Horrorfilmfestival organisieren: die Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Klär die Filmrechte, bevor du das Programm veröffentlichst oder Tickets vorbereitest. Plane für jeden Film einen Nachweis ein und halte eine Ersatzvorführung bereit, falls eine Datei nicht funktioniert.
• Reserviere Beamer, Leinwand, Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone und passende HDMI-Adapter mindestens vier Wochen vorher. Teste Bild, Ton und jedes Abspielgerät spätestens am Vortag gemeinsam mit den Filmen.
• Sichere jeden Film an zwei getrennten Orten und prüfe die Dateien innerhalb der letzten sieben Tage. Lade die Filme nicht erst am Veranstaltungstag herunter, wenn die Internetverbindung vor Ort unsicher ist.
• Teile die Freiwilligen in Schichten von zwei bis drei Stunden ein. Für Einlass, Saal, Technik, Bar und Umbau zwischen den Vorführungen brauchst du jeweils eine klar benannte Ansprechperson.
• Bestelle Catering und Geschirr anhand der bestätigten Anmeldungen und erfasse Ernährungswünsche spätestens sieben Tage vorher. Rechne für den Einlass zusätzlich Namensschilder, Taschenlampen und Gaffer Tape ein, weil diese Kleinigkeiten oft erst beim Aufbau fehlen.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich ein Horrorfilmfestival planen?

Starte idealerweise acht bis zwölf Wochen vorher mit Datum, Location, Filmrechten und Technik. Ein kleines Festival lässt sich in sechs Wochen vorbereiten, wenn die Filme und der Veranstaltungsort bereits feststehen.

Wann sollte ich die Filmrechte für ein Horrorfilmfestival klären?

Klär die Rechte vor der Programmveröffentlichung und spätestens sechs Wochen vor dem Festival. Ohne bestätigte Vorführrechte solltest du weder Tickets verkaufen noch das Programm endgültig drucken.

Wie viele Helfer braucht ein Horrorfilmfestival?

Für ein kleines Festival mit bis zu 100 Gästen solltest du mindestens fünf Helfer gleichzeitig einplanen: zwei am Einlass, eine Person für Technik, eine für den Saal und eine für Bar oder Catering. Bei mehreren Sälen brauchst du pro zusätzlichem Saal mindestens eine weitere Person.

Wann muss die Technik für ein Horrorfilmfestival getestet werden?

Führe eine vollständige Technikprobe spätestens 24 Stunden vor Beginn durch und teste jeden Film mindestens einmal. Prüfe dabei auch HDMI-Kabel, Adapter, Lautsprecher, Mikrofone, Verlängerungskabel und die Ersatzkopien.

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