Horrorfilmfestival organiseren: checklist
Een horrorfilmfestival vraagt meer voorbereiding dan alleen films kiezen. Je moet filmrechten controleren, vertoningen en techniek vastleggen, het programma publiceren en bezoekersregistratie organiseren. Plan daarnaast tijd voor een volledige test van beamer, scherm, speakers, laptops en kabels. Deze checklist helpt je van datum en locatie naar tickets, catering, decoratie en de laatste controle op de festivaldag.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Festivaldatum vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
Filmrechten controleren
Films selecteren
3 personen
Filmprogramma samenstellen
2 personen
Filmvertoningen reserveren
Techniek reserveren
Vergunningen controleren
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers werven
2 personen
Vrijwilligers indelen
Programma publiceren
Entreeprijzen bepalen
2 personen
Tickets voorbereiden
Decoratie inkopen
2 personen
Cateringbestelling plaatsen
Techniek testen
2 personen
Films downloaden
Films back-uppen
Draaiboek afdrukken
Naambadges voorbereiden
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Filmlicenties klaarleggen
Locatiesleutels ophalen
Event
Locatie openen
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Filmzaal inrichten
3 personen
Projector opstellen
2 personen
Scherm opstellen
2 personen
Geluid aansluiten
2 personen
Lichtinstallatie plaatsen
2 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Infobalie inrichten
2 personen
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Tickets en badges klaarleggen
2 personen
Techniek eindtesten
2 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
Bezoekers ontvangen
4 personen
Tickets controleren
2 personen
Festivalprogramma uitdelen
2 personen
Openingspresentatie verzorgen
2 personen
Eerste film starten
2 personen
Pauzedranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes bijvullen
2 personen
Tweede film starten
2 personen
Publieksvragen verzamelen
Filmgesprek begeleiden
2 personen
Derde film starten
2 personen
Toilet en foyer controleren
Afvalbakken legen
2 personen
Laatste film afsluiten
2 personen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
Nazorg
Techniek uitschakelen
2 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Servies verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Afval sorteren
2 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Keuken schoonmaken
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Apparatuur inpakken
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Locatiesleutels terugbrengen
Overgebleven catering opslaan
2 personen
Bezoekersberichten versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Stoelenaantal 90
- Tafelsaantal 10
- Barkrukkenaantal 6
- Kledingrekkenaantal 2
Apparatuur
- Beameraantal 2
- Projectieschermaantal 2
- Laptopsaantal 2
- HDMI-kabelsaantal 4
- HDMI-adaptersaantal 4
- Speakersaantal 4
- Mengpaneel
- Microfoonsaantal 3
- Stekkerdozenaantal 8
- Verlengkabelsaantal 8
- Gaffer tapeaantal 4
Verlichting
- LED-spotsaantal 8
- Sfeerverlichtingaantal 6
- Zaklampenaantal 6
Decoratie
- Zwarte doekenaantal 8
- Kunstmatige spinnenwebbenaantal 6
- Kunstspinnenaantal 30
- Kunstmatige schedelsaantal 8
- Kunstbloedaantal 6
- Horrorpostersaantal 20
- Rood-wit afzetlintaantal 4
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 120
- Koffiekopjesaantal 40
- Bordenaantal 100
- Besteksetsaantal 100
- Serveerschalenaantal 12
- Serveertangenaantal 6
- Koffiekannenaantal 4
Keuken
- Koelboxenaantal 6
- IJsblokbakkenaantal 4
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 4
- Snijplankenaantal 3
- Koks messenaantal 3
- Serveerschalen met dekselaantal 6
Catering
- Ticketsaantal 100
- Programmaflyersaantal 120
- Naambadgesaantal 30
- Pennenaantal 20
- Kassabak
- Menukaartenaantal 12
- Boodschappen
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Bezemaantal 2
- Blik en vegeraantal 2
- Dweilenaantal 3
- Emmersaantal 3
- Schoonmaakhandschoenenaantal 8
- Microvezeldoekenaantal 12
- Handzeepdispensersaantal 4
- Desinfectiesprayaantal 4
Tips
- Leg de locatie en filmvertoningen vroeg vast. Controleer per film of de vertoningsrechten geregeld zijn voordat je het programma publiceert of tickets verkoopt.
- Plan minimaal één volledige techniekstest vóór het festival. Test elke laptop, HDMI-kabel en adapter, controleer het geluid via het mengpaneel en maak van alle films een tweede back-up.
- Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen. Geef de cateraar het definitieve aantal en de speciale wensen uiterlijk enkele dagen vóór het festival door, zodat je niet op het laatste moment hoeft bij te bestellen.
- Maak het draaiboek niet alleen digitaal. Druk op de laatste werkdag een exemplaar af voor de organisatie en deel vrijwilligers in per tijdsblok voor ontvangst, zaalwissels, catering en techniek.
- Controleer de publieksstroom vóór het openen van de deuren. Zet afzetlint, zaklampen en verlichting klaar, houd kabels met gaffer tape vast en zorg dat decoratie zoals doeken en kunstspinnen geen doorgangen blokkeert.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een horrorfilmfestival organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Dan is er tijd om de locatie, filmrechten, vertoningen, techniek, vrijwilligers en tickets te regelen en het programma tijdig te publiceren.
- Wanneer moet ik de filmrechten voor een horrorfilmfestival regelen?
- Controleer en regel de rechten voordat je films definitief aankondigt. Plan dit idealiter 6 tot 8 weken voor het festival, zodat je nog een andere film kunt kiezen als een vertoning niet beschikbaar is.
- Hoeveel tijd moet ik uittrekken voor de techniekstest?
- Reserveer minimaal 2 uur voor een volledige test. Speel minstens één filmfragment af, controleer beeld en geluid, test alle HDMI-adapters en leg kabels en stekkerdozen daarna op hun definitieve plek.
- Wanneer moet ik het definitieve aantal bezoekers aan de catering doorgeven?
- Geef het aantal en de verzamelde dieetwensen uiterlijk 3 tot 5 dagen vóór het festival door. Houd daarna een kleine reserve aan voor onverwachte bezoekers, zonder de bestelling pas op de festivaldag te wijzigen.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!