Checklist para organizar una jornada de puertas abiertas del hotel

Una jornada de puertas abiertas del hotel necesita más coordinación de la que parece: hay que preparar el recorrido, controlar las visitas y recibir a los asistentes sin interrupciones. Esta checklist reúne las tareas en un orden práctico, desde fijar la fecha y abrir las inscripciones hasta revisar las habitaciones y montar la recepción. También contempla catering, aparcamiento, acreditaciones, guiones y pruebas técnicas. Úsala para asignar responsables y detectar a tiempo lo que suele quedarse para el último día.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Definir la ruta del recorrido
2 personas
Seleccionar las habitaciones disponibles
2 personas
Hacer reservas para visitas guiadas
2 personas
Diseñar invitaciones
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Planificar las entregas para catering
Asignar personal para las visitas guiadas
2 personas
Asignar al personal para la recepción
2 personas
Preparar la información de aparcamiento
Imprimir planos
Preparar acreditaciones
2 personas
Imprimir los guiones de visita guiada
Comprobar las habitaciones del hotel
3 personas
Probar la técnica
2 personas
Confirmar el pedido de catering
Hacer la compra
2 personas
Recoger material promocional
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar el punto de café
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Montar mesas
3 personas
Preparar las sillas
3 personas
Montar el buffet
3 personas
Colgar la decoración
2 personas
Colocar la señalización
2 personas
Comprobar la iluminación
2 personas
Preparar el espacio de presentación
2 personas
Preparar el guardarropa
2 personas
Comprobar los baños
Hacer la reunión informativa del personal
4 personas
Preparar la lista de registro
Realizar la última ronda de seguridad
2 personas

Evento

Recibir a los visitantes
3 personas
Registrar inscripciones
2 personas
Repartir acreditaciones
2 personas
Servir las bebidas de bienvenida
2 personas
Servir café y té
2 personas
Guiar visitas
4 personas
Presentar las instalaciones del hotel
2 personas
Realizar la presentación
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el bufé
2 personas
Comprobar la señalización
Comprobar los baños periódicamente
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Gestionar el guardarropa
Recopilar los datos de contacto de los visitantes
Responder preguntas de los visitantes
2 personas
Guiar la última visita
2 personas
Despedirse de los visitantes
2 personas
Cerrar el bufé
2 personas

Seguimiento

Vaciar el guardarropa
2 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Recoger las bebidas
2 personas
Apagar el equipo
2 personas
Retirar la decoración
2 personas
Recoger mesas y sillas
3 personas
Separar y desechar los residuos
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar espacios
3 personas
Limpiar los baños
2 personas
Revisar las habitaciones del hotel
2 personas
Registrar objetos perdidos
Guardar la catering sobrante
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Guardar el material promocional
Archivar datos de inscripción

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mostrador de recepción
Mesascant. 12
Sillascant. 80
Mesas altascant. 8
Percheroscant. 2
Taburetescant. 12
Mesas de buffetcant. 4
Mantelescant. 16

Vajilla

Tazas de cafécant. 120
Vasos de técant. 120
Vasos para aguacant. 150
Platoscant. 120
Platos de postrecant. 120
Tenedorescant. 120
Pinzascant. 12
Cucharonescant. 8

Equipo

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Neverascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Portátilescant. 2
Pantallascant. 2
Altavocescant. 2
Micrófonoscant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6

Decoración

Globoscant. 100
Arcos de globoscant. 2
Arreglos floralescant. 8
Banners de bienvenidacant. 3
Carteles informativoscant. 10
Credencialescant. 120
Portabadgescant. 120
Números de guardarropacant. 120
Carteles direccionalescant. 12

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 6
Focos LEDcant. 8
Linternas a pilascant. 6

Cocina

Tablas para servircant. 8
Cuencoscant. 16
Jarrascant. 8
Termoscant. 8
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Jarras medidorascant. 4
Contenedores de alimentoscant. 12

Limpieza

Aspiradorascant. 2
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Recogedor y escobacant. 4
Paños de limpiezacant. 20
Escobillas de bañocant. 4
Papeleracant. 12

Compras

Cafécant. 6

Consejos

Cierra la fecha, el programa y la ruta del recorrido antes de enviar las invitaciones. Reserva al menos 2 semanas para gestionar inscripciones y recoger preferencias dietéticas.
Define los grupos de visita con antelación y asigna una persona responsable por grupo. Prepara un guion impreso para cada guía y deja 10 minutos entre recorridos para evitar acumulaciones.
Revisa las habitaciones seleccionadas entre 24 y 48 horas antes: comprueba limpieza, iluminación, temperatura, baños y cualquier elemento que el visitante vaya a ver o probar.
Haz una prueba técnica completa el día anterior. Comprueba portátiles, pantallas, altavoces, micrófonos, cables alargadores y regletas en el mismo lugar donde se utilizarán.
Calcula el catering según las inscripciones confirmadas y añade un margen del 10 %. Enfría las bebidas y prepara el punto de café antes de abrir la recepción, no durante la llegada de los primeros invitados.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas de un hotel?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes. La fecha, el programa, la ruta y las habitaciones disponibles deben quedar definidos durante la primera semana; reserva las 2 semanas previas para invitaciones, inscripciones y ajustes.
¿Cuándo enviar las invitaciones para una jornada de puertas abiertas del hotel?: Envíalas entre 3 y 4 semanas antes y fija una fecha límite de respuesta aproximadamente 7 días antes del evento. Así tendrás tiempo para confirmar el catering, preparar acreditaciones y formar los grupos de visita.
¿Cuánto personal hace falta para las visitas guiadas del hotel?: Asigna como mínimo 1 guía por grupo y 1 persona en recepción durante toda la jornada. Si un grupo supera las 15 o 20 personas, divídelo o incorpora un segundo guía para que todos escuchen y puedan hacer preguntas.
¿Cuándo preparar el catering y el punto de café?: Confirma el pedido entre 3 y 5 días antes y revisa las entregas el día anterior. Monta mesas, manteles, tazas, vasos, platos, cubiertos y máquinas de café al menos 60 minutos antes de recibir a los asistentes.

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