Horecaconres organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Bestätige Datum und Ort zuerst und stelle das Anmeldeformular erst online, wenn Programm, Referenten und Teilnahmebedingungen feststehen. So vermeidest du Korrekturen an bereits verschickten Einladungen.
• Fordere Präsentationen spätestens 3 bis 5 Werktage vor dem Kongress an und prüfe jede Datei auf Format, Ton und Bildqualität. Lege zusätzlich einen Laptop, Beamer, Projektionsleinwand und Präsentationsklicker bereit.
• Erfasse Ernährungswünsche mit der Anmeldung und gib die endgültige Anzahl für das Catering mindestens 3 Werktage vorher weiter. Plane neben dem Menü auch Kaffee, Wasser und gekühlte Getränke für die Pausen ein.
• Erstelle Namensschilder und drucke die Teilnehmerliste am Vortag aus. Richte die Registrierungstheke mindestens 60 Minuten vor Einlass mit Tischen, Unterlagen und gut sichtbarer Beschilderung ein.
• Kontrolliere beim Öffnen der Location jeden Raum: Tische, Stühle, Mikrofone, Lautsprecher, Verlängerungs- und HDMI-Kabel müssen an ihrem Platz sein. Ein kurzer Techniktest vor dem ersten Vortrag verhindert Verzögerungen im Programm.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Horecaconres organisieren?

Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Ort, Programm und Referenten. Einladungen und Anmeldung sollten mindestens 4 bis 6 Wochen vor dem Kongress starten.

Wann muss das Catering für einen Horecaconres bestellt werden?

Stimme Menü und Reservierung etwa 3 bis 4 Wochen vorher ab. Die genaue Teilnehmerzahl und Ernährungswünsche solltest du spätestens 3 Werktage vor der Veranstaltung bestätigen.

Wann sollten Referenten ihre Präsentationen abgeben?

Fordere die Dateien 3 bis 5 Werktage vor dem Horecaconres an. Prüfe sie spätestens am Vortag auf Kompatibilität und teste die Präsentation mit dem vorgesehenen Laptop und Beamer.

Wie viel Zeit braucht der Aufbau am Veranstaltungstag?

Plane mindestens 90 Minuten für Räume, Tische, Stühle, Registrierungstheke, Catering und Technik ein. Öffne die Location so, dass ein vollständiger Mikrofon- und Bildtest mindestens 30 Minuten vor Einlass möglich ist.

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