Horecacongres organiseren: complete checklist

Een horecacongres vraagt meer voorbereiding dan alleen een programma en een locatie. Je regelt tegelijk sprekers, aanmeldingen, presentaties, catering, techniek en de inrichting van meerdere ruimtes. Begin met datum, locatie en programma en werk daarna toe naar een sluitende deelnemerslijst en draaiklaar congres. Let vooral op zaken die vaak te laat komen: dieetwensen, presentaties, naambadges, kabels en gekoelde dranken. Met deze checklist houd je de 73 taken en 52 benodigdheden in de juiste volgorde bij.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Programma definitief maken
2 personen
Sprekers vastleggen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Promotiemateriaal publiceren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vragen van deelnemers beantwoorden
Cateringmenu samenstellen
2 personen
Reserveringen maken
Sprekersinformatie verzamelen
Presentaties ontvangen
Presentaties controleren
Naambadges maken
2 personen
Deelnemerslijst afdrukken
Programmafolders afdrukken
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Locatie openen
2 personen
Ruimtes controleren
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen neerzetten
3 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Naambadges klaarleggen
2 personen
Ontvangstbalie versieren
2 personen
Cateringbuffet opbouwen
4 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Dranken klaarzetten
2 personen
Presentatietechniek aansluiten
2 personen
Presentaties testen
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Wegwijzers ophangen
2 personen
Toiletten controleren
Afvalbakken plaatsen
Briefing ontvangstteam geven
3 personen
Briefing cateringteam geven
4 personen

Event

Sprekers ontvangen
2 personen
Deelnemers registreren
4 personen
Naambadges uitdelen
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Opening begeleiden
Sprekers aankondigen
Presentaties begeleiden
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
4 personen
Servies verzamelen
2 personen
Pauzebuffet aanvullen
3 personen
Deelnemers naar diner begeleiden
2 personen
Dinerbuffet openen
4 personen
Dinerbuffet bijvullen
4 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Tafels afruimen
3 personen
Koffie na diner serveren
2 personen
Netwerkmoment begeleiden
2 personen
Borrelhapjes serveren
3 personen
Glazen en kopjes verzamelen
2 personen
Laatste drankronde verzorgen
2 personen
Afsluiting aankondigen
Deelnemers uitgeleiden
2 personen

Nazorg

Catering afbouwen
4 personen
Meubilair afbouwen
4 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Ruimtes schoonmaken
3 personen
Toiletten schoonmaken
Locatie eindcontroleren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Sprekers bedanken
Deelnemersbedankmail versturen
Foto's en presentaties delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Registratietafelsaantal 2
Buffettafelsaantal 8
Bistrotafelsaantal 12
Congresstoelenaantal 110
Statafelsaantal 10
Tafellinnenaantal 20
Sprekersstoelenaantal 6

Servies

Dinerbordenaantal 130
Dessertbordenaantal 120
Koffiekopjesaantal 120
Waterglazenaantal 140
Wijnglazenaantal 120
Besteksetsaantal 130
Serveerbestekaantal 20
Koffielepelsaantal 120

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Stekkerdozenaantal 6
Verlengkabelsaantal 6
HDMI-kabelsaantal 3
Presentatieklikkeraantal 2
Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 4
Serveerschalenaantal 20
Serveerplateausaantal 12
Warmhoudbakkenaantal 6
Opscheplepelsaantal 12
Tangenaantal 8
Maatbekersaantal 3
Aluminiumfolieaantal 4

Decoratie

Bedrijfsvlaggenaantal 4
Bloemstukkenaantal 8
Menukaartenaantal 20
Naambadgehoudersaantal 120
Wegwijzerbordenaantal 8
Presentatielessenaar

Verlichting

Sfeerlampenaantal 12
Lichtkabelsaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Afvalscheidingsbakkenaantal 4
Bezemaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Leg sprekers en hun onderwerpen vroeg vast en vraag presentaties uiterlijk enkele dagen voor het congres op. Zo kun je bestanden controleren en testen op de laptop, beamer en het projectiescherm.
Sluit de registratie niet pas op de congresdag. Verwerk aanmeldingen vooraf, verzamel dieetwensen en druk de deelnemerslijst en naambadges op tijd af, zodat de registratiebalie direct kan starten.
Plan catering op basis van het definitieve aantal deelnemers en controleer servies per onderdeel: dinerborden, dessertborden, koffie kopjes, waterglazen, wijnglazen en besteksets. Koel dranken vóór de locatie opent.
Maak voor elke presentatieruimte een technische controle: draadloze microfoons, luidsprekers, microfoonstandaards, HDMI-kabels, stekkerdozen, verlengkabels en de presentatieklikker. Test dit vóór de eerste spreker binnenkomt.
Reserveer op de congresdag vaste momenten voor opbouw en controle. Zet registratie-, buffet-, bistro- en statafels klaar, plaats stoelen en controleer ruimtes voordat deelnemers arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een horecacongres organiseren?: Begin bij voorkeur enkele maanden vooraf met datum, locatie, programma en sprekers. Open de aanmeldingen zodra het programma voldoende vaststaat en plan de laatste controle in de week vóór het congres.
Wanneer moet ik de catering voor een horecacongres definitief maken?: Maak het menu zodra de belangrijkste onderdelen van het programma vaststaan en geef het definitieve aantal deelnemers zo laat mogelijk door volgens de afspraak met de cateraar. Verzamel dieetwensen uiterlijk 1 tot 2 weken vooraf.
Wanneer moet ik presentaties van sprekers ontvangen?: Vraag presentaties minimaal 3 werkdagen vóór het horecacongres op. Controleer daarna elke presentatie op bestandsformaat, beeldverhouding, video en lettergrootte en zet alle bestanden op de congreslaptop.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een horecacongres?: Plan minimaal 2 tot 3 uur voor tafels, stoelen, registratie, catering en techniek. Open de locatie vroeg genoeg om ruimtes, microfoons, beamer, kabels en presentaties vóór ontvangst van deelnemers te testen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.