Que faut-il prévoir pour un congrès RH ?

Pour un congrès RH, les achats ne se limitent pas au café et aux badges. Il faut aussi préparer l’accueil des participants, les supports des intervenants, la signalétique et le matériel nécessaire aux présentations. Les quantités dépendent surtout du nombre d’inscrits, du format des pauses et du nombre de salles utilisées. Cette liste vous aide à vérifier les fournitures et équipements à avoir sur place avant l’ouverture des portes.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaises de conférenceqté 90
Tables pliantesqté 12
Tables d’inscriptionqté 2
Table de prise de parole
Tabourets de barqté 6
Tables de buffetqté 4
Portantsqté 3

Équipement

Vidéoprojecteurqté 2
Écrans de projectionqté 2
Ordinateurs portablesqté 3
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Câbles HDMIqté 4
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Cliques de présentationqté 2
Chevaletsqté 4
Feutres pour paperboardqté 20
Panneaux pour tables hautesqté 8

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 100
Verres à bièreqté 100
Assiettes de dînerqté 100
Assiettes à dessertqté 100
Couvertsqté 100
Louchesqté 12
Cuillères à caféqté 100

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 8
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Petits bolsqté 20
Bacs de maintien au chaudqté 6
Pincesqté 8
Planches à découperqté 4

Décoration

Nappesqté 16
Porte-nomsqté 90
Cartes de menuqté 12
Compositions floralesqté 8
Panneaux indicateursqté 10
Bannière de fond

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Pieds d’éclairageqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Aspirateur
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Chiffons de nettoyageqté 20

Catering

Courses
- Grains de café - 4 kilo
- Café décaféiné - 500 grammes
- Thé noir - 100 sachets
- Tisane - 60 sachets
- Thé vert - 40 sachets
- Sucre - 2 kilo
- Édulcorant - 200 pièces
- Lait demi-écrémé - 12 litres
- Lait d’avoine - 6 litres
- Crème à café - 2 litres
- Eau minérale plate - 60 bouteilles
- Eau minérale pétillante - 60 bouteilles
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Thé glacé - 8 bouteilles
- Ginger ale - 6 bouteilles
- Bière sans alcool - 24 bouteilles
- Pilsner - 96 bouteilles
- Vin blanc - 18 bouteilles
- Vin rouge - 12 bouteilles
- Prosecco - 8 bouteilles
- Jus de pomme - 6 litres
- Jus d'orange - 6 litres
- Citrons - 3 kilos
- Citrons verts - 2 kilos
- Glaçons - 15 kilos
- Mini wraps - 120 pièces
- Houmous - 2 kilos
- Fromage frais - 1 kilo
- Saumon fumé - 1,5 kilo
- Garniture de blanc de poulet - 1,5 kilo
- Fromage jeune - 2 kilos
- Roquette - 1 kilo
- Concombres - 3 kilos
- Tomates - 3 kilos
- Poivrons - 2 kilos
- Olives - 2 kilos
- Mélange de noix - 2 kilos
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Bâtonnets salés - 6 sacs
- Mélange apéritif - 6 sachets
- Raisins - 5 kilos
- Pommes - 80 pièces
- Bananes - 60 pièces
- Mandarines - 60 pièces
- Yaourt - 6 kilo
- Granola - 2 kilos
- Miel - 2 pots
- Salade composée - 6 kilos
- Tomates cerises - 3 kilos
- Salade de concombre - 3 kilos
- Salade de pâtes - 8 kilos
- Salade de pommes de terre - 6 kilos
- Baguettes - 20 pièces
- Beurre aux herbes - 2 kilos
- Quiche végétarienne - 20 portions
- Tarte aux légumes - 20 portions
- Brochettes de poulet - 100 pièces
- Falafel - 100 pièces
- Riz - 5 kilos
- Légumes grillés - 6 kilo
- Brochettes de poulet - 5 kilo
- Sauce satay - 3 liters
- Tzatziki - 2 litres
- Sauce à l'ail - 2 litres
- Mayonnaise - 2 litres
- Ketchup - 2 liter
- Moutarde - 1 litre
- Sauce chili - 1 litre
- Sel - 500 grammes
- Poivre - 250 grammes
- Paprika en poudre - 250 grammes
- Herbes italiennes - 250 gram
- Huile d’olive - 2 litres
- Vinaigre balsamique - 1 liter
- Jus de citron - 1 litre
- Mini-cheesecakes - 100 pièces
- Brownies - 100 pièces
- Tartes aux fruits fraîches - 80 pièces
- Chocolat noir - 1 kilo
- Serviettes en papier - 300 pièces
- Pics cocktail - 300 pièces
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Sacs poubelle - 40 pièces
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 1 flacon
- Savon pour les mains - 6 bouteilles
- Désinfectant pour les mains - 6 bouteilles

Conseils

Prévoyez un badge nominatif par participant confirmé, plus 5 à 10 % de réserve pour les inscriptions de dernière minute ou les erreurs d’impression. Gardez les badges vierges et les feutres à la table d’inscription.
Pour une journée avec deux pauses, comptez environ 2 à 3 tasses à café et 2 verres à eau par personne. Ajoutez une réserve de 10 % si la vaisselle n’est pas lavée pendant l’événement.
Prévoyez au moins un ordinateur portable contenant toutes les présentations, ainsi qu’une copie de secours sur une clé USB. Testez chaque fichier et chaque câble HDMI la veille, pas le matin du congrès.
Comptez une multiprise et une rallonge par zone technique, avec 20 à 30 % de prises libres. Étiquetez les câbles avant l’installation pour éviter de débrancher un vidéoprojecteur ou une table de mixage.
Préparez la signalétique au moins 48 heures avant l’accueil : entrée, inscription, salles, buffet et sanitaires. Vérifiez aussi que les panneaux correspondent au programme définitif et aux changements de dernière minute.

Questions fréquentes

Combien de badges prévoir pour un congrès RH ?: Prévoyez un badge par participant confirmé, intervenant et membre de l’équipe. Ajoutez 5 à 10 % de badges vierges, soit 10 à 20 badges supplémentaires pour 200 participants.
Combien de verres et de tasses faut-il pour un congrès ?: Pour une journée avec deux pauses, comptez environ 2 verres à eau et 2 à 3 tasses par personne si la vaisselle n’est pas réutilisée immédiatement. Ajoutez 10 % de réserve pour les pertes et les changements de salle.
Quand faut-il tester le matériel audiovisuel ?: Faites un premier contrôle 48 heures avant le congrès, puis un test complet la veille avec les présentations définitives. Vérifiez notamment les microphones, le son, les vidéoprojecteurs, les câbles HDMI et les rallonges.
Quelle quantité de vaisselle prévoir pour le buffet ?: Prévoyez une assiette de dîner et une assiette à dessert par personne, puis ajoutez 10 % de réserve. Pour les couverts, comptez un jeu complet par invité et 15 % supplémentaire si le buffet reste ouvert plusieurs heures.

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