Hotel open dag organiseren: checklist en planning

Een hotel open dag vraagt meer voorbereiding dan alleen kamers openzetten. Je moet bezoekersstromen, rondleidingen, ontvangst, catering en techniek op elkaar afstemmen. Begin met het programma en de route, leg daarna de bezetting en aanmeldingen vast en werk in de laatste week de kamers en materialen af. Deze checklist helpt je controleren of gasten, medewerkers en leveranciers op de dag zelf weten waar ze moeten zijn.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Rondleidingsroute bepalen
2 personen
Open kamers selecteren
2 personen
Reserveringen voor rondleidingen maken
2 personen
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Leveringen voor catering plannen
Medewerkers voor rondleidingen indelen
2 personen
Medewerkers voor ontvangst indelen
2 personen
Parkeerinformatie voorbereiden
Plattegronden afdrukken
Naambadges voorbereiden
2 personen
Rondleidingsscripts afdrukken
Hotelkamers controleren
3 personen
Techniek testen
2 personen
Cateringbestelling bevestigen
Boodschappen doen
2 personen
Promotiemateriaal verzamelen
Dranken koelen
2 personen
Koffiepunt voorbereiden
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Ontvangstbalie opbouwen
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen klaarzetten
3 personen
Buffet inrichten
3 personen
Versiering ophangen
2 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Verlichting controleren
2 personen
Presentatieruimte inrichten
2 personen
Garderobe klaarzetten
2 personen
Toiletten controleren
Personeelsbriefing houden
4 personen
Registratielijst klaarleggen
Laatste veiligheidsronde uitvoeren
2 personen

Event

Bezoekers ontvangen
3 personen
Aanmeldingen registreren
2 personen
Naambadges uitdelen
2 personen
Welkomstdranken serveren
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Rondleidingen begeleiden
4 personen
Hotelvoorzieningen demonstreren
2 personen
Presentatie verzorgen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Bewegwijzering controleren
Toiletten tussentijds controleren
Afvalbakken legen
2 personen
Garderobe beheren
Contactgegevens van bezoekers verzamelen
Vragen van bezoekers beantwoorden
2 personen
Laatste rondleiding begeleiden
2 personen
Afscheid nemen van bezoekers
2 personen
Buffet afsluiten
2 personen

Nazorg

Garderobe leeghalen
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Dranken opruimen
2 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Afval scheiden en afvoeren
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Ruimtes schoonmaken
3 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Hotelkamers nalopen
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Overgebleven catering opslaan
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Promotiemateriaal opbergen
Aanmeldgegevens archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Ontvangstbalie
Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 80
Statafelsaantal 8
Garderoberekkenaantal 2
Krukkenaantal 12
Buffettafelsaantal 4
Tafelkledenaantal 16

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Theeglazenaantal 120
Waterglazenaantal 150
Bordenaantal 120
Dessertbordjesaantal 120
Vorkenaantal 120
Tangenaantal 12
Opscheplepelsaantal 8

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Koelkastenaantal 2
Koelboxenaantal 4
Laptopsaantal 2
Beeldschermenaantal 2
Speakersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Ballonnenbogenaantal 2
Bloemstukkenaantal 8
Welkomstbannersaantal 3
Infobordenaantal 10
Naambadgesaantal 120
Badgehoudersaantal 120
Garderobenummersaantal 120
Pijlbordenaantal 12

Verlichting

Lichtslingersaantal 6
Ledspotsaantal 8
Batterijlantaarnsaantal 6

Keuken

Serveerplankenaantal 8
Schaaltjesaantal 16
Kannenaantal 8
Thermoskannenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Maatbekersaantal 4
Voedselcontainersaantal 12

Schoonmaak

Stofzuigersaantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Poetsdoekenaantal 20
Toiletborstelsaantal 4
Afvalbakkenaantal 12

Boodschappen

Koffieaantal 6

Tips

Plan de rondleidingen in vaste tijdsloten en houd per groep ruimte tussen twee vertrektijden. Zo blijven de ontvangstbalie en route overzichtelijk wanneer een groep uitloopt.
Controleer de geselecteerde hotelkamers uiterlijk één dag vooraf. Let niet alleen op schoonmaak, maar ook op verlichting, temperatuur, geur, linnengoed en zichtbare onderhoudspunten.
Maak voor ontvangst en rondleidingen aparte personeelsindelingen. Geef medewerkers daarnaast een gedrukt script, plattegrond en parkeerinformatie, zodat zij bezoekers niet telkens naar dezelfde balie hoeven te sturen.
Bevestig de cateringbestelling en leveringen uiterlijk 48 uur vooraf. Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en zet koffie, thee, water en hapjes op een afzonderlijk punt met voldoende kopjes, glazen en servies.
Test laptops, beeldschermen, speakers en microfoons vóór de bezoekers binnenkomen. Leg verlengkabels en stekkerdozen klaar, maar houd looproutes en de ontvangstbalie vrij van losse kabels.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een hotel open dag organiseren?: Leg datum, programma en rondleidingsroute bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen uiterlijk 3 weken voor de open dag en sluit de aanmeldingen enkele dagen voor het evenement.
Hoeveel hotelkamers moet ik openstellen tijdens een open dag?: Selecteer kamers die samen de belangrijkste kamertypen en prijsniveaus laten zien; vaak zijn 4 tot 8 kamers voldoende voor een overzichtelijke route. Controleer iedere kamer uiterlijk de dag ervoor en wijs per kamer een duidelijke functie in de rondleiding toe.
Hoeveel medewerkers heb ik nodig voor een hotel open dag?: Plan minimaal 1 medewerker bij de ontvangstbalie, 1 persoon voor parkeer- en bezoekersvragen en per rondleiding 1 begeleider. Bij groepen groter dan ongeveer 10 tot 15 bezoekers is een extra begeleider verstandig.
Wanneer moet ik de catering voor een hotel open dag bevestigen?: Bevestig aantallen, dieetwensen en levertijd uiterlijk 48 uur vooraf. Zet het koffiepunt en de hapjes minstens 30 minuten voor de eerste rondleiding klaar, zodat ontvangstmedewerkers niet tijdens de start hoeven bij te vullen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.