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Hotel-Open-House organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Hotel-Open-House verbindet Empfang, Führungen, Zimmerbesichtigungen und Bewirtung – deshalb müssen Ablauf und Zuständigkeiten früh feststehen. Lege zuerst Datum, Programm und Besichtigungsroute fest, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen Anmeldungen, Ernährungswünsche, Personalplanung und Catering. Am Veranstaltungstag zählen vorbereitete Zimmer, getestete Technik, klare Lagepläne und ein besetzter Empfang. Die Checkliste führt dich durch alle 72 Aufgaben und hilft dir, typische Verzögerungen zu vermeiden.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Programm festlegen

    2 Personen

  • Besichtigungsroute festlegen

    2 Personen

  • Offene Zimmer auswählen

    2 Personen

  • Reservierungen für Führungen vornehmen

    2 Personen

  • Einladungen gestalten

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Lieferungen für das Catering planen

  • Mitarbeiter für Führungen einteilen

    2 Personen

  • Mitarbeitende für den Empfang einteilen

    2 Personen

  • Parkinformationen vorbereiten

  • Lagepläne ausdrucken

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Führungs-Skripte drucken

  • Hotelzimmer kontrollieren

    3 Personen

  • Technik testen

    2 Personen

  • Cateringbestellung bestätigen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Werbematerial sammeln

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Kaffeestation vorbereiten

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Empfangstheke aufbauen

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Buffet aufbauen

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Beschilderung anbringen

    2 Personen

  • Beleuchtung kontrollieren

    2 Personen

  • Präsentationsraum einrichten

    2 Personen

  • Garderobe vorbereiten

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Mitarbeiterbriefing abhalten

    4 Personen

  • Registrierungsliste bereitlegen

  • Letzte Sicherheitsrunde durchführen

    2 Personen

Event

  • Besucher empfangen

    3 Personen

  • Anmeldungen erfassen

    2 Personen

  • Namensschilder verteilen

    2 Personen

  • Willkommensgetränke servieren

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Führungen begleiten

    4 Personen

  • Hotelausstattung vorführen

    2 Personen

  • Präsentation übernehmen

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet auffüllen

    2 Personen

  • Wegweisung kontrollieren

  • Toiletten zwischendurch kontrollieren

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Garderobe verwalten

  • Kontaktdaten der Besucher erfassen

  • Besucherfragen beantworten

    2 Personen

  • Letzte Führung begleiten

    2 Personen

  • Verabschiedung der Gäste

    2 Personen

  • Buffet schließen

    2 Personen

Nachbereitung

  • Garderobe leerräumen

    2 Personen

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Getränke wegräumen

    2 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    3 Personen

  • Abfall trennen und entsorgen

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Räume reinigen

    3 Personen

  • Toiletten reinigen

    2 Personen

  • Hotelzimmer kontrollieren

    2 Personen

  • Fundgegenstände registrieren

  • Übrig gebliebenes Catering einlagern

    2 Personen

  • Mietmaterial zurückgeben

    2 Personen

  • Werbematerial einlagern

  • Anmeldedaten archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • Empfangstresen
  • TischeAnz. 12
  • StühleAnz. 80
  • StehtischeAnz. 8
  • GarderobenständerAnz. 2
  • HockerAnz. 12
  • BuffetischeAnz. 4
  • TischdeckenAnz. 16

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 120
  • TeegläserAnz. 120
  • WassergläserAnz. 150
  • TellerAnz. 120
  • DesserttellerAnz. 120
  • GabelnAnz. 120
  • ZangenAnz. 12
  • ServierlöffelAnz. 8

Ausstattung

  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 3
  • KühlschränkeAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 4
  • LaptopsAnz. 2
  • BildschirmeAnz. 2
  • LautsprecherAnz. 2
  • MikrofoneAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6

Dekoration

  • BallonsAnz. 100
  • BallonbögenAnz. 2
  • BlumenarrangementsAnz. 8
  • WillkommensbannerAnz. 3
  • InfotafelnAnz. 10
  • NamensschilderAnz. 120
  • BadgehalterAnz. 120
  • GarderobennummernAnz. 120
  • WegweiserAnz. 12

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 6
  • LED-SpotsAnz. 8
  • BatterielaternenAnz. 6

Küche

  • ServierbretterAnz. 8
  • SchälchenAnz. 16
  • KannenAnz. 8
  • ThermoskannenAnz. 8
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KochmesserAnz. 4
  • MessbecherAnz. 4
  • LebensmittelbehälterAnz. 12

Reinigung

  • StaubsaugerAnz. 2
  • WischmopsAnz. 4
  • EimerAnz. 4
  • Handfeger und KehrblechAnz. 4
  • PutztücherAnz. 20
  • ToilettenbürstenAnz. 4
  • AbfallbehälterAnz. 12

Einkäufe

  • KaffeeAnz. 6

Tipps

  • Plane die Besichtigungsroute so, dass Gruppen nicht gleichzeitig an engen Stellen ankommen. Für jede Führung solltest du eine feste Startzeit, eine maximale Gruppengröße und eine verantwortliche Person eintragen.
  • Verschicke Einladungen mit einer Anmeldefrist von mindestens 10 bis 14 Tagen vor dem Termin. So bleiben dir noch mehrere Tage, um Führungen, Namensschilder, Ernährungswünsche und Sitzplätze anzupassen.
  • Kontrolliere die ausgewählten Hotelzimmer spätestens am Vortag: Betten, Bad, Beleuchtung, Geruch und sichtbare Mängel fallen Gästen sofort auf. Halte außerdem fest, welche Zimmer tatsächlich geöffnet werden.
  • Teste Laptops, Bildschirme, Lautsprecher, Mikrofone und Verlängerungskabel mindestens 24 Stunden vorher am vorgesehenen Aufbauort. Ein Ersatzkabel und ein gedrucktes Führungs-Skript verhindern, dass eine technische Störung den Ablauf stoppt.
  • Stelle Empfangstheke, Lagepläne, Namensschilder, Garderobenständer und Willkommensmaterial mindestens 60 Minuten vor dem ersten Gast bereit. Getränke sollten dann bereits gekühlt und die Kaffeestation vollständig aufgebaut sein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Hotel-Open-House planen?
Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Programm, Route und offenen Zimmern. Einladungen sollten spätestens 10 bis 14 Tage vor dem Termin verschickt werden.
Wie viele Mitarbeitende braucht man für ein Hotel-Open-House?
Plane mindestens eine Person für den Empfang und eine verantwortliche Person pro gleichzeitig laufender Führung ein. Bei mehreren Gruppen sollte zusätzlich eine Person als zentrale Ansprechstelle für Änderungen und Rückfragen eingeplant werden.
Wann sollte das Catering für ein Hotel-Open-House bestellt werden?
Bestätige die Cateringbestellung etwa 7 Tage vorher, sobald die Anmeldezahlen und Ernährungswünsche weitgehend vorliegen. Lieferzeit, Aufbau und Kühlung sollten spätestens am Vortag abgestimmt sein.
Was muss man am Tag vor dem Hotel-Open-House erledigen?
Kontrolliere die Hotelzimmer, teste die Technik, drucke Lagepläne und Führungsskripte und bereite Namensschilder vor. Getränke, Geschirr und Verbrauchsmaterial sollten spätestens am Abend vorher gezählt und den jeweiligen Bereichen zugeordnet werden.

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