Checklist pour organiser une journée portes ouvertes d’hôtel

Une journée portes ouvertes réussie repose surtout sur un parcours clair et un accueil bien préparé. Commencez par fixer le programme, sélectionner les chambres à montrer et organiser les réservations de visite. Dans les jours précédents, répartissez les équipes, confirmez le traiteur et vérifiez chaque espace, y compris la technique. Cette checklist rassemble les 72 tâches et 54 fournitures nécessaires pour avancer dans le bon ordre, sans oublier les détails qui ralentissent souvent l’accueil le jour venu.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Définir l’itinéraire de la visite
2 personnes
Sélectionner les chambres libres
2 personnes
Faire les réservations pour les visites guidées
2 personnes
Concevoir les invitations
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Planifier les livraisons pour le traiteur
Répartir le personnel pour les visites guidées
2 personnes
Répartir le personnel d’accueil
2 personnes
Préparer les informations de stationnement
Imprimer les plans
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les scripts de visite
Vérifier les chambres d'hôtel
3 personnes
Tester la technique
2 personnes
Confirmer la commande traiteur
Faire les courses
2 personnes
Rassembler le matériel promotionnel
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer le point café
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Installer le bureau d’accueil
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer le buffet
3 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Vérifier l'éclairage
2 personnes
Aménager l’espace de présentation
2 personnes
Préparer le vestiaire
2 personnes
Vérifier les toilettes
Faire le briefing du personnel
4 personnes
Préparer la liste d’inscription
Effectuer la dernière ronde de sécurité
2 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
3 personnes
Enregistrer les inscriptions
2 personnes
Distribuer les badges nominatifs
2 personnes
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Accompagner les visites guidées
4 personnes
Faire la démonstration des équipements de l'hôtel
2 personnes
Assurer la présentation
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Vérifier la signalisation
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
Vider les poubelles
2 personnes
Gérer le vestiaire
Collecter les coordonnées des visiteurs
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
Accompagner la dernière visite guidée
2 personnes
Dire au revoir aux visiteurs
2 personnes
Fermer le buffet
2 personnes

Suivi

Vider le vestiaire
2 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Ranger les boissons
2 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Trier et évacuer les déchets
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer les espaces
3 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Vérifier les chambres d'hôtel
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Stocker la restauration restante
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Ranger le matériel promotionnel
Archiver les données d’inscription

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Accueil
Tablesqté 12
Chaisesqté 80
Tables hautesqté 8
Portantsqté 2
Tabouretsqté 12
Tables de buffetqté 4
Nappesqté 16

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verres à théqté 120
Verres à eauqté 150
Assiettesqté 120
Assiettes à dessertqté 120
Fourchettesqté 120
Pincesqté 12
Louchesqté 8

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Réfrigérateursqté 2
Glacièresqté 4
Ordinateurs portablesqté 2
Écransqté 2
Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6

Décoration

Ballonsqté 100
Arches de ballonsqté 2
Compositions floralesqté 8
Bannières de bienvenueqté 3
Panneaux d’informationqté 10
Badges nominatifsqté 120
Porte-badgesqté 120
Numéros de vestiaireqté 120
Panneaux indicateursqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Projecteurs LEDqté 8
Lampes à pilesqté 6

Cuisine

Planches de serviceqté 8
Petits bolsqté 16
Carafesqté 8
Thermosqté 8
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Verres doseursqté 4
Conteneurs alimentairesqté 12

Nettoyage

Aspirateursqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Balayette et pelleqté 4
Chiffons de nettoyageqté 20
Brosses de toilettesqté 4
Poubellesqté 12

Courses

Caféqté 6

Conseils

Prévoyez les réservations de visite par créneaux plutôt qu’une arrivée libre : vous saurez combien de personnes et de guides prévoir à chaque heure.
Demandez les besoins alimentaires dès l’inscription, puis transmettez le nombre final au traiteur au moins 3 jours avant la livraison. Les régimes particuliers oubliés la veille sont difficiles à corriger.
Préparez un dossier d’accueil par visiteur avec badge nominatif, plan imprimé et informations de stationnement. Imprimez au moins 10 % d’exemplaires supplémentaires.
Testez les microphones, haut-parleurs, écrans, ordinateurs portables, rallonges et multiprises avant l’installation. Faites ce test avec le même emplacement et les mêmes branchements que le jour de l’événement.
Refroidissez les boissons la veille et installez le point café avant l’arrivée du premier groupe. Gardez une réserve séparée pour réapprovisionner rapidement les tables sans interrompre les visites.

Questions fréquentes

Combien de temps prévoir pour une visite guidée de l’hôtel ?: Prévoyez généralement 30 à 45 minutes par groupe, puis 10 à 15 minutes pour les questions et la remise en place. Ajoutez au moins 15 minutes de marge entre deux créneaux si le parcours comprend plusieurs chambres.
Quand envoyer les invitations pour une journée portes ouvertes d’hôtel ?: Envoyez une première invitation 3 à 4 semaines avant la date prévue, puis un rappel 5 à 7 jours avant. Fermez les inscriptions 48 à 72 heures avant afin de confirmer le traiteur, les badges et la répartition des guides.
Combien de personnes faut-il à l’accueil ?: Prévoyez au minimum 2 personnes à l’accueil dès qu’il y a plusieurs créneaux de visite : une pour les inscriptions et les badges, une pour orienter les visiteurs. Ajoutez une personne dès que vous attendez plus de 50 participants sur la journée.
Que vérifier la veille d’une journée portes ouvertes d’hôtel ?: Vérifiez les chambres sélectionnées, le parcours, les plans, les badges, le stationnement, la commande du traiteur et le matériel technique. Faites cette vérification finale 24 heures avant, puis un contrôle rapide 60 à 90 minutes avant l’ouverture.

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