas fritas de pimiento - 8 bolsas
- Patatas fritas naturales - 8 bolsas
- Palitos salados - 6 bolsas
- Cacahuetes salados - 6 bolsas
- Uvas - 5 kilos
- Manzanas - 80 unidades
- Plátanos - 60 unidades
- Mandarinas - 60 unidades
- Yogur - 6 kilos
- Granola - 2 kilo
- Miel - 2 tarros
- Ensalada mixta - 6 kilos
- Tomates cherry - 3 kilos
- Ensalada de pepino - 3 kilos
- Ensalada de pasta - 8 kilos
- Ensalada de patata - 6 kilos
- Barras de pan - 20 unidades
- Mantequilla de hierbas - 2 kilos
- Quiche vegetariana - 20 porciones
- Pastel de verduras - 20 porciones
- Brochetas de pollo - 100 unidades
- Falafel - 100 unidades
- Arroz - 5 kilos
- Verduras a la parrilla - 6 kilos
- Brochetas de pollo - 5 kilo
- Salsa satay - 3 liter
- Tzatziki - 2 litros
- Salsa de ajo - 2 litros
- Mayonesa - 2 liter
- Kétchup - 2 litros
- Mostaza - 1 litro
- Salsa de chile - 1 litro
- Sal - 500 gramos
- Pimienta - 250 gramos
- Pimentón en polvo - 250 gramos
- Hierbas italianas - 250 gramos
- Aceite de oliva - 2 litros
- Vinagre balsámico - 1 litro
- Zumo de limón - 1 litro
- Mini cheesecakes - 100 unidades
- Brownies - 100 unidades
- Pasteles de fruta fresca - 80 unidades
- Chocolate puro - 1 kilo
- Servilletas de papel - 300 unidades
- Palillos para cócteles - 300 unidades
- Papel de aluminio - 2 rollos
- Film transparente - 2 rollos
- Papel de horno - 2 rollos
- Papel de cocina - 12 rollos
- Papel higiénico - 48 rollos
- Bolsas de basura - 40 unidades
- Lavavajillas - 2 botellas
- Limpiador multiusos - 2 botellas
- Limpiacristales - 1 botella
- Jabón de manos - 6 botellas
- Desinfectante de manos - 6 botellas
Consejos
- Calcula una silla de congreso por asistente y añade un margen del 5 % para ponentes, cambios de última hora y sillas defectuosas. Para 100 asistentes, prepara al menos 105 sillas.
- Prepara un puesto de registro con una mesa por cada 100-150 asistentes y coloca las tarjetas de nombre en orden alfabético. Imprime entre un 5 % y un 10 % de tarjetas adicionales para inscripciones o errores de última hora.
- Lleva un cable HDMI de repuesto, una regleta por cada zona de equipos y al menos un cable alargador adicional. Comprueba las conexiones de cada portátil y proyector el día anterior, no cuando empiece la primera ponencia.
- Para las pausas, calcula dos vasos de agua por persona y por hora. Si sirves café, prepara aproximadamente una taza por asistente en cada pausa y confirma con el catering si incluye tazas, cucharillas y jarras.
- Reserva un micrófono inalámbrico para quien presenta y otro para preguntas del público cuando el formato sea participativo. Prueba también los altavoces, la mesa de mezclas y los pulsadores de presentación con todas las presentaciones cargadas.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuántas sillas necesito para un Congreso de HR?
- Calcula una silla por asistente confirmado y añade un 5 % de margen. Para 200 personas, prepara 210 sillas; comprueba además si necesitas asientos separados para ponentes o invitados.
- ¿Cuánta vajilla necesito para un congreso de 100 personas?
- Para una comida sentada, calcula al menos 110 platos de cena, 110 platos de postre y 110 juegos de cubiertos. Añade vasos de agua para dos servicios por persona y confirma con el catering qué material aporta.
- ¿Cuándo debo comprobar el equipo audiovisual?
- Haz una primera comprobación 48 horas antes y una prueba completa el día anterior. Revisa cada portátil, proyector, pantalla, micrófono, altavoz, cable HDMI, regleta y pulsador de presentación.
- ¿Cuántas tarjetas de nombre debo imprimir?
- Imprime una tarjeta por inscripción confirmada y entre un 5 % y un 10 % adicional. Para 150 asistentes, prepara entre 158 y 165 tarjetas, y ordénalas alfabéticamente en la mesa de registro.
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