Checklist para organizar un festival de cine de terror
Un festival de cine de terror necesita más preparación que una simple sesión de películas. Primero debes cerrar la fecha y el lugar, comprobar los derechos de proyección y construir un programa realista. Después vienen las entradas, las invitaciones, el equipo técnico, el catering y la decoración. Esta checklist reúne 72 tareas y 55 materiales para que puedas avanzar por fases y llegar al día del festival con las películas, el sonido y el equipo comprobados.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar la fecha del festival
2 personas
Reservar el lugar
Comprobar los derechos de proyección
Seleccionar películas
3 personas
Organizar el programa de cine
2 personas
Reservar proyecciones de cine
Reservar técnica
Comprobar permisos
Redactar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Reclutar voluntarios
2 personas
Asignar voluntarios
Publicar el programa
Establecer los precios de entrada
2 personas
Preparar los tickets
Comprar decoración
2 personas
Realizar el pedido de catering
Probar la técnica
2 personas
Descargar películas
Hacer copia de seguridad de las películas
Imprimir el plan de trabajo
Preparar acreditaciones
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Preparar las licencias de películas
Recoger las llaves del recinto
Evento
Abrir la ubicación
2 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
4 personas
Montar la sala de cine
3 personas
Montar el proyector
2 personas
Montar la pantalla
2 personas
Conectar el sonido
2 personas
Montar la instalación de iluminación
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Montar el mostrador de información
2 personas
Preparar el buffet de catering
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar tickets y acreditaciones
2 personas
Pruebas finales de técnica
2 personas
Realizar el control de seguridad
2 personas
Recibir a los visitantes
4 personas
Comprobar las entradas
2 personas
Repartir el programa del festival
2 personas
Presentar la apertura
2 personas
Empezar la primera película
2 personas
Servir bebidas del descanso
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer aperitivos
2 personas
Empezar la segunda película
2 personas
Recoger preguntas del público
Coordinar el coloquio sobre la película
2 personas
Iniciar la tercera película
2 personas
Comprobar el baño y el vestíbulo
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Cerrar la última película
2 personas
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas
Seguimiento
Apagar la técnica
2 personas
Retirar la decoración
3 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Clasificar residuos
2 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Limpiar la cocina
2 personas
Recoger objetos perdidos
Empacar el equipo
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Devolver las llaves del recinto
Guardar la catering sobrante
2 personas
Enviar mensajes a los visitantes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 90
- Mesascant. 10
- Taburetes de barcant. 6
- Percheroscant. 2
Equipo
- Proyectorcant. 2
- Pantalla de proyeccióncant. 2
- Portátilescant. 2
- Cables HDMIcant. 4
- Adaptadores HDMIcant. 4
- Altavocescant. 4
- Mesa de mezclas
- Micrófonoscant. 3
- Regletascant. 8
- Cables alargadorescant. 8
- Cinta gaffercant. 4
Iluminación
- Focos LEDcant. 8
- Iluminación ambientalcant. 6
- Linternascant. 6
Decoración
- Telas negrascant. 8
- Telarañas artificialescant. 6
- Arañas decorativascant. 30
- Calaveras artificialescant. 8
- Sangre artificialcant. 6
- Pósteres de terrorcant. 20
- Cinta de balizamiento rojo y blancocant. 4
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 120
- Tazas de cafécant. 40
- Platoscant. 100
- Cubiertoscant. 100
- Bandejas de servircant. 12
- Pinzas de servircant. 6
- Jarras de cafécant. 4
Cocina
- Neveras portátilescant. 6
- Cubiterascant. 4
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de chefcant. 3
- Bandejas de servir con tapacant. 6
Catering
- Entradascant. 100
- Folletos del programacant. 120
- Credencialescant. 30
- Bolígrafoscant. 20
- Caja registradora
- Cartas del menúcant. 12
- Compras
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Escobacant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 3
- Guantes de limpiezacant. 8
- Paños de microfibracant. 12
- Dispensadores de jabón de manoscant. 4
- Spray desinfectantecant. 4
Consejos
- Cierra los derechos de proyección antes de publicar el programa. Hazlo al menos 6 semanas antes: sin esa confirmación puedes tener que cambiar títulos, horarios o incluso toda la programación.
- Programa una prueba técnica completa entre 3 y 7 días antes. Reproduce cada película con el proyector, la pantalla, los altavoces, los cables HDMI, los adaptadores y la mesa de mezclas que se usarán el día del festival.
- No dejes las entradas y las acreditaciones para la última semana. Define los precios, prepara los tickets y asigna un sistema de registro con al menos 10 días de margen para corregir errores de nombres o aforo.
- Descarga las películas y guarda una copia de seguridad en otro portátil o disco al menos 48 horas antes. Comprueba también que los archivos abren correctamente y que los subtítulos están sincronizados.
- Asigna turnos concretos a los voluntarios, no solo funciones generales. Prevé una persona para recibir al público, otra para la sala y otra para la técnica en cada bloque de proyecciones; publica el programa cuando esas responsabilidades estén cubiertas.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival de cine de terror?
- Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Los derechos de proyección, el lugar, la técnica y el programa suelen requerir más tiempo que las invitaciones y la decoración.
- ¿Cuándo hay que comprobar los derechos de proyección?
- Compruébalos antes de seleccionar definitivamente las películas y, como mínimo, 6 semanas antes del festival. Guarda por escrito la autorización o las condiciones aplicables a cada título.
- ¿Cuándo se debe hacer la prueba técnica?
- Haz una prueba completa entre 3 y 7 días antes y repite una comprobación rápida el mismo día. Prueba imagen, sonido, subtítulos, cables, adaptadores y copias de seguridad, no solo el proyector.
- ¿Cuántos voluntarios hacen falta para un festival de cine de terror?
- Para un festival pequeño, planifica al menos 3 personas por turno: una en la entrada, una en la sala y una pendiente de la técnica. Añade una persona de reserva si hay varias salas, catering o cambios frecuentes de programa.
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