Checklist pour organiser un festival de films d’horreur

Un festival de films d’horreur demande plus qu’une sélection de bons films. Il faut verrouiller les droits de diffusion, construire un programme réaliste et tester chaque élément technique avant l’arrivée du public. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, des réservations aux inscriptions, puis à l’installation et à l’accueil. Elle couvre aussi les oublis fréquents : sauvegarde des films, badges, besoins alimentaires et répartition précise des bénévoles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date du festival
2 personnes
Réserver le lieu
Vérifier les droits de diffusion du film
Sélectionner les films
3 personnes
Composer le programme de films
2 personnes
Réserver les projections de films
Réserver la technique
Vérifier les autorisations
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les bénévoles
Publier le programme
Déterminer les prix d’entrée
2 personnes
Préparer les billets
Acheter la décoration
2 personnes
Passer la commande traiteur
Tester la technique
2 personnes
Télécharger les films
Sauvegarder les films
Imprimer le déroulé
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Préparer les licences de film
Récupérer les clés du lieu

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Aménager la salle de projection
3 personnes
Installer le projecteur
2 personnes
Installer l’écran
2 personnes
Brancher le son
2 personnes
Installer l'éclairage
2 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Aménager le comptoir d’information
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer les billets et les badges
2 personnes
Tests techniques finaux
2 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Vérifier les billets
2 personnes
Distribuer le programme du festival
2 personnes
Assurer la présentation d’ouverture
2 personnes
Lancer le premier film
2 personnes
Servir les boissons de pause
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
Lancer le deuxième film
2 personnes
Recueillir les questions du public
Animer la discussion sur le film
2 personnes
Lancer le troisième film
2 personnes
Vérifier les toilettes et le foyer
Vider les poubelles
2 personnes
Boucler le dernier film
2 personnes
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

Éteindre la technique
2 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Trier les déchets
2 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Nettoyer la cuisine
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Emballer le matériel
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Rapporter les clés du lieu
Stocker la restauration restante
2 personnes
Envoyer des messages aux visiteurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 90
Tablesqté 10
Tabourets de barqté 6
Portants à vêtementsqté 2

Équipement

Vidéoprojecteurqté 2
Écran de projectionqté 2
Ordinateurs portablesqté 2
Câbles HDMIqté 4
Adaptateurs HDMIqté 4
Haut-parleursqté 4
Table de mixage
Microphonesqté 3
Multiprisesqté 8
Rallongesqté 8
Ruban gafferqté 4

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Éclairage d’ambianceqté 6
Lampes de pocheqté 6

Décoration

Tissus noirsqté 8
Toiles d’araignée artificiellesqté 6
Araignées décorativesqté 30
Crânes artificielsqté 8
Sang artificielqté 6
Affiches d’horreurqté 20
Ruban de balisage rouge et blancqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 40
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 6
Pichets à caféqté 4

Cuisine

Glacièresqté 6
Bacs à glaçonsqté 4
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux de chefqté 3
Plats de service avec couvercleqté 6

Catering

Billetsqté 100
Flyers du programmeqté 120
Badges nominatifsqté 30
Stylosqté 20
Caisse
Cartes de menuqté 12
Courses

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balaiqté 2
Pelle et balayetteqté 2
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 8
Chiffons microfibresqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Spray désinfectantqté 4

Conseils

Commencez par la date, le lieu et les droits de diffusion. Tant que ces trois points ne sont pas confirmés, ne publiez ni le programme ni les invitations.
Prévoyez une vraie séance de test technique avant le festival : vidéoprojecteur, écran, ordinateurs, câbles HDMI, adaptateurs, son et multiprises doivent être vérifiés ensemble, avec chaque film.
Téléchargez les films à l’avance et conservez une seconde copie sur un autre ordinateur ou support. Une connexion internet instable le jour J ne doit pas interrompre une projection.
Répartissez les bénévoles par créneau et par mission, notamment pour les entrées, la salle, la technique et les pauses. Imprimez le déroulé afin que chacun sache qui intervient et à quel moment.
Ne gardez pas la décoration et le traiteur pour la dernière journée. Les tissus noirs, éclairages, affiches et éléments de signalisation doivent être installés sans gêner les câbles, les sorties ni la circulation du public.

Questions fréquentes

Comment organiser un festival de films d’horreur ?: Commencez par fixer la date et réserver le lieu, puis vérifiez les droits de diffusion avant de sélectionner les films. Ensuite, construisez le programme, réservez la technique, ouvrez les inscriptions et planifiez l’installation ainsi que l’accueil.
Quand vérifier les droits de diffusion des films ?: Faites-le avant de publier le programme ou d’envoyer les invitations, idéalement plusieurs semaines avant le festival. Un film dont les droits ne sont pas confirmés ne doit pas figurer dans la communication publique.
Combien de temps avant faut-il tester la technique ?: Prévoyez un test complet au moins 24 heures avant l’ouverture, et si possible un second contrôle le jour même. Testez chaque film avec le vidéoprojecteur, l’écran, le son, les câbles et les adaptateurs réellement utilisés.
Que faut-il prévoir pour l’accueil du public ?: Préparez les billets, les badges nominatifs, le déroulé imprimé et une répartition claire des bénévoles avant l’arrivée des premiers participants. Regroupez aussi les informations alimentaires recueillies avec la commande traiteur pour éviter les recherches de dernière minute.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.